Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Образец оформления протокола конференции

Образец оформления протокола конференции

Образец оформления протокола конференции

Протокол общего собрания (конференции) коллектива работников

Оценить Отзывов:0 Просмотров:3003 Голосов:0 Обновлено:20.01.2015 Тип файла .doc (Microsoft Word 97) _____________________________________ (название организации) г. ____________ «____» ___________20__ г.

Всего работников — __________. Присутствовало — ___________.

Повестка дня 1. Избрание председателя и секретаря общего собрания. 2. Избрание представителей коллектива работников для ведения коллективных переговоров. 3. Перечень вопросов, подлежащих включению в коллективный договор.

4. Утверждение текста предложения о начале коллективных переговоров. 1. Выступили: ____________________________________________________ Постановили: ____________________________________________________ Избрать председателем общего собрания — ___________________________ секретарем — ____________________________________________________ 2. Выступили: ____________________________________________________ Постановили: ____________________________________________________ Избрать в качестве представителей коллектива для ведения переговоров следующих работников: 1) 2) 3) 3.

Выступили: ____________________________________________________ Постановили: Утвердить перечень вопросов, подлежащих включению в коллективный договор: 1) доплат и надбавок; 2) введения квартальных премий; 3) установления повышенных норм командировочных расходов; 4) гарантий для молодых работников и пенсионеров при увольнении; 5) материальной помощи при рождении детей; 6) дополнительных отпусков; 7) дополнительной спецодежды; 8) ссуды на приобретение жилья молодым семьям; 9) дополнительного страхования работников от несчастных случаев. 4. Выступили: ____________________________________________________ Постановили: Утвердить текст предложения к работодателю о начале коллективных переговоров.

Председатель собрания ___________________ (Ф.И.О.) (подпись) Секретарь собрания ___________________ (Ф.И.О.) (подпись) Скачать документ «» Комментариев пока нет

  • Документы делопроизводства предприятия → Примерный протокол общего собрания (собрания уполномоченных) трудового коллектива колхоза (совхоза) (приложение к положению о комиссии по приватизации земли и реорганизации колхоза (совхоза), утв. Минсельхозом 22 января 1992 г.) примерный протокол n общего собрания (собрания уполномоченных) трудового коллектива колхоза (совхоза) (наименование хозяйства) от 1992.
  • Документы делопроизводства предприятия → Протокол собрания трудового коллектива по выборы совместного комитета (комиссии) по охране труда и выборам уполномоченного лица по охране труда «утверждаю» директор «» 20г. протокол 20 г. общее собрание коллектива (наименование предприятия, учреждения) председатель — секретарь – .
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола общего собрания работников общество с ограниченной ответственностью «баромир» протокол № общего собрания работников г. «» 20г. всего работников организации – человек .
  • Учредительные договоры, уставы → Протокол Общего собрания учредителей Некоммерческой организации протокол n общего собрания учредителей некоммерческой организации «фонд » г. «» г. время нача.
  • Документы делопроизводства предприятия → Протокол Общего собрание коллектива по выборы совместного комитета (комиссии) по охране труда и выборам уполномоченного лица по охране труда «утверждаю» директор «» 20г. протокол 20 г. общее собрание коллектива (наименование предприятия, учреждения) председатель — секретарь – .
  • Учредительные договоры, уставы → Протокол организационного собрания по созданию (учреждению) научно-производственного предприятия «волга» (условно) проект протокол организационного собрания по созданию (учреждению) научно-производственного предприятия «волга» (условно) «»20г. г. .
  • Документы делопроизводства предприятия → Выписка из протокола общего собрания (конференции) работников о принятии коллективного договора
  • Документы делопроизводства предприятия → Протокол общего собрания (собрания уполномоченных) трудового коллектива колхоза (совхоза) (приложение к положению о комиссии по приватизации земли и реорганизации колхоза (совхоза), утв. Минсельхозом РФ 22 января 1992 г.) .рации 22 января 1992 года приложение к положению о комиссии по приватизации земли и реорганизации колхоза (совхоза) протокол n общего собрания (собрания уполномоченных) трудового коллектива колхоза (совхоза) от «»20г. всего колхозников, раб.
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола собрания трудового коллектива протокол № общего собрания работников город «» 20года списочный состав: чел. штатные: чел.
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао из протокола общего собрания акционеров (полное наименование ао) повестка дня: 1. об изменении устава ао. по п. 1 выступил.
  • Документы делопроизводства предприятия → Примерный протокол общего собрания трудового коллектива примерный протокол n общего собрания (собрания уполномоченных) трудового коллектива колхоза (совхоза) (наименование хозяйства) от 1992.
  • Документы делопроизводства предприятия → протокол № общего собрания (конференции) коллектива работников (название организации) г. «» 20 г. .
  • Документы делопроизводства предприятия → Протокол общего собрания крестьянского (фермерского) хозяйства о порядке трудовых отношений в крестьянском (фермерском) хозяйстве протокол общего собрания крестьянского (фермерского) хозяйства (название) от «»20г. присутствовали: 1. глава хозяйства (.
  • Документы делопроизводства предприятия → Образец. Повестка дня годового общего собрания акционеров утверждена на заседании совета директоров зао (оао) протокол nо. от «» 20 г. председатель совета директоров () (подпись) м.п. повестка дня годового общего собрания .
  • Документы делопроизводства предприятия → Протокол собрания трудового коллектива по выбору уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда протокол № общего собрания трудового коллектива (наименование организации) по списку чел. на собрании присут.

