Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Бухгалтерский учет - Образец служебной записки на отказ от инвентаризации

Образец служебной записки на отказ от инвентаризации

Образец служебной записки на отказ от инвентаризации

Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 13 декабря 2016 г. В процессе инвентаризационной проверки контролирующей комиссией составляются описи. При выявлении несовпадения фактических данных о наличии учитываемых объектов с учетными сведениями организации заполняются сличительные ведомости, в которых фиксируются как излишки, так и недостачи, обнаруженные при инвентаризации. У лиц, ответственных за сохранность фактически отсутствующих активов, руководству организации надлежит выяснить причины и обстоятельства их утраты.

В соответствии с полученными объяснениями необходимо принять решение о том, будет ли произведено списание недостающих объектов за счет виновных лиц или утрата будет отнесена на издержки производства и обращения.

Такой порядок предписан . Рассмотрим его детально.

Составление сличительных ведомостей – первый этап оформления недостачи при инвентаризации.

Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:

  1. в виде единого документа на основе формы инвентаризационной описи, дополненной параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.
  2. в виде отдельного документа. При этом форму такого документа можно разработать самостоятельно либо воспользоваться .

Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета. Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения. На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде.

Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо. У сотрудника в соответствии со в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей. Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу.

Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника.

Удостоверение записки его личной подписью также обязательно. В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.

Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П.

Копию прилагаю». Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.

Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 25.10.2016 после моего возвращения с обеденного перерыва.

В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И.

мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть». Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».

объяснительной записки Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер. Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке. Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия.

Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах. Решение руководителя закрепляется в приказе.

Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.

Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С.

приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».

Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства». Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания».

В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб.

вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат». приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Служебные записки образцы по итогам инвентаризации

» Гражданам Обязательными требованиями к проведению проверки являются:

  1. непременное участие в проверке ответственных за сохранность лиц.
  2. действительный пересчет ценностей;
  3. неожиданность для ответственного материально лица;
  4. непрерывное проведение проверок;
  5. поведение проверки комиссией;

По итогам инвентаризации возможно полное совпадение количества имущества по учетным данным и по факту, наличие излишков или недостач.

Наибольшие сложности оформления возникают при обнаруженной недостаче.

Ее нужно правильно списать, что зависит от причины возникновения несоответствия.В ситуации, когда вина повинного сотрудника доказана, но оный скрылся, недостача списывается за счет чистой прибыли организации. Приказ на удержание недостачи В случае выявления виновного в недостаче лица, можно возместить недостачу за его счет. Главное условие, чтобы виновник был лицом материально-ответственным.

Компенсирование недостачи может осуществляться как посредством единоразового внесения виновником недостающей суммы, так и путем постепенного высчета нанесенного ущерба из зарплаты виновного сотрудника.При этом погасить недостачу единовременно сотрудник может по своему собственному желанию.

Для возмещения убытка виновным лицом руководитель издает приказ на удержание недостачи с заработной платы.Образец ее составления Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения. На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст.
На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст.

247 У сотрудника в соответствии со ст.

193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей. Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу.Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана.Внимание Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству.

Акт должны подписывать не только представители руководства, но и члены независимой комиссии. Документ состоит из 3 обязательных страниц:

  • В 3-ей сообщаются условия проведения инвентаризационной экспертизы.
  • В 1-ой вписываются данные о сторонах сделки.
  • Во 2-ой указываются сведения об отгрузочных документах и фактических поставках.

Еще одним немаловажным документом является акт о списании товара. Он оформляется тогда, когда товар не подлежит продаже.

Оформляется он по форме №ТОРГ-16.

Заполнять данную форму должен руководитель, либо его заместитель, который обязан еще и собрать комиссию, которая бы зафиксировала факт порчи товара.Важно Инвентаризация помогает сверить фактическое наличие материальных ценностей с данными учета.

Но иногда в процессе проверки выявляется недостача. Что делать в этом случае, как списать недостачу и как отразить это в учете?

