Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Сдача в архив личных дел уволившихся сотрудников

Сдача в архив личных дел уволившихся сотрудников

Сдача в архив личных дел уволившихся сотрудников

Как поступать с личным делом уволенного сотрудника: ведение, закрытие, срок хранения

Личное дело выступает своеобразным досье гражданина, связанным с его трудовой деятельностью в организации. Несмотря на то что обязательный сбор информации о работнике предусмотрен только на государственных предприятиях, частные фирмы также предпочитают фиксировать данные о сотрудниках. После увольнения человека его персональное дело закрывается, но остается в организации на обозначенный законом срок.

Ведение персональных дел сотрудников обязательно только для некоторых категорий работников, например, госслужащих, что обозначено в . У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.

На практике ведение дел распространено, поскольку значительно упрощает кадровую деятельность, систематизирует документооборот, позволяет эффективнее управлять коллективом. Персональная папка содержит полную информацию о трудовой деятельности, стаже, образовании, повышении квалификации человека.

Порядок формирования и хранения документации определяется локальными актами организации и законодательством РФ.В отделе кадров находятся только папки работающих сотрудников. После увольнения человека его дело закрывается, но остается на хранении в организации в специально отведенном месте. Полностью избавиться от документов допустимо только спустя обозначенный законом срок.

В некоторых случаях предусмотрен бессрочный период хранения. После расторжения договора с сотрудником его персональное дело подлежит проверке, сверке всей находящейся в нем документации и закрытию. Осуществляется процедура после вступления в силу приказа об увольнении.

Хранят дела бывших сотрудников отдельно от действующих. Все документы должны защищаться от:

  1. порчи;
  2. доступа к ним третьих лиц;
  3. хищения.

Не позже, чем через 3 года (для муниципальных и государственных гражданских служащих — 10 лет) после закрытия дело направляется на хранение в архив.

Оставлять его в отделе кадров не допускается. Если архива нет, используют любое отдельное хранилище, защищенное от проникновения посторонних лиц, а как именно хранить подобные досье, рассказано далее.

Весь период работы сотрудника его дело пребывает в кадровой службе. Хранение осуществляют в специально отведенных местах без доступа третьих лиц:

  1. отдельных запирающихся комнатах;
  2. сейфах.
  3. металлических шкафах;

Дела подлежат учету, регистрации в спецжурнале и систематизации по алфавиту, номеру и так далее. За ведение документации отвечает лицо, действующее на основании приказа руководителя организации.

Уполномоченные сотрудники вправе:

  1. обрабатывать и анализировать данные;
  2. привлекать для защиты сведений официальных лиц;
  3. изучать медицинские заключения, внесенные в дело;
  4. обжаловать в суде решение работодателя о распространении личных сведений сотрудника с возмещением ущерба.
  5. заявлять о необходимости удалить или отредактировать неверную информацию;
  6. требовать извещения лиц об изменениях сведений;

Сотрудники организации должны дать письменное согласие на обработку их персональных данных в целях ведения кадрового учета. Без этого контролирующие органы могут решить, что нарушается порядок работы с персональными данными.Работник имеет право запрашивать копии документации из своего дела, кроме бумаг, обозначенных п.8 .

По распоряжению сотрудника информацию разрешено предоставлять сторонним лицам.

Также доступ к ним по официальному запросу могут иметь правоохранительные и иные уполномоченные органы. После увольнения запускается процедура проверки и закрытия документации, отправки ее на хранение. Завершенные дела находятся отдельно от действующих, но по-прежнему соблюдаются защита их конфиденциальности, охрана от хищения и порчи.

, работодатель обязан держать в тайне персональные сведения о работнике, что касается и данных личного дела уволенных граждан. За разглашение информации возможно привлечение к административной и уголовной ответственности.

Формирование персонального дела сотрудника начинается при поступлении его на работу в организацию.