Если документ «» оказался для вас полезным, просим вас о нём. Оставить отзыв Запомните всего 2 слова: Договор-Юрист И добавьте в закладки ().Он Вам ещё пригодится! Также вы можете оставить письменный отзыв о юристе

Протокол совещания: правила составления [+ образец]

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Выводы о ведении протокола совещания
  • Кто должен составлять протокол совещания
  • 3 случая, когда прибегают к протоколированию
  • Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания
  • Как вести протокол совещания: правила и нюансы
  • Темы протокола совещания
  • Что собой представляет протокол оперативного совещания
  • Как оформить протокол совещания: план и организация
  • Пример оформления протокола совещания
  • Основные типы совещаний
  • Для чего нужен протокол проведения совещания

Если вы знаете, как именно составлять протокол совещания, тогда каждая подобная деловая встреча будет плодотворной и ведущей ваш бизнес к постоянному росту и развитию.

Но чтобы это произошло, важно соблюдать правила и этапы протоколирования, а именно, понимать, как подготовиться к мероприятию, какие детали фиксировать в документе, как грамотно всё это оформить и затем хранить.

Если вы хотите узнать все основы и тонкости данного процесса, то читайте далее нашу статью. Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания.

Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо.

Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия. Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач.

Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет. Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений.

Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений. Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно. Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

  1. Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.
  2. Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
  3. Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия. Темы протокола совещания

Оформляя протокол совещания предприятия, в нем указывают:

  1. цели стратегического развития;
  2. основные направления инвестирования свободных средств организации;
  3. варианты распределения доходов предприятия;
  4. методы антикризисного управления компанией;
  5. пути устранения текущих проблем в деятельности фирмы;
  6. вопросы управления кадрами, ресурсами, финансами и т. д.

Руководство хозяйствующего субъекта должно заранее постановить, необходимо ли оформлять протокол хода очередного собрания коллектива.

Если принимается такое решение, то секретарь совещания готовит образец данного документа в составе прочих бумаг. Основные типы совещаний

Чтобы каждое собрание трудового коллектива фирмы было успешным и плодотворным, к нему важно основательно подготовиться. Ответственность за это лежит на руководителе организации.

В первую очередь нужно определить, к какому типу совещаний относится предстоящее собрание:

  • Информационное. Проводится для осведомления коллектива о важных вопросах в деятельности фирмы.
  • Разъяснительное. На нем руководство поясняет персоналу пути решения определенных задач организации.
  • Проблемное. Его организуют для того, чтобы коллективно разработать план преодоления кризисной ситуации на предприятии.
  • Обучающее. Его цель — повышение уровня профессиональной квалификации кадров.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста.

Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания.

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ.

Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

  • Собрание

    Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения. Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего. Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

  • Заседание Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными. Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов. Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе. Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе». Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.
  • Совещание Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди. Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания. В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения.

