Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Опись личного дела работника доу образец скачать бесплатно

Опись личного дела работника доу образец скачать бесплатно

Опись личного дела работника доу образец скачать бесплатно

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. 28 января 2020 Автор: Полозкова Майя Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях.

Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.

Разберем эту тему подробнее. Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.

д. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

  • .
  • .
  • .
  • (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением ).
  • .
  • .

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

  1. ;
  2. ;

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя.

Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

.

Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже. Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка.

Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника.

Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

  1. оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
  2. собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  3. увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и и т.

д. Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Опись составляется по форме, приведенной в , и заполняется на протяжении всего времени его ведения. В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты.

Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия. Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет ().

Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Типовая программа нулевого травматизма — это свод правил, выполнение которых даст работодателю возможность снизить уровень травматизма и профзаболеваемости на предприятии. Следовать ему — значит провести сложную работу по применению специального инструментария, который позволит достичь запланированных показателей.

14 октября 2020 Приложение 7-травматизм — это особая расшифровка к основной форме статистической отчетности о травматизме работников на производстве.

Росстат в очередной раз обновил форму бланка. Расскажем, как правильно заполнить отчетность за 2020 год.

30 января 2020 Журнал-ордер — это особый учетный регистр для ведения бухучета.

Рассказываем, для чего нужны журналы-ордера и в чем особенность заполнения каждой формы.

27 января 2020 Каждое событие в финансово-хозяйственной жизни организации должно быть подтверждено документально и отражено в установленном порядке на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Расскажем о ключевых особенностях документального оформления операций хозяйственной деятельности компании. 26 января 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Личное дело работника

/ Составные части ЛД: Скачать для личного дела Смотреть Личное дело – это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности.

Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании. В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.

Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение. Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется. Все документы, которые составляют личное дело, можно условно разделить на несколько категорий:

  1. Документы, образующиеся при заключении трудового договора, то есть при оформлении на работу сотрудника;
  2. Документы, образующиеся при расторжении трудовых отношений.
  3. Документы, образующиеся в ходе работы;

К этой категории можно отнести:

  • Заявление человека о приеме на работу;
  • Согласие работника на обработку его персональных данных;
  • Копии протоколов и постановлений об избрании на должность (если она выборная);
  • Документы, которые предоставлял работник при подаче заявки на вакансию.

    Например, анкета, резюме, характеристика и т.д.

  • Копии документов об имеющейся квалификации и образовании;
  • Копии прочих личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет);
  • по форме Т-2;
  • Трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • Заключение первичного медицинского осмотра (при необходимости);
  • Листы ознакомления с различными локальными документами организации (должностная инструкция, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.)
  • Копия приказа о приеме, желательно с подписью принятого сотрудника;

Список таких документов и их количество в большей степени зависит от специфики выполняемой им работы, стажа и корпоративной политики организации. К ним можно отнести:

  1. Протоколы аттестации работника;
  2. Дополнительные соглашения и изменения к заключенному трудовому договору;
  3. Протоколы проверки знания правил охраны труда;
  4. Служебные расследования;
  5. Копии документов о наложении и снятии дисциплинарных наказаний;
  6. Заключения периодических медицинских освидетельствований;
  7. Копии прочих документов (дипломы, свидетельство о браке, о рождении детей, изменение места регистрации и т.д.);
  8. Копии приказов о перемещении и переводе работника;

Сюда относятся документы, на основании которых происходит расторжение трудовых отношений, их перечень зависит от основания, по которому произошло увольнение.

В эту группу можно включить:

  • Медицинское заключение;
  • Заявление об увольнении;
  • Копия .
  • Уведомление о сокращении;
  • Служебное расследование;
  • Соглашение сторон;
  • Свидетельство о смерти;

Перечни документов, приведенные во всех группах, не являются исчерпывающими и могут сокращаться или дополняться по усмотрению работодателя. Часто можно встретить информацию о том, что личная карточка сотрудника не должна входить в перечень документов личного дела и ее нужно хранить отдельно.

Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов карточка Т-2 выделена отдельной строкой. Тем не менее, больше нигде в законодательстве нет упоминания о том, что карточку Т-2 стоит хранить отдельно.

Поэтому этот вопрос также остается на усмотрение работодателя. В пользу того, что карточку Т-2 удобнее включать в состав личного дела, говорят следующие факты:

  1. В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии ;
  2. Срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).
  3. Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);

Если же работодатель предпочитает руководствоваться Перечнем, то стоит исключить из личного дела не только карточку Т-2, но и трудовые договора, которые также выделены в этом нормативном акте в отдельную строку. Поскольку личное дело это не один документ, а целый пакет, то для него заводят отдельную папку-скоросшиватель, либо папку на завязках.