В процессе хозяйствования немало предприятий сталкиваются с недостачей материальных ценностей.

Таковая может возникнуть не только при хищениях, но и при ошибках учета или за счет естественной убыли.

  1. Отражение проводкам в учете
  2. Порядок оформления недостачи при инвентаризации
  3. Основные моменты

Как документально оформить недостачу при инвентаризации, и каким образом отобразить ее в учетной документации? Любое предприятие, обладающее материальными ценностями, время от времени проводит инвентаризацию. Таковая позволяет осуществить подсчет имущества, наличествующего по факту.В нем указываются такие сведения:

  1. описание и количество недостающих ценностей;
  2. дата и место составления документа;
  3. стоимость недостающего объекта;
  4. указание материально-ответственного лица.
  5. условия хранения объектов;
  6. состав комиссии, проводящей инвентаризацию;

Документ заверяется подписями всех участников инвентаризационной проверки и составления акта.

Таковых должно быть не меньше трех человек. После составления акт передается в бухгалтерию.Здесь осуществляется сверка документа, после чего он направляется на подпись руководителю.

Если организация пожелает взыскать убытки в судебном порядке, иск должен быть подан не позже, чем через месяц после официального заверения акта о недостаче.Нужна ли докладная записка При обнаружении недостачи работодатель обязан потребовать объяснительную от ответственного работника.Источник: http://law-uradres.ru/napisat-dokladnaya-zapiska-po-itogam-inventarizatsii/Еще одним немаловажным документом является акт о списании товара.

Он оформляется тогда, когда товар не подлежит продаже. Оформляется он по форме №ТОРГ-16.

Заполнять данную форму должен руководитель, либо его заместитель, который обязан еще и собрать комиссию, которая бы зафиксировала факт порчи товара.Главное условие, чтобы виновник был лицом материально-ответственным.

Компенсирование недостачи может осуществляться как посредством единоразового внесения виновником недостающей суммы, так и путем постепенного высчета нанесенного ущерба из зарплаты виновного сотрудника.Например: О необходимости перевода учащегося Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину.

7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания.

В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.

Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

  1. информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  2. объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  3. жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  4. урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  5. регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  6. положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
  7. донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  8. разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  9. рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  10. доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  1. название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  2. содержание тремя обособленными блоками;
  3. название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  4. на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
  5. получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  6. короткая суть докладной;
  7. ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;

Интересное: На каких сроках уходят в декретНа первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления.

Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

  1. во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  2. в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
  3. в первой – констатирующейчасти – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

Так и не понял, в какой форум обратиться.

Датой служебной записки является. 5 KB Образец приказа на. У меня на работе произошел такой случай.

По результатам проверки. Как написать служебную записку образец, пример написания текста, бланк?

По результатам выездной проверки ИФНС доначислила налог на прибыль, пени и штраф.Образец объяснительной записки понадобится Вам, если по каким-то причинам пришлось объяснять перед руководством свои неправильные действия. Click here to Но помните, что взаимный зачет излишков и.

Объяснительная записка образец по причине плохого самочувствия.Я, Кругляшков Шамир Николаевич, принимал товар на склад от поставщика ООО «Часовщик».

Мною была обнаружена недостача товара. Количество привезённого товара не соответствовало документам.

Мною были заполнены все необходимые документы и в одном экземпляре переданы поставщику. Они обещали довезти товар в течение 2-ух рабочих дней. Все необходимые документы прилагаю.В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания.
193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения.

Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт.

Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.Интересное: В течение какого времени оплачивают больничный

  • Вначале все как обычно: напишите название предприятия, номер и наименование приказа, поставьте дату и место его составления.
  • Ниже внесите ссылку на документы, в соответствии с которыми издается распоряжение и впишите причину для его создания.
  • Затем идет основной блок.

Расследование причин недостачи иногда приводит к «козлу отпущения» виновному сотруднику.