Кто должен составлять протокол совещания

Задача контроля оформления протокола совещания обычно ложится на одного из делопроизводителей отдела кадров, личного помощника директора организации или другого сотрудника, занимающего должность секретаря. Руководство может назначить его заранее или непосредственно перед началом проведения мероприятия. Иногда, если собрание проводится в закрытом режиме и круг его участников сильно ограничен, ответственный за ведение протокола назначается из числа присутствующих независимо от должности.

Если данный документ сотрудник заполняет впервые, для удобства ему предоставляют образец или шаблон, где последовательно и корректно фиксируются все вопросы, обсуждаемые на совещании.

Как оформить протокол совещания: план и организация

Как уже отмечалось выше, законодательство Российской Федерации не предусматривает разработку определенной формы и содержания такого документа, как протокол совещания. Обычно предприятие использует для этих целей фирменный бланк. При этом для каждого конкретного случая может быть разработан свой шаблон протокола (например, заседание экспертной комиссии, общее собрание трудового коллектива, совещание отдела и т.

п.). Протокол совещания содержит: 1. Официальное юридическое наименование организации, номер и дату протокола.

Обычно нумерация таких документов сквозная, последовательная с начала каждого календарного года. 2. Состав участников собрания:

  1. секретарь, отвечающий за составление протокола;
  2. председатель комиссии;
  3. прочие участники – указываются в конце документа.

3. Повестка дня – основные вопросы, которые нуждаются в обсуждении.

Их перечень составляется заранее (обычно участников собрания предупреждают, по какому поводу их собирают на переговоры).

4. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, выдвинутые предложения).

5. Решения протокола совещания, которые были приняты в результате переговоров. 6. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы). 7. Также к протоколу может быть оформлено приложение.

Там указывают документы, которые прикрепляются к материалам собрания, аудио или видеофайлы.

В перечне приложенных документов указывают, сколько страниц они содержат, копия это или оригинал, их полное наименование. Скачать пустой бланк протокола совещания.
Как вести протокол совещания: правила и нюансы

1. Правила проведения совещания следующие:

  1. Секретарь собрания регистрирует всех участников. Для удобства можно использовать систему записи при входе в конференц-зал: так повышается качество фиксации и ускоряется процесс переписи сотрудников.
  2. Сотруднику, ответственному за оформление протокола, предоставляется полный список всех участников собрания.
  3. Выступающие заранее готовят доклады по тем вопросам, которыми они непосредственно занимаются в ходе своей профессиональной деятельности.
  4. Проводящему совещание выдаются копии докладов или тем, принятых к обсуждению, с целью ускорения процесса заполнения протокола.

Когда в собрании участвует большое количество человек, регистрацию могут проводить сразу несколько работников.

Заполнять протокол также допустимо совместно. До начала собрания утверждается регламент проведения совещания и вывешивается на видном месте, чтобы все могли с ним ознакомиться.
2. Нюансы заполнения протокола совещания Заполняя форму протокола совещания, важно учитывать следующее:

  1. Стиль изложения должен быть деловым, без эмоциональной окраски и личных комментариев.
  2. Указывать нужно только те решения, которые были одобрены руководством.
  3. В данном документе не фиксируют прямую речь выступающих.
  4. Предложения сотрудников необходимо записывать обезличенно, в общем смысле.

Если директор организации захочет получить пояснения по определенному предложению, он сможет уточнить их непосредственно у сотрудника, а не в протоколе совещания. Дословно приводить чьи-то высказывания также не нужно.

Достаточно передать суть выступления сотрудника.
В результате, заполненный протокол должен содержать следующую информацию:

  1. Принятые решения по проблемам.
  2. Основные темы совещания.
  3. Вопросы, вынесенные на обсуждение.

Отметим, что всё же бывают случаи, когда фиксировать доклады и предложения важно довольно подробно.

Обычно это обговаривается заранее, если информация касается особенно важных вопросов, обсуждаемых на заседании. Петр Осипов о развитии | Бизнес Молодость | 5 ПРИЧИН твоего низкого результата и 5 решений!

