Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Сшить дело на 4 дырки

Сшить дело на 4 дырки

Как прошить дело в 4 прокола схема

Бесплатная консультация по телефону: Москва Горячая линия Содержание

  1. Как сшить дело на 4 дырки из 5
  2. Как сшить документы на 4 дырки фото: как подшить дело?
  3. как правильно сшить дело в 3 и 4 дырки, схема
  4. Как сшивать дела в 4 дырки
  5. Как правильно прошить документы нитками: фото и подробная инструкция
  6. Как прошить документы в 4 дырки. lawyertop.ru
  7. Как сшить дело на 4 дырки из 5

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  1. а также штатное расписание.
  2. приказы личного и общего состава,
  3. Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
  1. накладными,
  2. авансовыми отчетами,
  3. Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
  4. путевыми листами,
  5. актами выполнения работ,
  6. счетами-фактурами,
  7. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  8. оборотными ведомостями,
  9. кассовыми книгами,

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком. Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией. Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило.Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.

4 дырки Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.

Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа.Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.

Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров.

Как пронумеровать Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.
Нужно учитывать следующие нюансы:

  • Ставится номер в правом верхнем углу.
  • Тома дела нумеруются по отдельности.
  • Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
  • При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.
  • При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.

Оформление обложки Данная часть документа представляется в следующих форматах:

  • Для долгого хранения.
  • Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
  • Стандартными.

    22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.
В две дырки

  1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  1. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  1. Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

  • После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  • Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  • В крайний прокол с тыльной стороны
  • С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  • При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  • Остается завязать нитку узлом
  • Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ( ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).ВниманиеВместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно. В четыре дырки Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.
В четыре дырки Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху.Законодательство Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

  • ГОСТ Р 51141.
  • Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
  • Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству).
  • Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле».
  • Инструкция ЦБ РФ.

Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см.

Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны.

На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица.ИнфоПосле этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.Как подготовить бумаги для налоговой инспекции?

Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми.

Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов. К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг.

  1. 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения
  2. 2.2 В три дырки
  3. 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
    • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
    • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
  4. 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
    • 2.1 В две дырки
    • 2.2 В три дырки
    • 2.3 В четыре дырки
    • 2.4 В пять дырок
  5. 2.4 В пять дырок
  6. 2.3 В четыре дырки
  7. 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
  8. 4.1 Кто может заверить прошитые документы
  9. 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
  10. 1.1 Документы, подлежащие прошивке
  11. 4 Как заверить прошитые документы
    • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
    • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения
  12. 2.1 В две дырки

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.Это сложно только первый раз, потом будете с закрытыми глазами делать это))))))))))

  1. Из крайней во вторую, затем в третью, затем в четвертую, потом в третью и во вторую-завязываем узелок, пишем на кусочке бумаги: прошнуровано, пронумеровано документов, мажем клеем с обратной стороны этой писульки, приклеиваем, так чтобы кончики торчали, а узелок был под бумаженцией. подписываем, ставим печать. Все!
  2. в рукодельницы запишись!)
  3. Вопрос то оказался почти философским, а ответы — развернутые и обстоятельные.

    Прямо тема диссертации.

  4. ТРХ дырок вполне ДОСТАТОЧНО.

Источник: https://infocons.ru/raznoe/kak-podshit-delo-na-4-dyrki-sxema-foto-i-video-instrukcii.htmlСегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями.

Сразу говорю, что это – не профессиональный переплет. Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга. Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела.

Как сшивать документы для налоговой, рассказывается в этой статье. О том, как прошивать журналы и какие именно, рассказывается здесь.Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве.

В архивах таких компаний, как правило, нет ведерка со специальным клеем и малярной кистью, пресса для переплетных работ и устройства для выравнивания стопки бумаг, а о том, как сшивать документы, используя коленкор и бумвинил, мои коллеги, работающие в канцеляриях, если и слышали, то точно не относительно документов.

Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы. Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво.Фото-урок как сшить дело в дешевую покупную обложку смотрите по ссылке.

Как сшить дело постоянного хранения в картонную обложку из магазина — тут.Для более серьезных документов, которые будут храниться долго, а тем более в государственном архиве, такой способ вряд ли подойдет.

Для этого придется пригласить профессионалов.У нас есть оформленное и готовое к сшиванию дело. Чтобы прошить его, нам понадобятся:• обыкновенная дрель или мощный дырокол (мощный – это тот, в который помещается за один раз 150 и более листов);• картонная обложка «Дело №» (самый дешевый вариант; если удастся найти картон такого же качества формата А4, то будет еще проще: не нужно кроить);• лист картона для детского творчества;• линейка;• шариковая ручка (чтобы проводить линии для сгиба; кому удобно ножницами – проводите ножницами);• ножницы;• толстые нитки или шпагат;• большая игла;• клей ПВА;• наклейка на корешок тома.Еще могут понадобиться зажимы для бумаги или любое другое средство зафиксировать том, чтобы не разлетался.Из картонной папки «Дело №» выкраиваем два листа формата А4 или берем готовые листы.Лист картона для детского творчества приклеиваем к одному из листов А4 за левый край.

Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит.

Кладем под пресс и даем как следует просохнутьОбратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки.

А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома. Сил не жалеем, проводим линии глубоко.

Вообще-то, обычно я пользуюсь для этого ручкой, в которой давно закончилась паста, тогда получается бесцветная линия сгиба. Но для МК лучше так, чтобы было виднее.Просверливаем (прокалываем, пробиваем) вместе: том дела, нижнюю обложку (не забудьте положить ее правильно, будущей лицевой стороной на стол), верхнюю обложку прямо с приклеенным и разлинованным листом.

Отверстия должны приходиться строго на первую отделенную нами полосу обложки. Титульный лист не прокалываем!!!Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том.

При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома. Как сшивать документы иглой и куда именно вводить иглу, проще показать, чем описать:С лицевой стороны это выглядит так:Хвостики ниток связываем. Сильно затягивать не нужно, иначе распахнуть том, чтобы сделать копию документов, будет очень сложно.
Сильно затягивать не нужно, иначе распахнуть том, чтобы сделать копию документов, будет очень сложно.

Небольшой запас ниток для открытия надо оставить.Берем наш сшитый том и отгибаем назад приклеенный лист картона:• по первой линии – закрываются нитки;• по второй линии – картон поворачивает вниз, образуя корешок;• по третьей линии – картон обнимает наш том и заодно закрывает узел на обратной стороне.Все сгибы проглаживаем ножницами. Оставшуюся часть картона приклеиваем с оборотной стороны снаружи обложки, пряча под нее нить и узелок.

Клея не жалеем и размазываем его по обеим поверхностям ровным слоем. Отправляем том под пресс сохнуть.Теперь берем в руки титульный лист и отрезаем 2 см от его левого поля. Исключительно для красоты, можно этого и не делать.

Приклеиваем лист к тому и снова под пресс (на фото обложка еще влажная, поэтому выглядит не особенно опрятно; высохнув, она станет белой и ровной).Осталось только наклеить корешок.Том в открытом виде:Из-то того, что мы не очень сильно затягиваем нить, его можно свободно открывать и копировать.В качестве пресса очень хорошо использовать новую коробку с пачками бумаги: она достаточно тяжелая и имеет идеально подходящий размер. Кажется, что сшивание – долгий процесс из-за того, что часто приходится класть том под пресс.

Но если обрабатывать одновременно несколько томов, то ждать, пока каждый высохнет, не приходится: пока одни тома лежат под прессом, мы готовим другие, и так по кругу.

Если заранее приготовить обложки, то за рабочий день, не особенно напрягаясь, можно сшить 20 томов.Я очень хорошо понимаю, почему в отделах кадров и бухгалтериях терпеть не могут эту работу.

Но деваться некуда: есть обязанность сшивать, значит, будем сшивать. А самарским кадровикам, бухгалтерам и делопроизводителям я тут просто не могу не предложить своих услуг по архивной обработке документов.Image by iosphere / www.freedigitalphotos.netИсточник: http://thebestsecretary.ru/?p=5510– Информация – К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.прошивка в 2 дырки сама простая. дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него.в большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  1. если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  2. номер листа проставляется справа вверху. цифра не должна заходить на содержимое листа;
  3. если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  4. если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  5. чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  6. при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу.

ооо.Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор.

С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией.

Однако, чаще бумаги сшивают вручную.Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  1. ножницами;
  2. бумажным стикером 4 х 6 см.
  3. нитками;
  4. шилом;
  5. канцелярским клеем;
  6. иголкой (штопальной);

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста.Корешок самой обложки должен быть шириной 40 мм и гибким. Обложки дел длительного срока хранения лучше всего переплетать в твердую картонную обложку.

ВажноНа лицевой стороне должно быть содержание.

Его можно напечатать или вписать от руки.

Второй способ более удобный, поэтому его выбирает большинство компаний. Как выглядит титульный лист, смотрите на образце ниже.Правила сшивания документов из ГОСТа для классического архивного переплета требуют использовать картон.

Переплет делают на основании ГОСТ 7950-77.

Кстати, появились новые правила, по которым для сотрудников и налоговой надо оформлять копии документов и выписки из них. Ориентируйтесь на наши новые образцыТвердая обложка может быть из картона, а может быть из бумвинила.

Картон компании вправе применять для дел по личному составу.ВниманиеОбложку из бумвинила можно использовать для приказов и распоряжений, а также для договоров и соглашений.Для каждого вида документов можно использовать обложку разного цвета. Например, для приказов красную, а для соглашений зеленую или синюю.

Например, для приказов красную, а для соглашений зеленую или синюю.

На корешок таких дел наносят золотое тиснение с номером дела и номером первого и последнего документа в деле.Разделение дел по цвету и типу обложки удобно для использования и поиска документов в архиве. Обратите внимание, что такое оформление обязательно только для дел с длительным сроком хранения.

Однако, такой способ дорогостоящий.

Способ вправе не использовать организации, которые не являются источником комплектования государственного архива.Бухгалтерскую документацию можно переплетать в мягкую обложку на 4 прокола.Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголокДокументы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые. Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.Важно!

Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объёма документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам. Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями.

При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций. Нить нужно продевать с тыльной стороны и вывести сверху.

  1. Концы нити следует завязать на узел и заклеить сверху прямоугольником, вырезанном из бумаги.
  2. Продеть нить в последнюю оставшуюся дырку.Когда она окажется сверху, ее требуется вновь пропустить через середину, добившись выхода с тыльной стороны.
  3. Вышедшую сверху нить следует пропустить в первую дырку. Она должна вновь оказаться с тыльной стороны.

Еще почитать: На какой срок могут заключаться трудовые договорыВажно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см.В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти.Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской.

Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

  1. С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).

Значит, лучше один раз разобраться самому, как прошить документы, чтобы в дальнейшем не было проблем. Эти знания могут пригодиться.Перед тем как прошить документы нитками, лучше проверить правильность оформления всего Дела.

Ведь не хотелось бы его потом расшивать. Как правило, внутри него находится несколько пакетов бумаг.

Абсолютно весь перечень должен быть перечислен в описи.

Ее составляет ответственное лицо, указывая дату. Опись не нумеруется.Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу.

То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.3.Наклейка делается по общепринятым правилам и заверяется подписью и печатью.

Концы нити должны быть свободными.Если документ будет храниться более десяти лет, необходимо сделать пять проколов.Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.Если документ большего размера, нужно изготовить нестандартную обложку. Для этого можно обратиться в типографию или сделать ее самостоятельно. Те бумаги, которые необходимо хранить больше 25 лет, должны быть оформлены в прочную обложку из плотного картона.

Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  1. книги приказов по иным вопросам организации;
  2. штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).
  3. книги приказов по личному составу;

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив.Источник: https://meatyurt.ru/kak-proshit-delo-v-4-prokola-shemaВ любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе.

И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые.

Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.Прошивание в четыре отверстия выполняется так же просто, как и в три прокола. Перечень необходимых для работы предметов не отличается.

В документах и их копиях предварительно готовят четыре отверстия. Шить начинают с первой дырки по направлению ко второй, затем третьей, потом четвертой. Оставив конец нити в четвертом отверстии, манипуляции проводят в обратном порядке, делая стежки поочередно от четвертой к первой, после чего нити связывают узлом с тыльной стороны, скрепляя наклейкой.

На наклейке указывается количество страниц, дата, после чего работу можно заверить подписью, печатью. Считается, что чем больше количество проделанных отверстий, тем качественнее выполнена работа и выше степень надежности прошивания, а значит риск того, что документы смогут подменить, сводится к минимуму. Каких-либо законодательных указаний к этому моменту нет – можно прошить и в три и в четыре и даже в пять дырок.После того как это действие произведено, излишки нити обрезаются, остаются концы длиной около 7 см, которые связываются между собой узелком максимально плотно к бумаге.

Собственно, прошивка на этом закончена, но остается еще один важный момент. Осталось наклеить бумажный стикер, который приготавливается заранее. Для наклейки вырезается небольшой кусок бумаги.

Строгих требований к его размеру нет, поэтому подойдет бумажная полоска 3*5 см. Плюс или минус сантиметр не существенно, главное, чтоб вырезанный кусок после приклеивания полностью покрывал зону прошивки.

На вырезанной бумаге пишется «пронумеровано и прошито». Надпись можно пропечатать на принтере заранее, затем аккуратно вырезать прямоугольник нужного размера.

Листы предварительно следует пронумеровать хронологическом порядке посредством вписывания арабских цифр в правый верхний уголок каждой страницы документа, включая копии, общее количество страниц отображается затем на стикере. Вот образец того, как правильно должен выглядеть подобный стикер:

  • Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
  • Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
  • Связать кончики нитей.
  • Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
  • Удалить из документов скобки и скрепки.
  • На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).
  1. ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.
  2. продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
  3. подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
  4. сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.

Так получается «архивный сшив» документов дела на 4 прокола, который может быть оставлен без корешка, только с картонной обложкой при частичном оформлении дел. При полном оформлении дел этот «архивный» сшив подлежит профессиональному переплету с оформлением корешка дела (из коленкора или иных специальных материалов), на котором в архиве будут проставлены поисковые реквизиты – номер фонда, описи, дела и тома дела.Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к.

толщина дела – примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).Просверливаем (прокалываем, пробиваем) вместе: том дела, нижнюю обложку (не забудьте положить ее правильно, будущей лицевой стороной на стол), верхнюю обложку прямо с приклеенным и разлинованным листом.

Отверстия должны приходиться строго на первую отделенную нами полосу обложки. Титульный лист не прокалываем.Лист картона для детского творчества приклеиваем к одному из листов А4 за левый край.

Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит.

Кладем под пресс и даем как следует просохнуть 05 Авг 2018 toplawyer 298 Источник: https://lawyertop.ru/trudovye-dogovora/proshivka-dokumentov-v-4-prokola-shemaСледует пронумеровать страницы дела. Нумерация производится в верхнем правом углу страницы, лучше делать это шариковой ручкой, чтобы в дальнейшем ни у кого не было возможности изъять или подменить лист дела. В начале тома должна содержаться опись документов — это что-то вроде оглавления, куда вносится краткое название документа и номер страницы в томе.Интересное: Налог при продаже авто более 3 лет в собственностиДокументы с листами формата А4 подкалываются на обложку, которая позже заполняется соответствующим образом, в четыре прокола.

Их нужно делать аккуратно, не задевая текст документа, по левую сторону вертикально. Проколы можно сделать шилом, большим дыроколом или использовать для этой цели специальный переплетный станок.

При подготовке документов к сшиванию следует удалить с них все металлические скрепления — скобы, скрепки, булавки.Для этих целей используется специальный станок. Если его нет, документы можно прошить вручную.

Для этого стопку помещают под пресс, оставив свободным левый край. Затем при помощи шила или дрели делают четыре прокола на расстоянии трех сантиметров друг от друга. Далее документы скрепляют, используя для этих целей толстую иглу и прочную нить.

Работу начинают с верхнего отверстия. При этом на лицевой стороне оставляют свободный край нити. Игла последовательно вставляется в каждое отверстие, двигаясь с обратной стороны стопки, захватывает свободную нить лицевой стороны и возвращается назад.

Таким образом, в каждом отверстии образуется узелок.

В последнем проколе обе нити соединяются и выводятся на заднюю стенку стопки. Они тщательно натягиваются, завязывается последний узелок, свободные края нити крепят к последнему листу.

В результате получается дело, готовое для сдачи в архив.Предварительно подготовленные материалы складывают стопкой.

При этом удаляются все скрепки, проверяется каждый лист. Полученная стопка документов выравнивается по левому краю.

Все работы проводят с особой тщательностью.

В подавляющем большинстве случаев в архив сдаются бумаги формата А-4. Если в стопке есть листы большего размера, их необходимо свернуть, оставив свободным левое поле.

Первым листом в папке должна быть опись подготовленных документов.

С верхней и нижней стороны стопки прокладываются листы картона или плотной бумаги.Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их.

Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”.

Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги.

Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.Интересное: Расценки На Горячую И Холодную Воду В Москве 2020Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

  1. Срок хранения.
  2. Название документа.
  3. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  4. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
  5. Дата подшивки.
  6. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).

Для налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров.

Расположить их нужно на полях с левой стороны. Отверстия делаются с помощью шила или толстой иголки.

Проколы должны быть в середине поля, чтобы текст хорошо просматривался.

Все дырки нужно сделать так, чтобы они были строго друг под другом.

  1. Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.
  1. Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210.

    Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине.

    Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность.

    Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.

  1. Заверение документа.

    Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см.

    Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны.

    На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица.

    После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.

26 Июн 2018 glavurist 385 Источник: https://mainurist.ru/pensii-i-posobiya/kak-proshit-delo-v-4-prokola-shemaNo related posts.

Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьРубрикиПопулярноеКонтактыг.Москва, Улица Ширшова, дом 17(495)329-04-64 © Copyright 2020, Юрист. Все права защищены.

Как сшивать документы

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают.

Это занятие требует аккуратности и внимательности. и что для этого нужно — расскажем в нашей статье. Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  2. Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
  3. ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  1. ведомости по заработной плате;
  2. штатное расписание;
  3. другие документы.
  4. акты выполненных работ;
  5. кассовая книга;
  6. накладные;
  7. авансовые отчеты;
  8. приказы личного и общего состава;
  9. счета — фактуры;
  10. путевые листы;

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами.

Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг. Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы.

Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4.

Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома.

Для каждого из них используется своя отдельная нумерация.

Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать. Есть следующие способы сшивания документов:

  1. с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
  2. посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  3. с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  4. классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  1. плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  2. бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  3. обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  4. иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  5. ножницы.
  6. канцелярский клей;

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве.

Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов).

На последней странице концы нити связываются узелком. Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц.

После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания.

Сам порядок действий одинаков.

Подготовка документации состоит из:

  1. сшивания документации в одну папку;
  2. оформления обложки документа.
  3. систематизации документов;
  4. нумерации;
  5. заполнения описи;

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения.

Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках. Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста.

Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа.

Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу. Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя.

Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  1. 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  2. 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  3. 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  4. 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
  5. 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  6. 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия.

Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+