Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Выдача денег из кассы подотчетным лицам

Выдача денег из кассы подотчетным лицам

Выдача денег из кассы подотчетным лицам

Можно ли выдать из кассы неизрасходованные суммы подотчетного лица другому сотруднику?

Подотчетные лица — это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (). О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки ():

  1. в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
  2. в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.
  3. в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) ();

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы необходимо вернуть.

Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (). Отметку о возврате остатка подотчетной суммы сделайте также в авансовом отчете, указав в нем внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера.

Согласно участники наличных расчетов вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги только на строго определенные цели:

  1. выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  2. выдача наличных денег работникам под отчет;
  3. оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  4. выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
  5. выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  6. возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Если наличные денежные средства поступили в кассу не от реализации товаров (работ, услуг), то на расходование данных средств не накладывается никаких ограничений. Таким образом, в рассматриваемом вопросе подотчетное лицо вернуло в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств, и, следовательно, организация вправе выдать данные денежные средства под отчет другому физическому лицу.

Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника

25 июля 2020Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании.

Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах.

Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г.

№3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. №04-1-02/704).Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

  1. с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
  2. с командировочными расходами;
  3. с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письма Минфина РФ от 21.07.2017 г. №09-01-07/46781).

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

АО «Лютик»ПРИКАЗ №2/1о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника9 января 2020 г.

г.Москва В целях приобретения хозяйственных товаров ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.2.

Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г.

Ромашкину.Генеральный директор Д.И. ЛютиковВ Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.АО «Лютик»УТВЕРЖДАЮГенеральный директорПриложение №1_____________Д.И. Лютиков«01» января 2020 г.О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицамиНастоящее Положение разработано в соответствии:- с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г.

№3210-У;- Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г.

№402-ФЗ;- Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г.

№94н;- Трудовым кодексом РФ.Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».Порядок выдачи денежных средств под отчетДенежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».Основание для выдачи денежных средств под отчетДенежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.Приказ должен содержать следующие сведения:-дата;-фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;-сумма аванса;-срок, на который перечисляется аванс;-подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.Способы выдачи подотчетных суммПодотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г.

№09-01-07/46781). ПРОБЛЕМЫ С БЛОКИРОВКОЙ БАНКОВСКОЙ КАРТЫВ последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги. Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п.14 ст.7 Закона от 07.08.2011 г.

№115-ФЗ

«О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»

, п.4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. №375-П).Важно!

При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов. В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п.14 ст.7 Закона №115-ФЗ).Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм.

Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица».

Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены.

Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла.

Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам.
С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г.

№2-563/2018).Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. №4г-10455/2016

«…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами»

.

ЧТО НУЖНО НАПИСАТЬ В ПЛАТЕЖНОМ ПОРУЧЕНИИ НА ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХ ДЕНЕГ?Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

На что нельзя выдавать наличные из кассы

→ → → Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 июня 2017 г.

Н.А. Мартынюк,эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложениюВ таблице, приведенной в статье, показано, какие деньги и на какие цели можно/нельзя выдавать из кассы в соответствии с правилами наличных расчетов, утвержденными ЦБ.

Важно помнить, что некоторые расходы из кассы организации могут привести к штрафу.

Это все те расчеты, которые названы в строке 2 нашей таблицы (далее — Указание № 3073-У).

№ строки Направления расходования денег, имеющихся в кассе Источник денег в кассе Наличная выручка (поступления от реализации товаров, работ, услуг) Наличные, снятые с банковского счета Все прочие поступления в кассу 1 Выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы. Выдача наличных денег работникам под отчет на любые цели (кроме расчетов, указанных в строке 2). Выплаты социального характера (включая пособия по обязательному соцстрахованию) работникам и иным физлицам.

Оплата товаров (за исключением ценных бумаг), работ, услуг, в том числе по гражданско-правовым договорам с физлицами (кроме расчетов, указанных в строке 2). Возврат покупателям денег за оплаченные ими ранее наличными и возвращенные вам впоследствии товары, невыполненные работы, неоказанные услуги (кроме расчетов по договору аренды недвижимости).