Если сотрудник — материально ответственное лицо, с него можно взыскать возмещение ущерба.

Ущерб считается на основе закупочной стоимости недостающего товара. Упущенная выгода в виде вашей наценки в расчет не идет.В любом случае, работник должен написать письменное объяснение причин недостачи.Что делать в этом случае, как списать недостачу и как отразить это в учете.Во 2-ой части последует пример дизайна служебной записки.

С марта по октябрь от стенок стоит нестерпимый запах кошачей мочи, под кабинетом находится неотапливаемое помещение, дует с пола. Акт о результатах инвентаризации (форма по окуд 0504835).Таковая может возникнуть не только при хищениях, но и при ошибках учета или за счет естественной убыли.

При этом можно использовать как стандартные торговые документы, так и самостоятельно разработанные формы. Об утверждении порядка принятия решений о списании нереальной (безнадежной) к взысканию задолженности неплатежеспособных дебиторов и кредиторской задолженности, невостребованной кредиторами в министерстве физической культуры и спорта ставропольского края об утверждении порядка принятия решений о списании нереальной (безнадежной) к взысканию задолженности неплатежеспособных дебиторов и кредиторской задолженности, невостребованной кредиторами в министерстве физической культуры и спорта ставропольского края об утверждении порядка принятия решений о списании нереальной (безнадежной) к взысканию задолженности неплатежеспособных дебиторов и кредиторской задолженности, невостребованной кредиторами в министерстве физической культуры и спорта ставропольского края об утверждении порядка принятия решений о списании нереальной (безнадежной) к взысканию задолженности неплатежеспособных дебиторов и кредиторской задолженности, невостребованной кредиторами в министерстве физической культуры и спорта ставропольского кра об утверждении порядка принятия решений о списании нереальной (безнадежной) к взысканию задолженности неплатежеспособных дебиторов и кредиторской задолженности, невостребованной кредиторами в министерстве физической культуры и спорта ставропольского края заполняется он после протоколов (инв-4, инв-3 ), так как фиксирует расхождения в складе и фактических остатках. Обнаруженные излишки включают в финансовые результаты по сумме рыночной стоимости выявленного лишнего имущества.

16 Сен 2018 yslygiur 947 Источник: https://urist-yslugi.ru/bez-rubriki/forma-dokladnoj-zapiski-po-inventarizatsiiВ ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания.

Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней.

Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт. Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.Такой вид документа относится к ряду служебных кадровых документов.

Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.Они обещали довезти товар в течение 2-ух рабочих дней.

Все необходимые документы прилагаю.подпись и расшифровкаЕщё один пример:Генеральному директору ООО «Невасилёк» Погребенному К.Е.Объяснительная записка10.07.2017 года №41 Об обнаружении недостачи товара при приёмкеЯ, Кругляшков Шамир Николаевич, провёл на складе инвентаризацию по приказу генерального директора. В ходе инвентаризации была обнаружена недостача товара.Все необходимые акты мною были заполнены.

Из письменных объяснений работника склада, на чьём участке была недостача, он не считает себя виновным. Также он считает, что виноват разнорабочий Небылицин, так как он в ночь предполагаемой пропажи был в состоянии алкогольного опьянения, о чём генеральному директору было своевременно доложено. Прошу провести внутреннее расследование случившегося.ВниманиеЕсли за денежные средства отвечает бухгалтерия, то товарные ценности хранятся на складе.

Отвечает за них кладовщик и заведующий складом.Если по итогам инвентаризации на складе была обнаружена недостача товаров, то работник склада и заведующий должны писать объяснительную записку.

Пишется она точно так же, как и при обнаружении недостачи на складе.Генеральному директору ООО «Невасилёк» Погребенному К.Е.Объяснительная записка10.07.2018 года №41 Об обнаружении недостачи товара при приёмкеЯ, Кругляшков Шамир Николаевич, принимал товар на склад от поставщика ООО «Часовщик». Мною была обнаружена недостача товара. Количество привезённого товара не соответствовало документам.