После подписания трудового договора на гражданина заводится папка, на титульном листе прописываются:

  1. Ф. И. О. работника;
  2. период хранения папки.
  3. порядковый номер;
  4. число подшитых листов — целесообразно вписывать на момент сдачи в архив;
  5. день заведения дела;
  6. наименование предприятия;
  7. дата закрытия документа — на основании приказа об увольнении;
  8. структурное подразделение;

В течение трудового периода гражданина формируется полный состав дела. Правила его оформления обозначены в . Документы в папку подшиваются в хронологическом порядке по мере поступления.

Каждый лист дела нумеруется, 1 том содержит до 250 листов. При превышении обозначенного количества страниц заводится новый том.Сотрудник кадровой службы имеет журнал учета, в который вносятся данные персональной папки работника (номер, дата заведения и закрытия, заголовок и так далее).

У этого документа нет унифицированной формы, он составляется произвольно. После заполнения титульного листа к делу прикрепляется документация, связанная с трудовой деятельностью человека.

В папке могут содержаться оригиналы и копии бумаг, которые следует систематизировать для удобства поиска.

Информация о работнике группируется в хронологическом порядке, в основной перечень документации входят:

  1. справки о судимости, прекращении дела;
  2. анкета, резюме;
  3. заявление о приеме на должность;
  4. копии другой важной документации — об образовании, воинском учете и так далее.
  5. трудовое соглашение;
  6. медицинские заключения о состоянии здоровья, рекомендации об условиях труда;
  7. характеристика и рекомендации с прежнего места труда;
  8. копия приказа о принятии на работу;

По ходу трудовой деятельности формируется дополнительная группа бумаг, в которую могут входить:

  1. должностные инструкции;
  2. квалификационная документация;
  3. результаты медобследований и заключений (например, о развитии профзаболевания, инвалидности);
  4. соглашение о неразглашении сведений;
  5. приказы о повышении, поощрениях, переводах;
  6. копии водительских прав, допусков труда на спецтехнике;
  7. докладные, объяснительные.
  8. копии документации о семье (о браке, разводе, рождении ребенка);
  9. документ о несении материальной ответственности;
  10. дополнения к трудовому договору;

При увольнении сотрудника в состав папки добавляются соответствующие заявление и приказ. Дело обязательно содержит лист внутренней описи, в котором указывается факт добавления/изъятия документов. Заполнение бумаги осуществляется в течение всего периода деятельности сотрудника.В бланке описи представлена информация:

  1. дата документа;
  2. число листов;
  3. номер дела, Ф. И. О. сотрудника;
  4. индекс (если используются в организации);
  5. его наименование;
  6. порядковый номер документа;
  7. примечание.

Личные карточки (форма Т-2) в состав дела не входят, их хранят отдельно.

Не рекомендуется без надобности вкладывать копии личных документов работника в личное дело (паспорта, ИНН, СНИЛС и так далее). Их сбор разрешен только после официального согласия сотрудника на обработку персональных сведений.

После увольнения сотрудника такая документация не подлежит хранению, поскольку разрешает работодателю оставлять на предприятии личную информацию работников не дольше, чем этого требуют цели обработки.

С расторжением договора такая необходимость пропадает.

Перед отправкой на хранение важно проверить целостность дела, наличие всех представленных во внутренней описи бумаг.

При утрате каких-либо документов об этом следует уведомить правообладателя.

Процедура закрытия личного дела осуществляется в нескольких этапов:

  • формирование листа-заверителя ();
  • прошивка дела или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • сверка всех бумаг;
  • заполнение титульного листа с обозначением даты закрытия документа и совокупного числа листов (включая заверительный).
  • закрытие и прикрепление внутренней описи;

Если в будущем вносятся изменения в состав дела, их следует обязательно отмечать в листе-заверителе.В результате оформленная папка уволенного сотрудника содержит в начале опись, завершается листом-заверителем. Оба документа подписываются составителем.

Папка подшивается и пломбируется. Если у работодателя остались личные документы бывшего сотрудника (удостоверение личности, военный билет, трудовая книжка и так далее), их требуется вложить в отдельный плотный конверт, подшить к делу и пронумеровать бумаги. Личные дела сотрудников, в том числе уволенных, подлежат длительному хранению.

Даже после их закрытия избавляться от документации нельзя. Период хранения персональной папки гражданина строго регламентирован. Архивация дел осуществляется в течение 3 лет после их закрытия, для муниципальных и государственных гражданских служащих этот срок увеличивается до 10 лет.

Сколько лет хранить досье уволившегося работника, регламентируется Федеральным законом РФ.

Сроки содержания личного дела в архиве регламентированы .

При расчете периода все папки работников делятся на завершенные делопроизводством до 01.01.03 и закрытые после этой даты. В первом случае срок хранения личного дела насчитывает 75 лет, во втором — 50 лет.

При этом в зависимости продолжительности периода от причины увольнения нет.

Например, уничтожить папку сотрудника, чьи документы были закрыты в 2015 году, возможно только по прошествии 50 лет, то есть в 2065 году.

По истечении обозначенного законом периода в отношении дела уволенного работника проводится экспертиза, устанавливающая его ценность.

В результате принимается решение — оставить папку или уничтожить.

Личные дела руководителей подлежат бессрочному хранению, их уничтожение недопустимо.На постоянной основе требуется хранить персональные папки:

  1. работников, имеющих госнаграды, премии, степени, звания и так далее.
  2. главы организации;
  3. членов (депутатов) представительных органов различных уровней власти РФ;
  4. представителей руководящих, исполнительных, контрольных структур предприятия;

Если в дело уволенного сотрудника приобщается новая документация, то период хранения рассчитывается по максимальному сроку (от последней вложенной бумаги).

При необходимости до момента уничтожения папка всегда может быть извлечена из архива и представлена бывшему сотруднику (по официальному запросу). Журналы учета личных дел сотрудников хранят не менее 75 лет. Обязательство вести личные дела сотрудников закреплено только за государственными предприятиями.
Обязательство вести личные дела сотрудников закреплено только за государственными предприятиями.

Коммерческие организации сами принимают решение о необходимости формирования персональной документации.

При введении на предприятии личных дел работников важно соблюдать порядок их формирования и заполнения по мере трудовой деятельности человека.

После увольнения папка с персональной информацией о сотруднике не уничтожается.

Дело бывшего работника закрывается и направляется в архив на обозначенный законом срок.

Комментировать (Пока оценок нет) Загрузка.

Как составляется архив личных дел уволенных работников

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов.

Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам. Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки.

Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений. Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке.

Хранить полагается не менее 75 лет.

В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия.

Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф.

Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих. Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период.

Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников. Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот. Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств.

Затем изъятые ранее документы отдают владельцу. Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:

  1. ИНН, страховое свидетельство.
  2. Личный листок отдела кадров.
  3. Характеристики на сотрудника.
  4. Приказы о переводе, отпусках и командировках.
  5. Трудовой договор.
  6. Анкета и резюме.

Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников.

Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.

Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время. На обложке каждого дела ставится дата увольнения. По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение.
Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

  1. В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
  2. Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
  3. На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
  4. Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.
  5. Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.

Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.

Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива. Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются.

Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

  1. Выписки из отчётов — 75 лет.
  2. Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
  3. Списки работников — также 75 лет.
  4. Заявления на замещения сохраняют 3 года.
  5. Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.
  6. Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
  7. Анкеты — не менее 12 месяцев.
  8. Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.

Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме.

Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.

Как оформить дела при сдаче в архив

15 ноября 2011 Автор КакПросто! В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив.

Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку.

Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров. Статьи по теме:

Вопрос «увольнение временного работника» — 1 ответ Вам понадобится

  1. — папка;
  2. — сдаточная опись.
  3. — опись;
  4. — все документы;
  5. — карандаш;

Инструкция 1 Для передачи дела уволившегося сотрудника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке. Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу.

При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение. 2 Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника.

Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д. Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.
Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.

3 Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу.

Делать это необходимо простым карандашом.

Сверху подшейте опись, подпишите папку, поставьте буквенный код по начальной букве фамилии сотрудника, а также на переплете папки крупными цифрами год увольнения с вашего предприятия.

4 Учет года увольнения вы можете проводить по одному сотруднику или по нескольким, уволившимся в один год. Если вы проводите учет по нескольким сотрудникам, то сложите все папки личных дел в одну общую папку и подпишите год увольнения на переплете. В одной папке можно хранить не более 250 листов.

Каждое комплексное дело формируйте не только по году увольнения, но и по алфавиту фамилий. 5 При передаче всех дел в архив составьте сдаточную опись. В первой графе укажите порядковые номера дел, во второй индексы всех дел по номенклатуре.

Третья графа заполняется по наименованию заголовков, четвертая – по датам, пятая – по количеству листов, шестая – по срокам хранения, седьмую графу вы можете заполнить, если имеются примечания или дополнения.

Обратите внимание Личные дела сотрудников хранятся в архиве в течение 75 лет с момента поступления.

При необходимости из них выдаются справки для оформления пенсии, подтверждения стажа или иных сведений, но только лично уволившемуся сотруднику или по постановлению суда. Совет полезен? Да Нет Статьи по теме:

Похожие советы

Показать еще

Рубрики

Шаг 1: раскладываем личное дело Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др.

Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации.

Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т.д.

Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее.

Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.

Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке.

Сначала сформируйте блок документов о приеме на работу. Как правило, он довольно объемный. В Методических рекомендациях отмечают, что первой в личном деле должна лежать заверенная копия приказа о приеме на работу.

За ней последуют:

  1. подлинник трудового договора;
  2. лист ознакомления с локальными нормативными актами;
  3. заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
  4. подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
  5. согласие на обработку персональных данных;
  6. должностная инструкция.

В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, акт о приеме документов и материальных ценностей. Этот список зависит от организации и от должности работника.

Главное, что все эти документы датированы одним днем – днем приема на работу. Затем вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу. Возможно, есть документы и других медосмотров.

Поместите их в дело в общем хронологическом порядке.

Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений – основания к ним. Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала – копия приказа, затем – основание. Кроме приказов, в деле могут быть уведомления работнику (например, о переименовании должности), предложения вакансий, направленные по разным поводам.

Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология. Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала – предложение вакансий, затем – копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них – экземпляр должностной инструкции по новой должности.

Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка, свидетельства и т.д.), вложите каждый такой документ в конверт и подшейте в конце личного дела. При нумерации страниц сначала присвойте номер конверту, затем – каждой странице его содержимого. К конверту подклейте полоску бумаги, за которую он будет вшит в дело, – это позволит не проколоть личный документ.

Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице

«Особенности физического состояния и формирования дела»

листа-заверителя.

Предпоследним документом личного дела должен быть документ, послуживший основанием для увольнения работника – заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение сторон и др. Последним – заверенная копия приказа о расторжении трудового договора. После раскладки пронумеруйте листы личного дела.

Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа.

Что делать с личным делом сотрудника после увольнения — сроки хранения

20.12.2019 Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке.

При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.СОДЕРЖАНИЕ:Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника.

Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.Информация носит персональный характер, поэтому нужно обеспечить неразглашение этих данных и защиту в соответствии и .По ТК РФ нет обязательства по ведению личных дел всеми организациями на всех сотрудников.Бюджетные предприятия, как правило, заводят их на всех сотрудников в соответствии с , Указы Президента РФ , .Коммерческие организации решают вопрос о необходимости ведения самостоятельно, чаще всего оформляют подобные папки для руководящего персонала.Так как трудовое законодательство не предусматривает порядок и правила ведения личных дел для коммерческих предприятий, то данные моменты нужно прописать в локальных актах организаций. Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.Последние документ, который попадают в личное дело связаны с расторжением трудового договора — это заявление сотрудника, приказ об увольнении, на основании которого прекращается с сотрудником трудовые отношения, а также другие документы, состав которых зависит от оснований.До момента увольнения личные дела обычно находятся в кадровом отделе (подразделении по работе с персоналом).

Когда человек перестает быть сотрудником организации, их нужно передать в архив для хранения.Так как личные дела содержат персональные данные граждан, то работодатель должен обеспечить их сохранность и неприкосновенность. Доступ к информации строго ограничен, перечень лиц утверждается приказом.Если работник увольняется, то работодателю следует провести процедуру закрытия личного дела.Процесс закрытия выполняется на дату прекращения трудового договора.Чтобы закрыть личное дело уволенного, следует выполнить следующие действия

  • Проверить содержимое личного дела уволенного, убедиться, что вся документация, указанная в описи, содержится, проверить нумерацию.
  • Вложить в конец личного дела отдельный лист-заверитель (в начале должна быть опись).
  • Закрыть опись.
  • По истечении указанного срока сдать в архив.
  • Проставить на титульном листе отметку о дате закрытия.
  • Прошить дело и опломбировать.
  • Хранить до момент архивации, например, в отделе кадров (3 года для коммерческих организаций, 10 лет — для государственных).

Если у работодателя остались личные документы уволенного, за которыми он по какой-либо причине не обратился в день увольнения, то их следует также сохранить.

Нужно положить их в плотный непрозрачный конверт и подшить его к закрытому делу.При увольнении работника в личное дело, при его наличии, вносятся последние документы, оформленные в связи с прекращением трудового договора.

После этого личное дело закрывается.Согласно ст.22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.2004 документы по личному составу после увольнения трудящегося нужно хранить:

  1. 50 лет — если они заведены после 01.01.2003.
  2. 75 лет — если они заведены до 01.01.2003;

Если в личном деле содержатся документы разного срока хранения, то хранить нужно на протяжении более длительного периода.Первые 3 года коммерческие предприятия могут хранить закрытые дела в отделе кадров, после этого их следует сдать в архивное помещение. Государственные учреждения должны хранить дела в отделе кадров 10 лет, далее передать в архив.По истечению 50 (или 75) лет личные дела подвергаются экспертизе ценности и по решению руководителя уничтожаются.Чтобы бумага могла находиться в сохранности такое продолжительное время, необходимо обеспечить оптимальные условия для хранения.До момента архивации личные дела уволенных сотрудников следует держать отдельно от работающих, например, в отдельном сейфе или на отдельной полке.Место хранения должно быть недоступным для широкого круга лиц. В помещение с архивом личных дел доступ строго ограничивается.

Нужно обеспечить условия для невозможности хищения документов, их утери или порчи.Как правило, под указанные критерии подходят металлические шкафы, сейфы, закрывающиеся на замок.

Хорошо, если помещение или сейф будет не только закрываться, но и пломбироваться.

Это дополнительно повысит сохранность документации.Воздух должен быть достаточно сухим во избежание скорой порчи бумаги. Помещение не должно содержать пожароопасных элементов.Кроме должных условий хранения личных дел после увольнения, нужно также обеспечить порядок, систематизацию и учет в архиве. Папки могут располагаться по подразделения, по алфавиту, по номерам дел или иным признакам.

В архиве должен содержаться документ с описью содержимого.Личные дела, поступающие в архив после увольнения работников, подлежат регистрации в журнале, после чего попадают на архивную полку в нужное место.Рекомендуем также посмотреть видео, где указаны особенности подготовки дел для передачи в архив. Информация в видео актуальна и на сегодняшний день:Личные дела уволенного персонала нужно хранить на протяжении 50 или 75 лет в зависимости от срока их издания.

Необходимо серьезно отнестись к этому процессу, обеспечить сохранность и целостность документов.Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+