Также необходимо утвердить порядок ведения личных дел, где прописать следующие аспекты:

  • Утвердить перечень документов, которые будут входить в личное дело, и последовательность их расположения;
  • Утвердить оформление личного дела, то есть его титульный лист (обложку), бланк описи документов, лист-заверитель.
  • Порядок передачи дел на хранение.

В личное дело могут быть включены как оригиналы документов (трудовой договор, заявления), так и их копии (копии паспорта, дипломов, приказов).

Копии документов, находящихся в личном деле, заверять не обязательно, поскольку они в основном будут использоваться для внутреннего пользования. В течение всего периода работы документы в дело подшиваются на скоросшиватель и лишь только после увольнения работника их оформляют надлежащим образом, сшивают и отправляют в архив на хранение. Титульный лист для личного дела можно взять из Правил работы архивов организаций (Приложение 11), там же можно найти и другие документы, такие как опись и лист-заверитель.

Но работодатель может и самостоятельно разработать обложку для личного дела, поскольку Правила работы архивов обязательны к исполнению негосударственными организациями только в части сохранности, описания, учета и использования документов, но не оформления. На титульном листе должны содержаться следующие сведения:

  1. Полное наименование организации / ИП;
  2. Дата окончания дела.
  3. ФИО работника;
  4. Номер дела, дата начала его ведения;

Чаще всего ее оформляют при сшивании дела и вносят только те документы, которые действительно присутствуют в данном деле.

Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела.

В ней перечислены все документы, которые согласно Положению о личных делах должны присутствовать в папке, а рядом отведена графа, где ставится отметка о наличии (отсутствии) документа и графа для указания причины отсутствия (работник не предоставил, забрали для работы с данным документом и т.д.).

– это документ, где должны быть отражены все особенности личного дела:

  • Есть ли нарушение нумерации страниц, сколько пропущено, литерная нумерация (стр. 1а, 2а и т. д);
  • Индексы дел и номенклатурные номера при их наличии.
  • Сколько листов – отдельно указывается количество листов в личном деле и отдельно их кол-во в описи;

После того как работник уволен, и дело закончено, его оформляют и сдают в архив компании. Оформление должно происходить следующим образом:

  1. На обложке указывается дата окончания дела, то есть дата увольнения человека;
  2. Затем составляется опись всех бумаг, в нее заносятся названия документов и их индекс (при наличии), порядковые номера листов, на которых находятся документы в сшитом деле. В конце в описи помечается, сколько документов находится в деле (не листов, а именно документов), запись нужно сделать цифрами и прописью, а также отдельно указывается количество листов в описи. Листы описи нумеруются отдельно.
  3. Все бумаги в деле складываются в установленной последовательности, сшиваются и нумеруются, лист-заверитель можно прошить вместе со всеми документами либо наклеить на заднюю обложку дела;

В организации личные дела работников хранятся в отделе кадров, в месте, где они будут недоступны для несанкционированного просмотра и использования, поскольку в них содержатся персональные данные работника.

После расторжения трудового договора с работником его личное дело направляется в архив, где оно будет храниться в течение 75 лет. Исключения составляют только личные дела руководителей организаций – их нужно будет хранить постоянно.

Обратите внимание! После того как дело сдано в архив, его нельзя возвращать в работу, поэтому если уволенный сотрудник вновь устроился в эту же компанию, на него необходимо будет завести новое личное дело.

Понравилась статья? Поделитесь в соц.

сетях:

    Похожие записи

Внутренняя опись документов личного дела

22166 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела». ФАЙЛЫ Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
  2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику. На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  • каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  • использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  1. наименование предприятия,
  2. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  3. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
  4. список описываемых документов,

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д. Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы. Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий).

Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права. Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов).

Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы. При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов). В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются.

Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  1. примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
  2. дата составления и подписания,
  3. заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  4. номер документа по порядку,
  5. затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  6. номера листов,

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается.

Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись.

В некоторых источниках можно встретить название «регистр».

Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

  1. Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
  2. Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
  3. Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

  1. Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
  2. Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
  3. Опись может составляться вручную или печататься.
  4. Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
  5. При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
  6. Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
  7. Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

  1. Регистрационный номер.
  2. Название документа.
  3. Примечание.

    Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

  4. Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
  5. Дата оформления.
  6. Порядковый номер.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

  1. Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
  2. Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
  3. Количество страниц описи.
  4. Дата составления.

    Указывается после завершения наполнения дела.

  5. Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела».
    Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность.

    В больших компаниях упоминается структурное подразделение.

Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:

  1. .
  2. ;
  3. ;

Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:

  1. .
  2. ;

Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них.

В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы. Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.
Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.

Личное дело работника – как его правильно оформить

/ / 548 Просмотров Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Содержание статьи

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела. Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков. Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска .

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника.

Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне. Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним.

А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты. Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело.

Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов. Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности.

На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя. В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий. Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

  1. Справки об отсутствии судимости.
  2. , ;
  3. Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
  4. Копия военного билета (при наличии)
  5. ;
  6. Резюме кандидата, , или же ;
  7. Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

  1. ;
  2. .
  3. Договор о материальной ответственности;
  4. (экземпляр компании);

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

  1. Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  2. Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  3. Справки о последующих медосмотрах;
  4. Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  5. Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.
  6. ;
  7. ;
  8. Должностная инструкция;
  9. Заявление о предоставлении вычетов;

Внимание!

Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись. в формате Word. в формате Word.

, в формате Word. Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

  1. Оформление листа-заверителя дела;
  2. Заполнение внутренней описи;
  3. Подшивка или переплет документов дела.
  4. Заполнение титульного листа (обложки);

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник.

В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О.

работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В частности, здесь отмечаются:

  1. Конверты с подшитыми вложениями в них;
  2. Поврежденные листы
  3. Вшитые крупноформатные листы;
  4. Листы с фотографиями;
  5. Литерные номера листов;
  6. Пропущенная нумерация страниц;

Внимание!

Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О.

и проставлением даты оформления.

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке. Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Внимание! Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела.

Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата. Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

  1. По алфавиту;
  2. По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.
  3. По структурным подразделениям;

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров. Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых. Важно! В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет.

При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно. Личные дела на руки работникам не выдаются.

Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста.

Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Важно! В случае увольнения, личные дела не выдаются работникам на руки, а передаются в архив компании. Тэги 02.06.2017 09.03.2017

Вы здесь:

Правила формирования личного дела сотрудника Документы, Кадровые01.03.2016publisher В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках.

Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Оглавление статьи

  1. 1 Понятие личного дела
  2. 5 Бланки для формирования личного дела и образцы
  3. 4 Образец заполнения титульного листа и описи личного дела
  4. 3 Документы, включаемые в личное делопроизводство
  5. 2 Оформление и ведение личного дела

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью. Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей.

Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе.

Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам. Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах.

Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Важно! Прежде чем собирать личную информация работника следует предварительно подписать с ним заявление на то, что она дает свое согласие на обработку персональных данных.Оформление и ведение личного дела [ads-pc-2] [ads-mob-2] Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов.

Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки. В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные.

Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов. Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается.

Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц.

Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень. При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения. По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку.

После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек. Образец заполнения титульного листа и описи личного дела [ads-pc-4] [ads-mob-4] На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения.

При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел. Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках.

Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц. В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи.

Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления. Бланки для формирования личного дела и образцы

Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

Скачать пример заполнения обложки.

Скачать образец заполнения внутренней описи. Предыдущая запись Новая Форма 2-НДФЛ с 2016 года Следующая запись Журнал учета трудовых договоров

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования.

Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться.

В конце статьи можно скачать образец внутренней описи. Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника.

Эта форма используется кадровым отделом организации. Как выглядит образец заполнения документа?

Вначале прописывают заголовок.

Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле. Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор. Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

  • Номера листов дела.
  • Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата причины, прочие примечания).
  • Заголовок.
  • Порядковый номер документа.
  • Регистрационный индекс.
  • Дата составления.

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле.

К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой. Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема.

Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы.

Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело. Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

  1. хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).
  2. внесение только достоверной и точной информации;
  3. отсутствие ошибок и исправлений;

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации.

Допускается его заполнение от руки.

Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером. Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует.

Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

  1. данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
  2. название организации;
  3. список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
  4. количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются.

Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах.

Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики. Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения.

В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

  1. руководителю организации;
  2. секретарю.
  3. кадровому специалисту;

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи.

В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов. На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам.

Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

  1. к личным делам;
  2. к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника.

В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются.

С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

Таким образом, внутренняя опись это бланк, представляющий собой перечень наименований и реквизитов документов, содержащихся в личном деле.

В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов.

В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки. После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+