Выдача наличных при ведении операций банковским платежным агентом (субагентом) Можно Можно Можно 2 Расчеты (включая и те, что проводит ваш подотчетник) с организацией, ИП, физлицом: •по договорам аренды недвижимости; •по операциям с ценными бумагами; •по выдаче и/или возврату займов и процентов по ним Нельзя Можно Нельзя 3 Все прочие расходы из кассы Нельзя Можно Можно

Внимание Помните, что лимит расчетов наличными между двумя организациями, а также между организацией и ИП составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора аренды. Это максимум не за месяц аренды, а за весь ее срок.

Рекомендуем прочесть:  Зароьоток через сбербанк онлайн

И не только для арендной платы, а для всех платежей по договору аренды в совокупности. При этом аренду движимого имущества можно оплачивать из любых денег, находящихся в кассе. Снимать деньги со счета обязательно только для расчетов по аренде недвижимости.

При этом учтите, что: •расчеты по договору аренды недвижимости включают любые платежи во исполнение такого договора. А это не только собственно арендная плата, но и договорная неустойка, компенсация неотделимых улучшений, плата в возмещение арендатором ущерба, нанесенного арендуемому имуществу, возврат арендатору неиспользованного депозита за последний месяц аренды и т. д.; •расчеты по операциям с ценными бумагами включают, помимо прочего, и оплату покупаемых вашей организацией векселей, и выплаты по выданным вашей организацией векселям.

Внимание Учтите, что если наличную выручку получило ОП, а потом передало ее в кассу головного или другого подразделения, то статуса наличной выручки эти деньги не теряют.

Их расходование ограничено списком из строки 1 нашей таблицы.

Формулировка цели, которую вы указываете при получении наличных в банке, неважна. Например, вы заранее сняли со счета деньги на выплату отпускных. Но они не пригодились, так как отпуск решено было перенести. Вы вправе пустить эти наличные на расчеты, указанные в строке 2 таблицы. И если их хватает, то снимать в банке еще одну сумму специально для этого не нужно.

И если их хватает, то снимать в банке еще одну сумму специально для этого не нужно. Наличные поступления за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (далее — наличная выручка) можно расходовать только на цели, указанные в строке 1 нашей таблицы.

Формально к наличной выручке не относятся авансы, так как на момент их получения товары еще не проданы, работы не выполнены, услуги не оказаны. Но нельзя исключить, что налоговики при проверке приравняют авансы к выручке. Поэтому безопаснее их тоже тратить только по «целевому» перечню.

Если вы используете наличную выручку для оплаты аренды недвижимости, то от штрафа, может быть, и получится отбиться, но только через суд Пройдемся по тем расходам из строки 1, возможность оплаты которых из наличной выручки обычно вызывает вопросы. Выплаты социального характера.

Как определить, имеет ли та или иная выплата социальный характер? В самих правилах наличных расчетов это понятие не раскрывается.

Можно сверяться со списками выплат, которые относятся и не относятся к социальным по правилам заполнения статистических форм, (далее — Порядок). Но не обязательно ограничиваться только ими.

Во-первых, правила наличных расчетов к этим спискам не отсылают (в отличие от порядка ведения кассовых операций (далее — Указание № 3210-У)). Во-вторых, росстатовский список соцвыплат не является закрытым. Поэтому если выплата названа социальной в любом другом нормативно-правовом акте, то ее можно выдать из наличной выручки.

Пример — пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком. По правилам заполнения статформ они не входят в состав выплат социального характера, . Но по Закону они относятся к выплатам в рамках обязательного социального страхования.

Это позволяет считать, что выплата таких пособий имеет социальный характер. Будьте внимательны с матпомощью.

Так, один суд признал неправомерной выдачу из наличной выручки матпомощи ко дню рождения. Он решил, что она не является выплатой социального характера, поскольку

«не направлена на удовлетворение потребностей работника в дополнительной социальной защите и не носит компенсационного характера»

.

Поэтому безопаснее выдавать из наличной выручки только такую матпомощь, которая должна поддержать человека в трудной ситуации.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти: Часто выплачиваются вместе с зарплатой, но не относятся ни к ней, ни к социальным выплатам и поэтому не могут быть выданы из наличной выручки: •алименты; •компенсация работнику за использование им в работе своего имущества (она не является и оплатой услуг, на которую допускается тратить наличную выручку, так как выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом, а не с Гражданским кодексом). В нашей таблице эти выплаты попадают в категорию «Все прочие расходы из кассы» (строка 3).

Командировочные. Прямо они не названы в перечне расходов, на которые разрешено тратить из кассы наличную выручку. Из-за этого один суд решил, что выдавать командировочные из наличной выручки нельзя.

Но это весьма спорный вывод. Выплата командировочных не названа отдельно потому, что попадает в категорию «выдача работникам под отчет», конечно, если деньги, как и положено, выдаются до начала командировки. А наличные под отчет можно выдать и из выручки. Возмещение сумм, потраченных в интересах фирмы.

Это возмещение директору, другому работнику, учредителю: •перерасхода подотчетных сумм на основании утвержденного руководством авансового отчета; •сумм, потраченных ими в интересах организации, когда деньги под отчет не выдавались.

Сюда же относится и возмещение командировочных расходов по окончании командировки, аванс на которую не был выдан. Здесь ситуация такая же, как с командировочными. С одной стороны, есть судебное решение о том, что возмещение перерасхода подотчетнику из наличной выручки неправомерно.

Основывался суд лишь на том, что этот вид выплат прямо не указан в списке целей, на которые можно тратить выручку, и к выдаче под отчет не относится. С другой стороны, такое возмещение относится к имеющейся в списке выдаче наличных на оплату фирмой необходимых ей товаров, работ, услуг. Директор, решив возместить работнику (иному физлицу) потраченные им в интересах организации личные деньги, тем самым одобряет сделку по приобретению товаров, работ, услуг от ее имени, .

Особая ситуация: возмещение физлицу расходов, наличные на оплату которых следует снимать со счета в банке (строка 2 нашей таблицы). Если сделать это из наличной выручки или из иных (то есть не со счета) поступлений в кассу, инспекция наверняка расценит это как нарушение.

Дивиденды (в ООО). Они не подпадают ни под одно из направлений расходования в строке 1, относятся к группе «Все прочие поступления в кассу» (строка 3 таблицы). Выплачивать их из наличной выручки нельзя. Нужно использовать иные поступления в кассу или снять деньги со счета. Выплаты комитенту (принципалу).
Выплаты комитенту (принципалу).

Посредник, который по поручению комитента (принципала) продает его товары, работы, услуги, может тратить вырученные за них наличные только на расходы из строки 1 нашей таблицы. И среди них нет такой статьи, как передача выручки комитенту (принципалу). То есть нужно сначала эти деньги сдать в банк и затем либо снять и выдать наличными, либо перечислить со счета.

Причем независимо от того, чьи товары (работы, услуги) вы продаете — организации, ИП или физлица. Ни нецелевое расходование выручки, ни оплата расходов не из тех, денег, что нужно, не перечислены в ч. 1 ст. 15.1 КоАП как образующие состав правонарушения.

Но налоговики в таких случаях штрафуют за несоблюдение порядка хранения свободных денег.

Напомним, свободные деньги — это сумма наличных на конец дня, превышающая лимит остатка кассы. Храниться они должны в банке на счете организации.

Но организация выдала их из кассы с нарушением правил. А деньги должны были остаться в кассе, и в конце дня их следовало сдать в банк как сверхлимитные. Поскольку в банк они не попали, порядок их хранения нарушен.

Внимание Штраф за нарушение порядка хранения свободных наличных составляет: •для организации — от 40 000 до 50 000 руб.; •для должностного лица — от 4000 до 5000 руб.

Штраф возможен, если налоговики обнаружат это нарушение не позже чем в течение 2 месяцев со дня его совершения. Большинство судов поддерживают этот подходсм., например, ; ; ; ; .

Правда, если налоговики не докажут, что с учетом «неправильного» расхода лимит остатка кассы был бы превышен, то суд может и отменить штраф. И лишь изредка суды не копают так глубоко и указывают: расходование не на те цели или не из тех источников не названо в ч.

1 ст. 15.1 КоАП, — значит, штрафа за это быть не должносм., например, ; . Малые предприятия вправе работать без лимита, то есть хранить деньги в кассе в любой сумме, не сдавая их в банк.

Если организация пользуется этим правом, то свободных (то есть сверхлимитных) наличных у нее в принципе не бывает.

И в случае неправильного расходования денег из кассы оштрафовать ее за нарушение порядка хранения свободных наличных, получается, нельзя.

Но рассчитывать на это опасно. Один суд этот аргумент не принял, оставив постановление о штрафе в силе, . Все поступления в кассу, не являющиеся наличной выручкой, можно выдавать на что угодно (кроме, разумеется, расчетов из строки 2 нашей таблицы).

Это, в частности, следующие поступления: •полученные и возвращенные займы, проценты по ним. Вопреки расхожему мнению, их не обязательно вносить на счет — можно расходовать из кассы сразу; •внесенные наличными оплата взноса в уставный капитал, вклад участника в имущество общества; •возврат авансов от покупателей и переплат от поставщиков; •возмещение работниками недостач и возвраты ошибочно выплаченных им сумм; •безвозмездно полученные деньги; •возврат подотчетниками неизрасходованных сумм.

Однако это не означает, что можно выдать наличную выручку якобы под отчет, спустя время получить эти деньги обратно в кассу как неизрасходованные и тратить на запрещенные для наличной выручки цели. Инспекторы в случае проверки наверняка будут настаивать, что наличная выручка не перестала быть выручкой от того, что несколько дней хранилась не в кассе, а у работника.

Причем налоговикам уже удавалось добиться штрафа в аналогичной ситуации: «сверхлимит» остатка кассы был выдан якобы под отчет на хозрасходы, но работник эти деньги ни на что не потратил.

Инспекторы расценили это как искусственное занижение остатка кассы для того, чтобы не сдавать сверхлимитную сумму в банк. И некоторые суды их поддержали; .

Правда, есть и такие, которые не увидели в этом оснований для штрафа.

В обычной хозяйственной ситуации (когда работник получил деньги из наличной выручки под отчет, часть потратил, а не пригодившийся остаток вернул) к вам вряд ли будут претензии из-за расходования этого остатка на цели из строки 1 нашей таблицы.

* * * Нередкая ситуация: покупатель расплатился картой, потом вернул товар и настаивает на том, чтобы деньги ему вернули наличными. Если необходимо пойти ему навстречу, то из наличной выручки в этом случае выдать деньги нельзя. Можно выдать их только из других сумм — поступивших с расчетного счета, полученных в виде займов и т.
Можно выдать их только из других сумм — поступивших с расчетного счета, полученных в виде займов и т. д. Если же вернувший товар человек купил его у вас за наличные, а деньги просит перечислить ему на банковскую карту, это можно сделать — запрета нет.

Понравилась ли вам статья?

  1. Тема не актуальна
  2. Аргументы неубедительны
  3. Другое
  4. Статья появилась слишком поздно
  5. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  6. Ничего нового не нашел
  7. Почему оценка снижена?
  8. Нет ответа по поставленные вопросы
  9. Нужно больше примеров
  10. Есть ошибки
  11. Слишком много слов

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. я подписчик электронного журнала
  2. я не подписчик, но хочу им стать
  3. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  • , № 16
  • , № 18, № 18
  • , № 13
  • , № 11, № 11
  • , № 2
  • , № 6
  • , № 5
  • , № 7
  • , № 2
  • , № 13
  • , № 20, № 20
  • , № 11
  • , № 23, № 23, № 23, № 23
  • , № 5
  • , № 16, № 16, № 16, № 16
  • , № 18, № 18, № 18
  • , № 1
  • , № 24
  • , № 21, № 21
  • , № 15, № 15, № 15, № 15
  • , № 17
  • , № 19
  • , № 12
  • , № 3
  • , № 15
  • , № 7
  • , № 18
  • , № 20
  • , № 1
  • , № 5
  • , № 10, № 10
  • , № 13, № 13
  • , № 8
  • , № 2, № 2, № 2, № 2
  • , № 11
  • , № 21
  • , № 17, № 17
  • , № 23
  • , № 14, № 14

Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

7 июня 2017 7 июня 2017 Юлия Вольхина Руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего.

Рекомендуем прочесть:  Нпф открытие отзывы

Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика.

Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «» компании СКБ Контур.

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам.

Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем. В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками.

Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России ).

Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.

Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

  • Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон ). В данном случае способ оплаты роли не играет.
  • Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями: В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями: Дебет Кредит Описание 0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения» Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту 0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) 0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) 1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги.

В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.

Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства.

В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа.

Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф.

0531243) (п. 11 Правил № 10н).

Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи.

Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003

«Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»

(п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета). В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы: Дебет Кредит Описание 0 210 03 560 0 201 11 610 Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения 0 201 34 510 0 210 03 660 В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116 0 208 26 830 0 201 34 610 Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг 0 201 23 660 0 201 34 610 Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство) 0 210 03 560 0 201 23 660 Денежные средства зачислены на счет учреждения через банкомат посредством дебетовой банковской карты, открытой к счету 0 201 11 510 0 210 03 660 Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке.

Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.

Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

  1. ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).
  2. авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа.

Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете. Принимает отчет бухгалтер или руководитель.

Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует. Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены.

Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.

Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так: Дебет Кредит Описание 0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет 0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 40120 000 «Расходы текущего финансового года» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения.

Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов: Дебет Кредит Описание 0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения 0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения 0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения 1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства. Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. ТК РФ). Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета.

Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.

Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.

В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так: Дебет Кредит Описание 0 30403 830

«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Отражено удержание из заработной платы Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным.

В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф.

0504833). Эти операции в бухучете будут выглядеть так: Дебет Кредит Описание 0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений» 0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» Отражается на забалансе одновременной операцией Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета. Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф.

0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.

Для покупки канцтоваров секретарю ГБУЗ «Прокопьевская поселковая больница» Алтуфьевой А. И. были выданы из кассы 3 500 руб.

Средства выделены из собственных доходов учреждения. Приобретенные канцтовары будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Общая стоимость покупки — 2 900 руб.

(в том числе НДС — 442 руб. 37 коп.), расходы на курьерскую доставку канцтоваров — 200 руб. (в том числе НДС — 30 руб. 50 коп.).

Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями: Дебет Кредит Сумма, рублей Содержание операции 2 208 34 560 2 201 34 610 3 500 Выданы средства под отчет на приобретение канцтоваров 2 106 34 340 2 208 34 660 2 900 Учтены затраты на приобретение канцтоваров 2 106 34 340 2 208 34 660 200 Стоимость курьерской доставки канцтоваров до учреждения списана на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС) 2 105 36 340 2 106 34 340 3 100 (2 900 + 200) Приобретенные канцтовары учтены в составе материалов 2 109 80 272 2 105 36 440 3 100 Списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию 2 201 34 510 2 208 34 660 400 Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения В работе с подотчетными суммами бухгалтеры допускают несколько стандартных ошибок:

  1. выдают денежные средства под отчет или возмещают расходы без соответствующего документального подтверждения;
  2. некорректно удерживают задолженность с работника из его заработной платы
  3. допускают превышение лимита расчетов наличными деньгами;
  4. и многие другие.
  5. принимают авансовый отчет, заполненный не полностью или с нарушениями;

Нарушения в учете подотчетных средств чаще всего выявляются во время инвентаризации, которую государственное (муниципальное) учреждение обязано проводить на регулярной основе (Приказ Минфина России ). В отчетах работников инвентаризационная комиссия проверяет, соблюдены ли цели использования средств и сроки отчетности. Кроме того, комиссия должна пристально рассмотреть все случаи задолженности, проверить правильность оформления и обоснованность сумм.

Чтобы избежать споров с сотрудниками, судебных разбирательств и нареканий от контролирующих органов, бухгалтер должен регулярно проверять этот участок учета, в том числе:

  1. сверять, правильно ли занесены в бухучете операции с подотчетными лицами с точки зрения бюджетной классификации и пр.
  2. сопоставлять суммы в первичных документах с суммами в отчете, а данные отчетов — с записями в журнале операций расчетов с подотчетными лицами;
  3. отслеживать операции по выдаче и возврату денежных средств по журналу операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) и журналу операций по счету «Касса» (ф. 0504071);

Хорошим подспорьем в работе с подотчетными суммами могут стать современные средства автоматизации бухгалтерского учета (к ним, среди прочих, относится программа «»).

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+