Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Техника хронометража помогает выявить

Техника хронометража помогает выявить

Техника хронометража помогает выявить

Тайм-менеджмент: что это такое + принципы управления временем. Как всё успевать?

12 июняПриветствую вас дорогие читатели. Эта статья про тайм-менеджмент, а именно какие виды тайм-менеджмента существуют и для чего уметь эффективно управлять своим временем.

Тайм-менеджмент — это техника управления временем, которые включают в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

С помощью тайм-менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности. Увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределения, расстановка приоритетов и постановка целей, помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни.

Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально, методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности, но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека. Чтобы успевать справиться с бытовыми вопросами, правильно организовать свой досуг и отдых.

  1. Составление списка дел, которые необходимо сделать.
  2. Фиксация времени с помощью хронометража.
  3. Постановка, формулирование и определение цели.
  4. Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
  5. Реализация цели: подсказка какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
  6. Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.

Обучавшийся планировать свое время человек, достигает поставленных целей.

Достигает своих целей немного быстрее чем остальные. Способен достичь успеха в любой сфере деятельности. Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.

Может выполнять намного больше дел, за определённый промежуток времени.

Может увеличивать свои доходы и отойти от дел правильно распределив обязанности между сотрудниками.

Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам. Всегда имеет чёткий план действий.

Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.Существует много разнообразных подходов в проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа.

  1. Персональный личный тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека. Умением правильно и плодотворно организовать свой день.
  2. Профессиональный тайм-менеджмент. Помогает человеку эффективно выполнять свою работу. Правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
  3. Социальный тайм-менеджмент. Регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей, например, корпоративный.

Неправильная организация работы или не грамотная организация деятельности руководством, приводит к тому что сотрудники компании чувствуют постоянный дефицит времени. Эффективность тайм менеджмента в управлении зависит от того насколько сотрудники будут обучены: планированию, составлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.Теперь рассмотрим основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

  1. Во время отпуска ограничить звонки, почту интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.
  2. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение: поход в кино, театр, концерт, музей. А также физическое занятие спортом, танцами и тому подобное.
  3. Никогда не брать работу на дом.
  4. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  5. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели, к примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  1. Правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на, что-то значит в этот момент вы считаете, что оно очень важное.

Но так ли это? Задайте себе этот вопрос. Результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели. Что такое цель? Цель это стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями. Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребностей и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели.

Представить четко свою цель в мельчайших деталях и её конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Существуют разные методы постановки целей, но все они имеют общий алгоритм постановки целей: — цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом — необходимость достижения цели должна быть обоснованной, зачем это нужно и что я из этого получу — цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения — необходимо четко определить границы времени за которые цель должна быть достигнута иначе как с прокрастинацией цель не будет во время достигнуто.

  1. Приоритезация

Это значит уметь расставлять приоритеты. Это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость достижения цели, а есть те, которые играют главную роль.

  1. Планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование неотъемлемая часть тайм-менеджмента, она состоит из таких основных этапов: — составление плана тайм-менеджмента — этап составления проекта при котором можно маневрировать, продумывать разные варианты достижения цели — выявления необходимых ресурсов — этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели — фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.Когда человек начинает заниматься планированием активируется мышление, включается творческий потенциал.

При составлении плана ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составить план реализации того чего он хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает человеку возможность маневрировать.

Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивают в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придаёт уверенности в себе и своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

  1. Хронометраж. Этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
  2. Составление списка задач. Это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.
  3. Abc планирования. Базируется на том что необходимо сначала выполнять наиболее значимые дела под буквой, а, а затем b и c. Дела категория, а — самые важные они составляют 15% всех дел и приносят 65% результатов, б — важные дела которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория c — это дела наименьший важности они составляют 65% и дают результат 15%
  4. Правило Парето или принцип 80 на 20. Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел которые вы делаете за день, дают вам 20% нужного результата, а 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например, 20% людей, владеют восьмьюдесятью процентами капитала. 80% людей владеет двадцатью процентами капитала. 20% клиентов дают прибыль 80% а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
  1. Список дел должен быть всегда на виду.
  2. Напишите список дел с вечера.
  3. Планируйте весь свой день, не только работу.
  4. Для начала понаблюдайте за собой сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  5. Не пишите в списке больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать что вы что-то не успели.
  6. Записывайте конкретные пункты.

    Например, зайти в магазин, к этому пункту приложите список покупок.

  7. Начинайте свой день с выполнения не трудных задач, чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.

Существует масса полезной литературы по управлению временем.

На мой взгляд максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды и Глеба Архангельского, и Брайана Трейси.На этом у меня всё.

Напоминаю, что вы всегда можете найти больше информации на этом блоге.Я надеюсь статья была вам интересна и полезна. Если вам понравилась эта статья.

Поделитесь ею друзьями в социальных сетях.

Подписывайтесь также на обновления блога. Чтобы получать полезную информацию.

Советую также прочесть статью: .

Текст книги «Тайм-менеджмент. Полный курс»

Итак, мы установили, на что может быть растрачен наш капитал времени, что является его поглотителями.

Осталось определить, каков же размер того капитала времени, который необходим для достижения цели. Для этого воспользуемся таблицей 2.1. 1. Укажите свой возраст – количество полных лет на сегодняшний день.

2. Укажите приблизительный возраст, выраженный в годах, когда вы планируете достичь поставленной цели (занять должность, состояться как профессионал, написать книгу, получить диплом или защитить диссертацию или др.). 3. Подсчитайте свой капитал времени на достижение цели, выраженный в годах. Для этого вычтите из результата, получившегося во второй строчке, результат первой.

4. Подсчитайте свой капитал времени, выраженный в сутках. Для этого умножьте свой капитал времени, выраженный в годах, на 365. 5. Запишите время, которое тратите на сон. Берите среднее значение, так как количество часов в разные дни может быть разным. 6. Подсчитайте свое количество активных часов в сутки.
6. Подсчитайте свое количество активных часов в сутки.

Это тот ресурс, которым вы реально владеете каждый день, чтобы делать шаги по направлению к поставленной цели. 7. Подсчитайте свой капитал времени, выраженный в часах. Для этого умножьте результат, получившийся в четвертой строчке, на количество активных часов в сутках (шестая строчка).

8. Теперь вы знаете тот реальный размер своего капитала времени, которым можете реально распоряжаться, чтобы реализовать свою мечту. Таблица 2.1. Капитал времени Итак, каждый из нас является собственником капитала – капитала времени.

Причем невозобновляемого: мы не можем заработать больше времени, в нашей власти только эффективно распорядиться тем количеством часов, которое у нас есть. Но для того чтобы начать планировать, необходима полная информация обо всех ресурсах, слабых местах и имеющихся резервах.

Раз время является для нас материальной ценностью, мы должны обращаться с ним так же, как и с другими ценностями: вести его правильный и точный учет с помощью своеобразной бухгалтерской книги для учета времени20 Керженцев П. М. Борьба за время [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/bibliot/kerzht.

Такой подход, когда мы управляем личным временем как ресурсом, капиталом компании или фирмы, помогает выработать системность в решении всех проблем, связанных с организацией времени. Так же, как деятельность любой фирмы начинается с бухгалтерии, постановки учета и контроля, так и тайм-менеджмент начинается с хронометража. Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления.

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Основные задачи анализа, проведенного с помощью хронометража: • определить, на что тратится ваше время; • изыскать первые резервы времени; • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

В западном классическом тайм-менеджменте хронометраж рассматривается только как этап сбора данных, необходимых для планирования, а в отечественном подход к этой проблеме иной: хронометраж становится мощным инструментом выработки «чувства времени» и, как следствие, «мышления, направленного на эффективность». Вырабатывается умение оценивать чужую работу, т. е. видеть истинную долю заложенного в нее труда; отсюда и независимость в суждениях.

Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить глубокие знания в области философии, истории, литературы, математики и т.

д. Система оказывается, таким образом, своеобразным усилителем интеллекта и нравственности21 Альтшуллер Г. С. О системе А. А. Любищева [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/bibMot/altshull.shtm. Техника полного хронометражаТехника полного хронометража состоит из трех основных шагов: 1.
Техника полного хронометражаТехника полного хронометража состоит из трех основных шагов: 1. в течение нескольких дней фиксируйте все выполняемые работы длительностью от 10 до 15 минут; 2.

выберите от одного до трех ключевых показателей; 3. отследите их в динамике. Рассмотрим шаги техники полного хронометража более подробно.

Шаг 1. Так как потребуется учитывать все расходы времени в течение дня и будет необходимо вести записи, следует взять небольшой блокнот или записную книжку (листочки и стикеры имеют тенденцию теряться к концу дня). Лучше, если это будет блокнот карманного формата, который удобно носить с собой.

Выберите тот, который вам больше всего нравится, с красивой обложкой. Тогда и учет вести будет намного приятнее. Сначала лучше всего записывать все дела и их длительность при каждом переключении внимания.

Через несколько дней, когда вы начнете относиться ко времени более внимательно, достаточно будет делать записи только раз в один-два часа. Останавливайтесь на две-три минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет вам более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые вы выполняете в течение дня.

Пример такого осознанного отношения к жизни мы можем найти в книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь»22 Гранин Д.

Эта странная жизнь // Собр. соч.: В 8 т.

– М.: Вита Нова, 2009. – Т. 4. Она повествует об ученом-биологе Александре Александровиче Любищеве, поставившем перед собой цель разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева.

Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось существенно превосходящим среднюю продолжительность жизни человека. Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты хронометража, планировать свою работу23 Архангельский Г.

А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы.

– СПб.: Питер, 2006. С 1916 г.

(Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учет расходуемого времени. На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) ученый ЕЖЕДНЕВНО записывал, сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько – на дополнительную, какие были еще работы, сколько времени потеряно и почему.

Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время: без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и прочее. Точность учета – 10 минут. Следует еще раз подчеркнуть: учет велся ежедневно на протяжении 56 лет.

Любищев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас книг карманного формата для чтения в дороге.

Были книги для командировок и поездок (одно время он много разъезжал)24 Альтшуллер Т. С. О системе А. А. Любищева [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/bibliot/altshull.shtm. Не пытайтесь компьютеризировать этот этап ведения хронометража. Использование специальных программ учета времени усложнит процесс и накрепко привяжет вас к компьютеру.
Использование специальных программ учета времени усложнит процесс и накрепко привяжет вас к компьютеру.

Основная часть записей в этом случае делается по памяти, информация теряется, а точность и правдивость данных хронометража резко снижаются. Для того чтобы фиксировать все свои расходы времени, существуют несколько способов ведения его учета. Выберите тот, который кажется вам наиболее подходящим.

1-й способ. Самый простой – фиксируем начало и окончание любого дела (таблица 2.2). С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня. 2-й способ. Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность (таблица 2.3).

Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и анализировать свою деятельность в течение дня. К уже известной нам таблице 2.2 добавляем еще один столбец. Таблица 2.2. Первый способ учета времени Таблица 2.3.

Второй способ учета времени 3-й способ. Можно оценивать любое дело не только количественно – по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания и более подробную информацию, дающие представление о рациональности произведенных временных затрат (таблица 2.4). Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить свои индивидуальные поглотители и то количество часов, которое они у вас «похищают».

Таблица 2.4. Третий способ учета времени Такой способ ведения учета своего времени позволяет отследить его непродуктивные расходы, а также определить своеобразный «коэффициент полезного действия» – полезного использования времени.

Сумму длительностей всех полезных работ А. А. Любищев называл «время нетто», а длительность всего периода учета – «время брутто», по аналогии с массой предмета без упаковки и в упаковке. Разность этих двух величин дает первый показатель качества – количество «отколов времени» за день.

Отношение времени «нетто» к времени «брутто» дает второй показатель – своеобразный «коэффициент полезного действия», полезного использования времени. Архангельский Г. А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмыПопробуем представить изложенные выше рассуждения в виде формул, которые помогут произвести необходимые расчеты с использованием данных хронометража. Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно: Формула для расчета коэффициента полезного использования времени: Шаг 2.

Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража. Такими показателями могут быть: • любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени; • любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени; • любое желаемое действие, до которого «руки не доходят»; • любое ресурсное занятие (то, чем хотелось бы заниматься, дело «для души»), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое просто нет времени.

Таким образом, любая цель может быть переформулирована и является показателем для хронометража (таблица 2.5).

Выбор показателей осуществляем, опираясь на данные хронометража, проведенного в течение первых нескольких дней. Таблица 2.5. Переформулирование целей в показатели Шаг 3.

Отслеживание в динамике осуществляем с помощью графика. Для этого используем таблицу с данными, полученными в процессе ведения хронометража, и выбранные нами показатели. На основании этих данных строим график (рис.

2.3), позволяющий наглядно увидеть динамику происходящих изменений. С помощью данного графика отслеживается динамика такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей.

На графике наглядно представлено, что если в первый день на просмотр телепередач ушло два часа, то к концу первой недели ведения хронометража – 45 мин. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 ч. 15 мин. Аналогичным образом отслеживается динамика любого из показателей. Для большей наглядности можно совмещать на одном графике два из них.
Для большей наглядности можно совмещать на одном графике два из них.

Отслеживание поглотителя и важного, нужного дела, на которое не хватает времени Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, как в предыдущем случае, а в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом (рис. 2.4). На рис. 2.4 видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 мин., а на просмотр телевизионных программ – 80–120 мин., то к концу недели показатели изменились.

Время на поглотитель сократилось до 45 мин., а высвобожденные резервы времени (1 ч. 15 мин.) были использованы для изучения английского языка.

Техника сокращенного хронометражаОна применяется в том случае, когда у вас уже сформировалось внутреннее «чувство времени» и выработалась устойчивая привычка вести его учет. При сокращенном варианте ведения хронометража нет необходимости учитывать затраты времени на все ежедневные дела и задачи.

Учет ведется только по определенным показателям (от одного до трех) в течение периода, необходимого для их изменения до желаемого результата.

При этом все шаги ведения хронометража остаются неизменными.

Метод простой письменной фиксации и фокусировки сознания на проблеме, лежащий в основе хронометража, хорошо известен в психологии. Один из принципов работы с проблемными ситуациями гласит:

«Если хочешь, чтобы проблема была решена, – нарисуй ее и просто фиксируй все, что с ней происходит»

. Особенность человеческой психики такова, что, как только мы фокусируем на чем-либо свое внимание, ситуация сама начинает меняться в желаемую сторону.

При этом важным условием положительного результата является регулярность: нужно отслеживать изменения до тех пор, пока желаемое состояние не будет достигнуто. Это же правило относится и к технике хронометража.

Мы не пытаемся ничего насильно изменить. Мы просто фиксируем и наблюдаем, не прилагая никаких усилий к изменению ситуации.

Самое главное здесь – не торопиться, и результат будет достигнут. Вот что рассказал о своем опыте ведения хронометража в статье «О системе Любищева» Г. С. Альтшуллер25 Альтшуллер Т.

С. О системе А. А. Любищева [электронный ресурс].

Режим доступа: http://www.improvement.ru/bibliot/altshull.shtm.

Я вел учет времени (он даже в деталях совпадал с той формой, которой придерживался Любищев) 15 лет – по 1956 г. В том числе – 4,5 года на Севере. В хорошие годы выходило по 12–13 ч.

в сутки, это очень много. На Севере в среднем по 7 ч.

в день, и это было несоизмеримо труднее обычных 12–13 ч.

После этого я не могу с сочувствием слушать разговоры о нехватке времени. Перестал я вести учет, когда увидел, что уже не надо записывать, я просто чувствую движение времени – выработалось такое качество.

Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала, это воспринимается как состояние физического дискомфорта. На основе данных, полученных с помощью хронометража, можно продумывать и выстраивать систему мер по устранению потерь времени и, следовательно, повышать свою личную эффективность.

Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей. При этом можно пользоваться электронными таблицами MS Excel для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней. Анализируя ход дня, напротив каждого дела вы отмечаете буквами, галочками или карандашами разного цвета его принадлежность к тому или иному классу.

Рядом можно добавлять свои комментарии. Здесь необходима личная включенность: каждая запись должна наводить на мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно предпринять для устранения временных потерь. Рассмотрим подробнее некоторые критерии классификации расходов времени.

Показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типаСначала мы должны определить, какие параметры выполнения работ нам хотелось бы отследить, и сгруппировать их по определенным общим признакам.

Одна из самых древних классификаций такого рода была предложена древнеримским философом Луцием Сенекой, советовавшим делить время на: • хорошо потраченное; • дурно потраченное; • потраченное на безделье. С. В. Козловский26 Козловский В. С. Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность [электронный ресурс].

Режим доступа: http://www.improvement.ru/bibliot/kozlovsk.shtm предлагает делить работы на следующие типы: • основные (затраты времени на них хотелось бы увеличить); • навязанные (затраты хотелось бы уменьшить); • нейтральные (затраты хотелось бы сохранить неизменными). Подобную классификацию можно применить к совершенно различным вопросам, на которые вы хотели бы получить ответы с помощью анализа.
Подобную классификацию можно применить к совершенно различным вопросам, на которые вы хотели бы получить ответы с помощью анализа. Вы хотите отследить расходы времени на написание дипломной работы.

Тогда классификация будет выглядеть так:

«дело (задача, работа) относится/не относится к дипломному проекту»

. Другой пример такого показателя связан с поглотителями времени и может выглядеть так:

«дело (задача, работа) относится/не относится к поглотителю “дорога”»

. Во всех случаях вы выделяете некий интересующий вас тип расходов времени и начинаете фиксировать соответствующий ему показатель.

При этом уместно применить технику сокращенного хронометража27 Архангельский Г. А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы.

– СПб.: Питер, 2006. Показатели качества для всех типов классификации формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все «основные» затраты времени, которые относятся к дипломному проекту), что дает абсолютный показатель.

Если эту сумму поделить на время «брутто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на дипломную работу в общей структуре расходов).

И те и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневного изучения иностранного языка после введения правил: «Выучивать в день по 10 новых слов» и «Никакого телевизора, пока не сделаю три упражнения на грамматическое правило».

Абсолютные показатели удобны для решения задач максимизации или минимизации – например, расходы времени на бесполезные телефонные разговоры хотелось бы свести к нулю. Относительные показатели оптимальны для решения задач гармонизации – например, на проекты А и Б хотелось бы уделять по крайней мере по 20 % всего рабочего времени, а на проект В – хотя бы 10 %. Для того же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели; например, «В течение этой недели в среднем за сутки 8 ч.

20 мин. тратилось на сон» – более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь абсолютных показателей длительности сна, из которых он получен.

Показатели, отражающие качество организации трудаСамые важные аспекты, отличающие ваш подход к управлению собственным временем, могут быть выражены в ответах на четыре вопроса: 1. Была ли необходимость выполнять работу самому?

2. Были ли оправданны затраты времени? 3. Было ли целесообразным выполнение работы?

4. Был ли сознательно определен временнόй интервал для выполнения работы?

Затем на основе этих аспектов можно сформулировать соответствующие критерии: 1. делегирование; 2. техника личной работы; 3. целеполагание, самоорганизация; 4.

планирование. Для каждого критерия формируется относительный показатель (доля расходов времени в общей структуре расходов).

Данный способ оценки был предложен директором Института рационального использования времени в Гейдельберге Лотаром Зайвертом, который считает, что необходимо обращать внимание на те показатели, которые превышают 10 %, и вносить изменения в организацию соответствующего направления в системе личной работы. Следует отметить, что под сознательностью определения временнόго интервала (четвертый вопрос) могут подразумеваться два различных показателя, отвечающих за разные действия при планировании: • определение предположительной длительности работы – полезно для выработки навыка точного бюджетирования времени; • назначение времени выполнения работы. В соответствии с методикой гибкого подхода к планированию здесь имеется в виду не точное время исполнения данного вида работы (16.00), а наличие удобного момента, благоприятного для ее совершения28 Более подробно см.

главу 3 «Планирование», параграф 3.2 «Контекстное планирование» настоящего издания. В этом значении вопрос формулируется так:

«Был ли момент времени, в который совершена данная работа, оптимальным для нее?»

(Сознательность сохраняется, скованность жестким планом исчезает.) Рассмотрим на конкретном примере, как влияет введение определенной классификации на оптимизацию расходов времени (в данном случае – на дорогу), а в конечном итоге – на повышение личной эффективности.

Для того чтобы оптимизировать время на дорогу, была построена его классификация, которая включала пешую ходьбу, несколько видов чтения и бесполезные расходы времени (на сборы и т.

п.). Виды чтения различались по «качеству»: в свободном транспорте – самое лучшее и «умное», в переполненном – более простое, и т.

п. (рис. 2.5). Благодаря классификации были внесены достаточно серьезные изменения в логистику перемещений, повысившие полезность использования времени.

Например, оказалось, что при поездках с одной учебы на другую лучше не заезжать домой. Вроде бы общее дорожное время увеличивается, но резко улучшается его качество: меньше ходьбы и одеваний-раздеваний (плюс всяких

«до выхода из дома все равно всего полчаса, работать смысла нет»

), больше чтения высокого качества или основной работы (вместо заезда домой можно, например, засесть где-нибудь в универе и спокойно переписать пропущенную лекцию). Главный результат этих изысканий – в голове сформировался «персональный отдел логистики», входящий в общую структуру личного ЗАО.

С тех студенческих лет я ни разу не проводил глубокий хронометраж дорожного времени, но «отдел логистики» при планировании любых встреч и поездок автоматически просчитывает оптимальные маршруты, причем оптимальные не только по времени, но и по полезности его наполнения. Кстати, эти оптимальные маршруты часто не совпадают с «самоочевидными». Г. Архангельский. Личный опыт: Эволюция хронометража

Техника «Хронометраж».

Инструмент тайм-менеджмента.

Искать:

Одни сутки — это много или мало? А если перевести их в часы или даже минуты?

Получим целых 1440 минут — звучит внушительно. За это время можно многое успеть… или не успеть ничего.

И понять, на что уходит время в течение дня поможет техника «Хронометраж». Задумайтесь: на что уходят ваши бесценные минуты? Сколько из них потрачено на чтение ленты новостей или пустые разговоры?

Целых 1440 минут… Но уже одна только что потрачена, пока вы читали этот текст. Не всегда нам удается контролировать время: кажется, только пришли на работу, а уже подошло время обеда. Провели в ожидании всего пару минут, а ощущаем, словно прошло как минимум полчаса.

Мозг постоянно подшучивает над нами, искривляя восприятие времени. Всегда оценивать потраченные часы объективно практически невозможно. Чтобы точно сказать, что мы сегодня делали и сколько минут или часов это заняло, нам понадобится мониторинг рабочего дня.

В течение трех дней записывайте все выполненные действия, вплоть до самых мелких.

Это полезное упражнение по технике «Хронометраж» поможет посчитать каждую потраченную минуту в вашем графике.

Все, что нужно для выполнения упражнения, — это лист бумаги, ручка или карандаш и, конечно, честность. Наша цель — определить, на что мы ежедневно тратим время, а заодно выявить хронофагов — пожирателей времени. Хронометраж наглядно показывает, насколько мы продуктивны, а с чем есть проблемы.

для iPhone (бесплатное) — для iPhone (Платное) — для Android —

  • После этого анализируем полученные записи и работаем над ошибками.
  • В течение дня, начиная с самого утра, честно вносим в лист каждое свое занятие и потраченное на него время (с точностью до 5—15 минут). Можно, например, записывать время начала и само действие.
  • Повторяем такой подробный мониторинг от 3 до 7 дней, чтобы получить полную картину.
  • Вооружаемся листом бумаги и ручкой/карандашом.

Пример того, что может получиться: Разговор по телефону с приятелем — 15 минут. Ответы на сообщения в Фейсбуке — 3 минуты.

Перерыв на кофе — 10 минут. Чтение новостей — 7 минут. Или 7.00-7.15 Подъем и пробежка.

7.15-7.30 Пробежка. 7.30-7.45 Душ. 7.45-8.00 Приготовление завтрака.

8.00-8.15 Завтрак, чтение новостей. 8.15-8.30 Завтрак, чтение новостей.

И так далее до самого отхода ко сну. В конце дня анализируем свои записи, подсчитываем, сколько времени на что потрачено: сколько ушло на выполнение рабочих задач, а сколько на посторонние дела. Если для вас в работе важен рост, а не просто отработка часов, это отличное упражнение, чтобы детально рассмотреть свой распорядок дня и, при необходимости, изменить его.

С помощью хронометража легко выяснить, что из сделанного за день было реально полезно для здоровья, роста, скорейшего достижения поставленных целей, а сколько часов ушло на дела и привычки, которые никак не помогают становиться лучше и эффективнее. В результате может оказаться, что непозволительно много времени мы тратим на дорогу или общение с людьми, которые не приносят нам радости и удовлетворения. Или отдаем почти все свои драгоценные часы работе, не получая взамен ни желаемого дохода, ни роста.

При этом на то, что для нас действительно важно, времени почти не остается. Например, может получится, что в вашем хронометраже совсем не нашлось места для общения с семьей, зато в течение дня вы по несколько часов отвлекались на различные бесполезные занятия.

Или же вы отдаете все свое время бизнесу, но при этом не развиваете его, не двигаетесь вперед.

Важный дополнительный плюс упражнения «Хронометраж» — это то, что он еще способствует развитию самодисциплины. Ведь в процессе фиксации всех действий совсем не хочется отмечать разные глупости и откровенную прокрастинацию. Упражнение мотивирует на то, чтобы расходовать каждую минуту эффективно.

Что делать, если анализ записей показал неутешительные результаты: удалось выполнить совсем немного полезных задач, зато отвлекающих факторов гораздо больше, чем вы ожидали?

Для начала не стоит расстраиваться, ведь такое положение вещей — не редкость. Зато первый шаг к решению проблемы сделан, осталось придумать, что и каким образом мы можем изменить. Например, что можно сделать, если большую часть времени уходит на работу, которая не приносит необходимого удовлетворения?

Есть как минимум два пути: сменить работу на другую или изменить свое отношение к ней. Необязательно сразу же писать заявление на увольнение. Но можно начать рассматривать подходящие вакансии или искать тот род деятельности, к которому больше лежит душа.

Возможно, поговорить с руководством и попробовать изменить формат работы на тот, где вы сможете развиваться и который будет больше мотивировать. Те, у кого есть дети, скорее всего много времени посвящают им. Иногда такое времяпровождение кажется неоптимизированным.

Родители могут жаловаться, что дети забирают все их время, почти не оставляя ничего для других дел.

Но на самом деле день или вечер, проведенные с детьми, — не пустая трата времени, как компьютерные игры или развлекательные программы, а важная часть родительского вклада.

Это не только дает ребенку так необходимые ему любовь и внимание, но и позволяет вам реализоваться как родителю. Важным инструментом управления временем является оптимизация.

В бизнесе с этим проще: к примеру, вместо того, чтобы все делать самому, куда эффективнее делегировать часть задач другим сотрудникам.

Но в жизни мы реже задумываемся об оптимизации, которая могла бы сэкономить немало часов и сил.

В зависимости от того, куда больше всего расходуется время, подумайте, как можно эти часы освободить, использовать более рационально. Приходится долго стоять в пробках по пути на работу?

Послушайте аудиокнигу, на которую обычно не хватает времени. Весь свободный вечер уходит на шоппинг и приготовление ужина?

Делайте покупки в интернет-магазине, находите простые рецепты быстрых блюд или заказывайте доставку готовой еды. Начиная работать над задачей много отвлекаетесь? Воспользуйтесь инструментом Pomodoro, эффективность которого доказана участниками .

Оптимизация времени может значительно улучшить качество жизни, сэкономить силы и добавить эффективности.

Но для того, чтобы четко понимать, с какими поглотителями времени нужно бороться, необходимо подробно и честно записать все то, чему мы посвящаем каждую минуту своего дня. Не стоит впадать в уныние, если времени категорически не хватает.

Не нужно винить себя в низкой эффективности, лени или отсутствии самоконтроля. Это не конструктивно. Конструктивно — начать работать над собой и своим временем, менять то, что не нравится.

Техника «Хронометраж» используется не для того, чтобы из каждой минуты выжимать максимум пользы. А чтобы перестать тратить их на бессмысленные вещи и получать больше радости и удовлетворения от каждого прожитого дня. Следующая запись Проект Армия для тех, кто хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, в полной мере реализовать свой потенциал и мечты.

Будет очень тяжело, но еще более полезно! Проект Армия — первый серьезный шаг, где ты получишь вдохновляющие результаты и закроешь свою цель.

Мы поддерживаем каждого, кто выбирает этот сложный путь.

Присоединяйся к нам , чтобы попасть в идеальные условия для саморазвития — четкая программа достижения целей, командные механики, поддержка, мотивация, коуч и многое другое. Вступай в Армию сейчас.

Онлайн тест МФПУ «Тайм-менеджмент»

Некоторые вопросы с готовыми ответами на онлайн-тест МФПУ (Синергия) «Тайм-менеджмент» Проблемы с этим тестом?

Мы знаем все ответы, но открыто выложим только некоторые из них! Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям – …

  1. гибкость и жесткость
  2. жесткость и срочность
  3. срочность и регулярность
  4. важность и гибкость
  5. важность и срочность
  6. бюджетируемость и регулярность

В контекстном планировании задачи, для которых время исполнения известно заранее, называются …

  1. жесткими
  2. неважными
  3. гибкими
  4. приоритетными
  5. бюджетируемыми

«…» – это крупные задачи, которые невозможно решить за один раз

  1. Пинарики
  2. Слоны
  3. Хронофаги
  4. Крокодилы
  5. Пирамиды

Лишний шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования: «…»

  1. выделить приоритетные задачи
  2. выполненное – вычеркнуть
  3. определить бюджет времени для приоритетных задач
  4. составить список жестких задач
  5. провести хронометраж всех задач в плане
  6. составить список гибких задач

Показателем для хронометража может быть …

  1. любая цель
  2. только одна цель стратегического уровня
  3. надцель
  4. цель, соответствующая SMART-критериям
  5. главная цель жизни

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

  1. бюджетируемость
  2. хронометрированность
  3. аддитивность
  4. контекстуальность
  5. релевантность

Неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени, называются …

  1. поглотителями времени
  2. похитителями качества
  3. растратчиками финансового капитала
  4. расхитителями собственности
  5. рубрикаторами потерь

… – это инструмент целеполагания, который помогает не потерять свои цели из виду и служит напоминанием о целях.

  1. Стратегическая картонка
  2. Хронокарта
  3. Таблица регулярных дел
  4. Матрица Эйзенхауэра
  5. Мемуарник
  6. Древовидные карты

При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается …

  1. по первым трем критериям
  2. по всем критериям
  3. по критерию, имеющему самый большой вес
  4. только по одному самому важному критерию
  5. по двум критериям, которым присвоен наибольший вес

«Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», бывают …

  1. реальными и иллюзорными
  2. физическими и юридическими
  3. практическими и теоретическими
  4. креативными и обыденными
  5. материальными и эфемерными

В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить …

  1. 5 этапов
  2. 2 этапа
  3. 6 этапов
  4. 3 этапа
  5. 8 этапов

Неверно, что … являются группой инструментов создания обзора

  1. двумерные графики
  2. хронокарты
  3. интеллект-карты
  4. контрольные списки

… – это учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации

  1. Бюджетирование
  2. Хронометраж
  3. Кредитование
  4. Планирование
  5. Хронология

… – это удачный момент для решения задачи, удачный шанс, нелинейное время.Хронос

  1. Кайрос
  2. Кароши
  3. Парето
  4. Хронофаг
  5. SMART

Неверно, что … является одним из видов хронофагов

  1. откладывание на потом
  2. ожидание и опоздание
  3. зависание
  4. отвлечение
  5. прерывание

Одним из шагов техники контекстного планирования является …

  1. просмотр списка задач при приближении контекста
  2. соотнесение данных хронометража с группами контекстов
  3. просмотр всех данных хронокарты предыдущего дня
  4. просмотр своих ключевых областей
  5. просмотр списка хронофагов при приближении контекста

…– значит, принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное

  1. Осуществить контекстное планирование
  2. Распределить ресурсы
  3. Расставить контексты в хронологическом порядке
  4. Расставить приоритеты
  5. Рассмотреть хронофаги

Техника хронометража помогает …

  1. определить основные ценности
  2. выявить надцели
  3. выявить свои типовые стратегические цели
  4. выявить свои типовые поглотители времени
  5. определить критерии для формулирования цели

Стратегия достижения SMART-цели (действие в задачной ситуации) называется …

  1. методом «швейцарского сыра»
  2. «веером возможностей»
  3. методом Шваба
  4. «воронкой шагов»
  5. «пирогом времени»

При определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на …

  1. 4 категории
  2. 5 категорий
  3. 2 категории
  4. 6 категорий
  5. 3 категории
  6. 33 категории

В форме справа напишите ТЕСТЫ, которые необходимо сдать, и убедитесь в этом сами!

Имя e-mail Укажите ВУЗ и тесты Все поглотители времени по степени контролируемости можно условно разделить на …

  1. 10 групп
  2. 2 группы
  3. 3 группы
  4. 5 групп
  5. 4 группы

… – это представление информации, которое позволяет увидеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дает возможность эффективно принимать решения

  1. Обзор задач
  2. Метод структурированного внимания
  3. Результато-ориентированное планирование
  4. Хронометраж
  5. Расстановка приоритетов

…– это эффективный инструмент для планирования и контроля сложно структурированных задач с конкретными сроками

  1. Стратегическая картонка
  2. Хронокарта
  3. График динамики показателей хронометража
  4. Двухмерный график
  5. Контрольный список

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

  1. определенность
  2. инвестируемость
  3. измеримость
  4. делимость
  5. узнаваемость

… – это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями

  1. Научная организация труда
  2. Тайм-менеджмент
  3. Менеджмент качества
  4. Маркетинг
  5. Менеджмент

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

  1. гибкость
  2. достижимость
  3. амбициозность
  4. результато-ориентированность
  5. реактивность

Если у Вас возникли трудности со сдачей данного теста, или у Вас нет времени его проходить, то доверьтесь нам!… Мы можем сдать этот онлайн-тест студентам МФПУ !

Тайм-менеджмент — примеры тестов, вопросы из которых могут попадаться во время тестирования в Синергии с ответами (даны ответы не на все вопросы)

→ → → Тайм-менеджмент 1. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям – … срочность и регулярность важность и срочность + бюджетируемость и регулярность гибкость и жесткость важность и гибкость жесткость и срочность 2.

В контекстном планировании задачи, для которых время исполнения известно заранее, называются … гибкими бюджетируемыми жесткими неважными приоритетными 3. «…» – это крупные задачи, которые невозможно решить за один раз Крокодилы Пирамиды Слоны Хронофаги Пинарики 4.

Лишний шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования: «…» выполненное – вычеркнуть провести хронометраж всех задач в плане + выделить приоритетные задачи составить список жестких задач составить список гибких задач определить бюджет времени для приоритетных задач 5.

Показателем для хронометража может быть … главная цель жизни любая цель цель, соответствующая SMART-критериям только одна цель стратегического уровня надцель 6.

Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является … аддитивность бюджетируемость контекстуальность хронометрированность релевантность 7.

Неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени, называются … похитителями качества поглотителями времени + растратчиками финансового капитала расхитителями собственности рубрикаторами потерь 8. … – это инструмент целеполагания, который помогает не потерять свои цели из виду и служит напоминанием о целях. Матрица Эйзенхауэра Древовидные карты Таблица регулярных дел Мемуарник Хронокарта Стратегическая картонка 9.

При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается … по первым трем критериям по двум критериям, которым присвоен наибольший вес по критерию, имеющему самый большой вес по всем критериям только по одному самому важному критерию 10. «Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», бывают … материальными и эфемерными физическими и юридическими реальными и иллюзорными креативными и обыденными практическими и теоретическими 11. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить … 3 этапа + 8 этапов 6 этапов 2 этапа 5 этапов 12.

Неверно, что … являются группой инструментов создания обзора контрольные списки интеллект-карты хронокарты двумерные графики 13.

… – это учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации Хронология Хронометраж Кредитование Планирование Бюджетирование 14. … – это удачный момент для решения задачи, удачный шанс, нелинейное время.Хронос Парето Хронофаг Кайрос + SMART Кароши 15.

Неверно, что … является одним из видов хронофагов откладывание на потом прерывание отвлечение зависание ожидание и опоздание 16.

Одним из шагов техники контекстного планирования является … просмотр списка хронофагов при приближении контекста просмотр списка задач при приближении контекста соотнесение данных хронометража с группами контекстов просмотр своих ключевых областей просмотр всех данных хронокарты предыдущего дня 17. …– значит, принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное Распределить ресурсы Расставить контексты в хронологическом порядке Осуществить контекстное планирование Рассмотреть хронофаги Расставить приоритеты + 18.

Техника хронометража помогает … определить критерии для формулирования цели определить основные ценности выявить надцели выявить свои типовые поглотители времени выявить свои типовые стратегические цели 19.

Стратегия достижения SMART-цели (действие в задачной ситуации) называется … «веером возможностей» «пирогом времени» «воронкой шагов» методом Шваба методом «швейцарского сыра» 20.

При определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на … 4 категории 2 категории 6 категорий 3 категории 5 категорий 33 категории 21. Все поглотители времени по степени контролируемости можно условно разделить на … 10 групп 4 группы 5 групп 2 группы 3 группы + 22.

… – это представление информации, которое позволяет увидеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дает возможность эффективно принимать решения Результато-ориентированное планирование Метод структурированного внимания Обзор задач Хронометраж Расстановка приоритетов 23. …– это эффективный инструмент для планирования и контроля сложно структурированных задач с конкретными сроками Контрольный список Хронокарта График динамики показателей хронометража Стратегическая картонка Двухмерный график 24. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является … определенность измеримость + узнаваемость инвестируемость делимость 25.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+