Мною были заполнены все необходимые документы и в одном экземпляре переданы поставщику.Если организация пожелает взыскать убытки в судебном порядке, иск должен быть подан не позже, чем через месяц после официального заверения акта о недостаче.Нужна ли докладная записка При обнаружении недостачи работодатель обязан потребовать объяснительную от ответственного работника.Важно знать, что проведение служебного расследования – мероприятие внутреннее.

Служебная записка должна быть принята к исполнению и. заключение аудитора, акт инвентаризации;; письменные и устные.Образец 2).Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку, во второй части приведены образцы оформления служебных записок.( подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас.о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-233) и ознакомить с.При проведении инвентаризации важно помнить следующее.По результатам служебного расследования составляется акт, в котором.

9 ноября я написал заявление на уход, с 9 ноября и мне выдали записку.На практике не редко используется докладная записка, образец вы.В этом служебном документе работник признаёт за собой факт нарушения дисциплины, и указывает на причины, по которым данный факт имел место быть.Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:

  1. фактическую – это утверждение факта опоздания;
  2. объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.

Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений.

Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство.

Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации.РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г.№ 65-ст. Докладная записка должна содержать реквизиты, представленные ниже.В первой части – констатирующей – необходимо изложить причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания.Во второй – анализирующей – проанализировать сложившуюся ситуацию и рассмотреть возможные варианты ее разрешения.В третьей – резюмирующей – сделать выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять по мнению составителя записки.Образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.Обязательными требованиями к проведению проверки являются:

  1. поведение проверки комиссией;
  2. действительный пересчет ценностей;
  3. непременное участие в проверке ответственных за сохранность лиц.
  4. непрерывное проведение проверок;
  5. неожиданность для ответственного материально лица;

По итогам инвентаризации возможно полное совпадение количества имущества по учетным данным и по факту, наличие излишков или недостач.

Наибольшие сложности оформления возникают при обнаруженной недостаче.

Ее нужно правильно списать, что зависит от причины возникновения несоответствия.Выявленное по результатам данной проверки устаревшее, изношенное, поврежденное имущество передается в ремонт или списывается.Генерального директора г-нИсточник: http://kvizroom.ru/sluzhebnye-zapiski-obraztsy-po-itogam-inventarizatsiiВнутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка.
Ее нужно правильно списать, что зависит от причины возникновения несоответствия.Выявленное по результатам данной проверки устаревшее, изношенное, поврежденное имущество передается в ремонт или списывается.Генерального директора г-нИсточник: http://kvizroom.ru/sluzhebnye-zapiski-obraztsy-po-itogam-inventarizatsiiВнутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка.

С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.На выбор три разных образца докладных записок на сотрудникаЗаконодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.Номер докладной записки по ОКУД – 0286041Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения.

Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками.

В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД.

Пишется работником по собственной воле.Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений.

В ОКУД имеет свой код, как и докладная.

Пишется по требованию начальства.ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц.

Этот документ несет юридическую силу.Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям.

Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  1. информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  2. доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  3. урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  4. донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  5. положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
  6. объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  7. жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  8. разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  9. регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  10. рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  • Адресат.

    От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:

    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
  • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
  • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
  • .

    В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:

    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.

К СВЕДЕНИЮ!

Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер.

    Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:

    1. допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    2. выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
    3. невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    4. нарушении трудового распорядка и дисциплины;
  • Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации.

    Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции.

    Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения.

    В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению.
    Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    • Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    • Выводы и рекомендации автора записки.
    • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4.
    Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется.

    Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

    1. получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
    2. название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
    3. короткая суть докладной;
    4. на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
    5. содержание тремя обособленными блоками;
    6. ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
    7. название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);

    Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    1. присвоенный документу номер;
    2. подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
    3. город, в котором составлена докладная;
    4. сведения об организации-отправителе;

    Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение.

    Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций.

    Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной.

    В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.Пример докладной о нарушении трудовой дисциплиныОтдел кадров Генеральному директору ООО «Омега»Н.В. ГрощенкоДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00).

    Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.Начальник отдела кадров (подпись) Р.В.

    СухаревскийЭтот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностейОтдел метрологии Генеральному директору ООО «Росмашинстрой»Радковскому К.Л.ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2О невыполнении должностных обязанностейНастоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П.

    Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.Главный метролог (подпись) П.К. ЖелтковскийДанная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудникаАдминистративно-хозяйственный отдел Генеральному директору ООО «Просперити»Гиацинтовой А.В.ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3О некорректном поведении сотрудникаДовожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г.

    бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой.

    Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями.

    Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.Прошу привлечь Зайковского В.И.

    к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.assistentus.ruШапки приказов опускаем, потому как не в них суть и переходим непосредственно к телу.На основании докладной записки* заведующего (заместителя директора, начальника цеха и т.п.) о вскрытии фактов недостачи товаро – материальных ценностей приказываю: 1. Провести инвентаризацию всего имущества на складе (отделе, цехе) 2.

    Для целей инвентаризации назначить комиссию в составе: Иванов – председатель комиссии; Петров, Сидоров – члены комиссии.3. По фактам недостачи взять объяснения с кладовщика Максимова и экспедитора Алексеева , как лиц, непосредственно ответственных за хранение и учет товаро – материальных ценностей на….После проведения инвентаризации можно приступать к «раздаче слонов»1.Утвердить итоги инвентаризации товаро материальных ценностей, проведенной комиссией в составе Иванова, Петрова, Сидорова.В связи с тем, что проведенная инвентаризация выявила недостачу на ….

    а лица кладовщик Максимов и экспедитор Алексеев как лица, непосредственно ответственные за сохранность и учет всего имущества на …. от дачи объяснений отказались (так и не представили объяснения в установленный срок**), о чем был составлен соответствующий акт и последующий приказ об их увольнении*** приказываюВ связи с тем, что Максимов и Алексеев не появляются на работе выслать по их адресам, указанным при приеме на работу, уведомления о необходимости забрать свои трудовые книжки.**

  • С целью взыскания недостачи с Максимова, Алексеева юрисконсульту (бухгалтеру) Законову подготовить соответствующие материалы в суд.***
  • Источник: https://moneyprofy.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-po-inventa/

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    Мотрой Алена Автор PPT.RU 29 апреля 2020 Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.

    При ее составлении следует придерживаться определенных правил. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

    Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

    При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее. Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

    Взяться за ручку стоит, если:

    1. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
    2. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
    3. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
    4. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
    5. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
    6. необходимо отправить кого-то в командировку;
    7. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;

    В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

    Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

    Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации.

    Перечислим наиболее распространенные виды:

    1. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
    2. предложение о дополнительном премировании;
    3. сообщение о направлении в командировку;
    4. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
    5. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;

    Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов. Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

    Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям . То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

    1. дата, подпись и обязательно должность автора.
    2. наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
    3. название документа;
    4. текст — что необходимо сообщить руководству;

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания. Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым.

    Но их разрешается разместить на листе и по-другому. На картинке — продольное размещение реквизитов.

    И оба варианта — правильные. Есть и третий вариант. Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

    Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант.

    Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

    Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного. Завершают обращение личной подписью, датой составления.

    Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют. Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

    Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения. Директору ООО «Домострой» Семину И.Г.

    от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Служебная записка 05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза.

    В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

    Начальник отдела продаж Настина И.А.

    Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры. В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют.

    Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «». В пакет документов включают и представленный ниже документ. С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

    Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

    В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим. Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4.

    Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

    Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

    Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

    Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

    Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

    Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

    Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.

    Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

    Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — ) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

    Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

    Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

    Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

    Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

    Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

    Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

    Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +