Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Выдача трудовой книжки при увольнении тк рф журнал

Выдача трудовой книжки при увольнении тк рф журнал

Выдача трудовой книжки при увольнении тк рф журнал

Журнал учета трудовых книжек

» » На чтение 5 мин. Просмотров 3k. Опубликовано 18.01.2020 На предприятии, где имеются наемные работники, ведется огромное количество документации, в которой отражается порядок взаимоотношений сотрудников с работодателем.

Формирование их обязательно. В число такой документации входит журнал учета трудовых книжек. При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности.

Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора.

На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца.

Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства.

Кроме того что работодатель обязан придерживаться строгих правил при заполнении трудовых книжек, он еще должен вести их строгий учет. Осуществляется он посредством ведения Журнала учета трудовых книжек.

Данная норма закреплена в п. VI ПП РФ № 225 (от 16.04.2003). Кроме учета самих книжек в журнале фиксируют движение вкладышей в эти книжки. На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала.

Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя. Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП.

Ряд требований предъявляется к техническим характеристикам журнала:

  1. Каждая отдельная страница или целый лист обязательно нумеруются. Делают это с целью предотвращения изъятия записей из журнала.
  2. Журнал следует прошивать. Плюс он обязательно после прошивки заверяется сургучной печатью. Простой склейкой нитей прошивки бумажной лентой не обойтись. Контролирующие органы при обнаружении такого нарушения наложат на предприятие взыскание.
  3. Учитывая длительный срок хранения данного документа (не менее 75 лет), необходимо оформить на него твердую обложку, которая позволит сохранять журнал в пригодном виде.

На задней обложке следует проставлять, так называемую, заверительную запись. Она включает:

  1. Дата начала ведения записей в журнале.
  2. Подпись руководителя предприятия с указанием его должности и ФИО.
  3. Наименование документа.
  4. Общее количество страниц или листов (в зависимости от способа нумерации). Нужно указать число цифрами и прописью.

Нужно обратить внимание, что расписывается вовсе не ответственное лицо.У него нет таких полномочий.

Использование журнала осуществляется, пока не закончатся все пустые страницы.

После журнал передается на хранение и заводится новый.
В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:

  1. Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
  2. Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
  3. Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.
  4. Факт их получения от нового работника.
  5. Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.

Журнал оформляется по стандартной форме.

Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013). Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками: Номер графы Пояснение Графа 1 В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале.

Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками: Номер графы Пояснение Графа 1 В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале.

Графы 2 – 4 В графе 2 – 4 указывают дату приема на работу, дату получения трудовой книжки от нового сотрудника. Если книжку ему впервые заводили на этом месте работы, то дату регистрации. Обязательно нужно учитывать, что все даты проставляются цифрами.

Написание тех же месяцев буквами не допустимо. Графа 5 В графе 5 фиксируется ФИО владельца книжки.

Данные обязательно вписываются полностью. Просто инициалы проставлять нельзя.

Графа 6 В графу 6 вносят реквизиты трудовой книжки и вкладыша (серию и номер).

Графа 7 В графе 7 нужно отразить название должности, на которую в структуре принимается новый сотрудник. При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием.

Записи в этих двух документах должны совпасть. Графа 8 В графе 8 указывается наименование структурного отдела предприятия, куда непосредственно трудоустраивают нового сотрудника.

Графа 9 В графу 9 вносятся реквизиты Приказа руководителя предприятия о зачислении нового сотрудника в штат.

Графа 11 Графу 11 необходимо заполнять, когда данное предприятие является первым местом работы.

В таком случае в документ вносят размер денежной суммы, которую работодатель отчисляет из заработка сотрудника в качестве стоимости бланка трудовой книжки.

Графы 12-13 Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам.

В них проставляется дата возврата трудовой книжки ее законному владельцу. И последний ставит свою подпись в качестве удостоверения факта получения книжки. Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации.
Если в журнале была сделана ошибочная запись, которую нужно исправить, сделать это можно следующим способом:

  1. В конце ошибочной записи проставляется отметка о необходимости считать ее недействительной с указанием порядкового номера.
  2. Далее вносится достоверная запись.

Обязательно указывается должность и ФИО ответственного сотрудника, который вносил исправления в журнал.

Скачать образец заполнения журнала учета трудовых книжек в формате word вы можете по ссылке ниже.

Задайте ваш вопрос онлайн!! Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут Пример вопроса: По наследству от бабушки досталась квартира в центре Нижнего Новгорода. По состоянию здоровья не могу приехать и вступить в права. Можете ли вы помочь вступить в наследство без моего присутствия?

Можете ли вы помочь вступить в наследство без моего присутствия? Получить ответ Консультация осуществляется практикующими юристами В рамках ФЗ РФ от 21 ноября 2011 г.

N 324-ФЗ «О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации»

13 правил заполнения журнала учета выдачи трудовых книжек

› › › Трудовые книжки сотрудников, вкладыши к ним и новые бланки должны находиться на хранении у работодателя. Для ведения учета этих документов применяется журнал выдачи трудовых книжек.

Трудовое законодательство РФ предполагает обязательное ведение журнала учета и движения трудовых книжек на предприятиях и в организациях любой формы собственности.

Журнал учета выдачи трудовых книжек дает возможность подтвердить подлинность трудовой книжки, при необходимости или восстановить документ, в случае утери.Ответственность за ведение документа, согласно «Правил ведения журнала учета трудовых книжек» несет работодатель. Соответствующим приказом, руководителем назначается ответственное лицо — специалист отдела кадров.

В организациях, где такого отдела нет, ведение журнала может быть делегировано секретарю или другому сотруднику, на усмотрение руководителя.Нарушение правил ведения журнала учета (отсутствие или небрежное ведение) чревато административным наказанием. Для должностных лиц штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, а для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей.СодержаниеСтандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом,

«Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225»

от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.В журнале регистрируются трудовые книжки, поступающие, при принятии сотрудника на работу.

Учету подлежат и книжки, заведенные на предприятии для сотрудников, впервые приступающих трудовым обязанностям.В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.

  • графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными. В момент увольнения сотрудника, в графе № 12 фиксируется дата выдачи книжки, а в графе № 13 сотрудник ставит подпись ;
  • подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
  • информация о трудовых книжка, заведенных на предприятии (в случае, если данное рабочее место является первым для сотрудника);
  • при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
  • серия и номер документа отображаются в графе №6. В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;
  • проставляются порядковые номера полученных книжек (в графе №1);
  • профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
  • дата оформления книжки и дата приемы на работу указываются в графах № 2,3,4;
  • информация о вкладышах, выданных сотруднику на предприятии. Если вкладыш был получен на прежнем месте работы, вносятся только данные трудовой книжки;
  • регистрация нового бланка ТК происходит при наличии оприходованного бланка, зарегистрированного в расходных документах организации.
  • информация обо всех трудовых книжках, полученных на хранение от сотрудников, в момент оформления на работу;
  • номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;
  • название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;

Журнал учета выдачи трудовых книжек – образец заполнения вы можете скачать Журнал ведется до полного использования всех страниц, без привязки к календарному году. Законодательством не предусмотрены специальные процедуры по замене текущего журнала выдачи трудовых книжек на руки.

Однако практика ведения документа сформировала определенны алгоритм, используемый отечественными кадровиками.При необходимости заменить текущий журнал на новый, можно действовать двумя способами:

  • Вести запись на последней странице старого журнала о завершении его действия. Сдать документ в архив и завести следующий журнал, как самостоятельный документ, с новой нумерацией.
  • Не указывать на старом журнале о его завершении, а начать вести новый, продолжая нумерацию предыдущего. Таким образом, оформленный по всем правилам журнал становится продолжением предыдущего.

Оба правила активно используются специалистами по кадровому учету. Важно, соблюдать процедуру оформления, в соответствии с нормативами.

В архиве организации журнал учета ТК хранится от 50 до 75 лет.Больше информации о том, как правильно вести журнал регистрации входящих документов и какие данные должны быть отражены в этом акте, вы можете прочесть в нашей Журнал учета выдачи трудовых книжек является важным документом, отсутствие которого может привести к наложению штрафных санкций, в случае проверки трудовыми инспекторами.Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:

  1. написать докладную записку об отсутствии журнала;
  2. завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
  3. в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.
  4. внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее). При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;

Образец журнала выдачи трудовых книжек:Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете Журнал выдачи трудовых книжек на руки заполняется аккуратно, шариковой или чернильной ручкой синего, черного или фиолетового цветов. Каждой записи присваивается уникальный номер, под которым фиксируются все сведения о движении трудовой книжки.Ошибки, при заполнении журнала допускаться не должны. Об этом свидетельствует и наличие пломб, печатей и нумерации страниц.

Однако Правила и Трудовой кодекс предусматривают возможность допущения ошибок, хоть и не указывают способы законодательного их исправления.Для возможности корректного внесения исправлений в документ, целесообразно издать внутренний приказ или нормативный акт, разрешающий уполномоченному сотруднику исправлять ошибки.

При этом, устанавливаются стандарты процедуры внесения исправлений.Варианты внесения исправлений в журнал ведения учета трудовых книжек:

  • В графе, следующей за ошибочной записью, написать: «запись за номером (указать номер) считать недействительной» или «запись в колонке (указать колонку) считать недействительной». Далее, внести необходимую запись без ошибок.
  • Запись, в которой допущена ошибка, зачеркнуть одной сплошной линией. Рядом внести правильную запись. Сделать пометку «исправленному верить» и написать должность, фамилию и инициалы лица, исправившего ошибку.

Оба способа равнозначны, с точки зрения закона.

Однако в рамках одной организации рекомендуется выбрать единый метод исправления допущенных ошибок, утвердив его внутренними инструкциями, регламентирующими ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним.Категорически запрещается исправлять ошибки и описки следующими методами:

  1. пользоваться «корректором»;
  2. стирать ластиком;
  3. зачеркивать номер или букву, вносить правки непосредственно в тексте.

Оформление главного листа документа — функция ответственного за него сотрудника.

В связи с длительным сроком эксплуатации документа, рекомендуется оформлять журнал в твердой обложке.Подготовка журнала учета к эксплуатации предполагает такие процедуры:

  1. опломбировать.
  2. пронумеровать страницы;
  3. подписать;
  4. прошить журнал;

На титульном листе журнала указывается наименование предприятия, в точном соответствии с учредительными документами.

Там же указывается тип собственности и При оформлении титульного листа индивидуальным предпринимателем, в соответствующей графе, вместо наименования предприятия указываются личные данные. Указывается форма собственности Индивидуального Предприятия.

Важно полное соответствие указанной информации с паспортными данными и сведениями, Индивидуального Предприятия.На титульном листе необходимо указать срок хранения документа.

Обозначить период нахождения журнала в организации можно, издав внутренний указ или акт. Срок хранения документа такого типа составляет от 50 до 75 лет.Журнал выдачи трудовых книжек на руки – образец бланка для заполнения вы можете скачать При увольнении сотрудника, трудовая книжка выдается на руки, после внесения необходимых записей в графах 12 и 13.
Срок хранения документа такого типа составляет от 50 до 75 лет.Журнал выдачи трудовых книжек на руки – образец бланка для заполнения вы можете скачать При увольнении сотрудника, трудовая книжка выдается на руки, после внесения необходимых записей в графах 12 и 13.

Сложности с заполнением этих пунктов могут возникнуть у кадровика, в случае неявки сотрудника.В этом случае возможны следующие варианты решения проблемы:

  1. по просьбе уволившегося сотрудника, допускается выдача его трудовой книжки третьему лиц (другу, родственнику, коллеге), При этом, номер доверенности указывается в графе № 12;
  2. отправить заказное письмо на имя сотрудника, с предложением забрать ТК. При этом, номер исходящего письма (номер почтовой квитанции) и дату отправки нужно внести в графы №12 и № 13 соответственно;
  3. в случае смерти сотрудника, выдать трудовую книжку можно родственникам, по предъявлению свидетельства о смерти, паспорта и документа, свидетельствующего о наличии родства. При этом, в графах №12 и №13 фиксируется дата и данные документа, разрешающего выдачу трудовой книжки.

вы можете прочесть о том, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени на предприятии и скачать его образец.Согласно нововведениям в трудовом законодательстве, вступившим в силу с 1 января 2015 года, допускается временная выдача трудового документа сотрудника. Оригинал документа может потребоваться для получения профессиональных сертификатов определенным категориям специалистов (юристам, аудиторам, бухгалтерам), а также, для предъявления в пенсионный фонд.По инициативе (письменному запросу) работника, ему может быть временно передана трудовая книжка. При этом, сотрудник, ответственный за журнал учета движения трудовых книжек, может оформить процедуру одним из трех способов:

  • внести дополнения в введя приказом неунифицированную форму журнала учета;
  • завести и соответственно оформить отдельный журнал учета, для фиксации временной выдачи и возврата трудовых книжек.
  • зафиксировать временную выдачу в графе № 12, а после возвращения документа, сделать новую запись;

Обязательное наличие журнала выдачи трудовых книжек на предприятиях и в организациях, предполагается трудовым законодательством РФ.

Правила ведения документа предусматривают как жесткие требования, так и возможность выбора способа решения конкретной задачи.Для создания условий максимальной точности ведения учета ТК, рекомендуется принять локальные правила по решению спорных вопросов, при заполнении журнала.Определить метод внесения исправлений, способ заполнения последних граф, при неявке сотрудника.Ответы на популярные вопросы о ведении и заполнении журнала учета выдачи трудовых книжек на руки, вы можете получить в этой видео-инструкции: Понравилась статья?Лайк автору3

Загрузка. Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Правила выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно принятым нормам Российского законодательства, каждая организация должна хранить в отделе кадров трудовые книжки своих подчиненных.

При разрыве договора о сотрудничестве, данный документ возвращается своему владельцу. Отметка об увольнении подчиненного делается в последний рабочий день.

При выдаче бумаг сотрудник должен лично подтвердить факт их получения и поставить подпись в книге учета, а также в личной карточке.

  • Отправка по почте. Если бывший сотрудник не может забрать документ лично, работодатель имеет право переслать его по почте. Внимание Стоит отметить, что организация обязана предварительно уведомить бывшего подчиненного о необходимости забрать бумаги лично. Для этого, на его адрес высылается оповещение с просьбой забрать книжку, либо дать согласие на ее пересылку по почте. Пересылка осуществляется только после получения согласия работника. Таким образом, предприятие освобождает себя от ответственности за невыдачу документа (). Важно При отправке письма с оповещением необходимо составлять опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения. Опись подтверждает факт того, что бывшему служащему предъявлялось требование явиться на предприятие. Это необходимо для того, чтобы в случае судебного разбирательства, работодатель смог отстоять свою правоту.
  • Личное посещение предприятия. В день разрыва договора работник должен лично посетить место работы и получить трудовую, подтвердив этот факт своей подписью. В личную карточку служащего вносится соответствующая запись, которая подтверждается его подписью.
  • По доверенности. Когда бывший сотрудник не имеет возможности лично посетить организацию где он работал, это может сделать его доверенное лицо. Доверенность на получение заверяется в юридическом порядке. Внимание Если в момент обращения срок действия доверенности закончился, работодатель имеет право не отдавать трудовую книгу. Согласно законодательству РФ, период действия доверенности составляет один год. При этом нужно обязательно указывать дату ее подписания, которая будет считаться днем начала действия документа. Если в доверенности не указана дата ее составления, она считается не действительной. Информация Факт получения трудовой доверенное лицо подтверждает личной распиской и подписью в журнале регистрации предприятия. Обратите внимание на правильность оформления доверенности. В ней должна быть указана дата составления, период действия, а также проставлены все подписи владельца и доверенного лица.

Согласно нормам TK РФ, каждый работник в день разрыва контракта должен получить трудовую вместе с полным расчетом.

Если сотрудник в этот день не появился на рабочем месте, работодатель не имеет права оставлять у себя документ.

При отсутствии подчиненного, данная ситуация должна отразится в его личном деле и в документации предприятия. Для этого оформляется акт с указанием того, что работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения или отказывается посетить организацию.

Все бумаги подписываются директором и другими сотрудниками организации.

Если данный нюанс был упущен, при возникновении конфликтных ситуаций это будет расцениваться как нарушение требований ТК. Каждый работодатель должен соблюдать не только определенную процедуру оформления разрыва договора о сотрудничестве, но и порядок выдачи трудовой книги бывшим подчиненным.

Внимание При несвоевременной передаче администрация организации будет нести ответственность перед законом.

Передача осуществляется в последний рабочий день сотрудника, который и считается днем увольнения. Все бумаги должны быть заполнены должным образом.

Изначально в формуляр вносится запись о прекращении сотрудничества.

Ее содержание зависит от причины увольнения. Также следует указать статью или ее часть, по которой уволен работник. В процессе оформления необходимо соблюдать определенные правила:

  1. дата указывается без точек;
  2. следует указывать документ, на основе которого вносится запись об увольнении (в большинстве случаев это приказ);
  3. все записи должны быть пронумерованы;
  4. вся указанная информация должна подтверждаться подписью руководителя и круглой печатью.

По окончанию оформления работник должен ознакомиться со всеми данными и скрепить их личной подписью.

После этого, он может получить все бумаги на руки. Дополнительно В случае отсутствия сотрудника на месте, получить документ можно любым из вышеуказанных способов. Согласно нормам действующего законодательства, каждое предприятие обязано отвечать за нарушение положений закона, независимо от причины неисполнения своих обязанностей при увольнении наемного кадра.

Если предприятие намеренно не выдаёт трудовую, оно должно выплатить компенсацию в размере зарплаты за весь срок задержки документа ().

Кроме этого, переносится даже дата разрыва контракта. Днем прекращения сотрудничества будет считаться фактический день получения документации на руки. Вследствие этого, работодатель обязан создать новый приказ и сделать в нем новую запись.

Прежняя отметка об увольнении будет считаться недействительной.

Информация Стоит отметить, что в случае несоблюдения порядка передачи и получения трудовой работником, он не несет за это никакой ответственности.

Чтобы получить документ вовремя, гражданин должен направить на имя организации письменное обращение с просьбой вернуть все бумаги в определенный срок. Если организация не реагирует на сообщение, бывший работник имеет право направить в трудовую инспекцию соответствующую жалобу.

Внимание Организация несет административную ответственность не только при умышленном уклонении от выдачи документа, но и в случае несвоевременного отправления уведомления, речь о котором шла выше.

Несоблюдение сроков, установленных законодательством, рассматривается как нарушение прав работников.

Безусловно, спорные ситуации возникают не всегда, но всё же каждый гражданин должен знать, что необходимо сделать, чтобы предотвратить всевозможные проблемы и конфликты. У вас остались вопросы? Вы дежурному юристу Юрист анализирует ваш вопрос Юрист связывается с вами Ваш вопрос решен!

Приемущества:

  1. Полная анонимность
  2. Возможность обсудить любые темы, связанные с дарением
  3. Бесплатно

15 минут — средняяскорость ответа 22 консультациисегодня 19898 консультацийпроведено всего © 2020 Все права защищены, копирование информации без письменного разрешения и гиперссылки на источник запрещено.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+