Пример оформления протокола совещания

Чтобы лучше понять, как составить протокол совещания, рассмотрим примеры и нюансы. 1. Содержание протокола

  1. Наименование, дата и номер протокола Наименование протокола должно содержать название органа, проводящего собрание. Например, «Протокол заседания высшей аттестационной комиссии», «Протокол совещания экспертной комиссии» и т.д. Дата протокола должна совпадать с датой проведения мероприятия, даже если сам документ оформлялся после или шаблон был сделан заранее. Если собрание длилось на протяжении нескольких дней, то в протоколе необходимо указать даты его начала и окончания. Например: 12-15.01.2021. Номер протокола – порядковый номер документа в пределах текущего календарного года или срока действия органа управления. В тексте данного документа указывают следующую информацию: Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».
  2. Преамбула В данной части помимо названия протокола указываются председателя и секретаря собрания. Далее с нового абзаца прописывают подзаголовок «Присутствовали» и перечисляют фамилии и инициалы приглашенных сотрудников по алфавиту, а также их должности. Если собрание подразумевает участие в нем представителей других организаций и учреждений, то с новой строки указывают подзаголовок «Приглашенные» и перечисляют их, дополнительно уточнив место работы сторонних лиц.

    Также в преамбуле прописывают основную повестку дня. Это перечень вопросов, которые выносятся на обсуждение трудового коллектива. Помимо тематики здесь указывают фамилии и инициалы докладчиков. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и формулируются с использованием предлогов «О» или «Об». Например, «Об утверждении учебных планов на 2021-2021 учебный год», «Об утверждении номенклатуры дел» и т. д. У выступавших сотрудников помимо имен уточняют и должности.

  3. Основная часть протокола Согласно перечню вопросов преамбулы протокола оформляется его основная часть. Она включает в себя столько разделов, сколько вопросов выносится на повестку дня. Другими словами, если вводная часть документа оформляется по единому образцу, то основная может иметь разное содержание в зависимости от того, обсуждению каких вопросов посвящено совещание. Протокол может быть кратким ( оформляется тогда, когда в акте указаны только основные вопросы, данные докладчиков и принятые по проблемам решения). Чаще всего такой тип документа заполняют на оперативных совещаниях. Другой тип протокола — полный. Помимо всех данных, указываемых в кратком протоколе, в нем уточняют содержание докладов выступавших сотрудников, вопросы по докладам, высказывания, замечания и мнения других участников переговоров. Такой протокол позволяет дать полную картину совещания.

    Независимо от типа документа, в основной его части выделяют столько же разделов, сколько вопросов перечислено в преамбуле. В каждом разделе выделяют подразделы: «Слушали», «Выступили» и «Постановили», которые начинают с красной строки и печатают заглавными буквами. Оформление очень важно, так как позволяет сделать документ структурным и более читабельным, а каждый вопрос и решение по нему выделенным. В разделе «Слушали» записывают данные выступающих и тексты докладов. При этом после фамилии и инициалов в именительном падеже ставят среднее тире, а затем уже кратко излагают содержание выступления. Оно записывается от третьего лица. Если текст доклада оформлен отдельным документом, допускается после имени докладчика указать, что запись выступления прилагается к протоколу. Тогда в приложении также указывают этот документ. В разделе «Выступили» указывают фамилию и инициалы сотрудников, задающих вопросы по докладам, если таковые были зафиксированы. После среднего тире указывается содержание самого вопроса. В разделе «Постановили» записывают решение, которое было принято по каждому обсуждаемому вопросу, при этом оно печатается в полном объеме. Оформление протокола необходимо делать с применением полуторного межстрочного интервала. Заполнением данного документа занимается ответственный секретарь. Он подписывает протокол и в течение трех дней после завершения совещания передает его на подпись председателю. Подписи должны быть отделены от текста тремя полуторными интервалами. При этом должность печатают от левого края, а последняя буква фамилии сотрудника, подписывающего протокол, должна быть ограничена правым полем документа. Регистрируется протокол совещания в день сбора подписей.

2.

Выписка из протокола

Выписка из протокола — это копия его части.

Ее готовят в тех случаях, когда необходимо уточнить информацию по какому-либо конкретному вопросу, поднимаемому на совещании.

В выписке указывают вводную часть протокола, вопрос, по которому он оформляется, и решение, принятое коллективом. Выписку готовит и подписывает только секретарь. Также на документе он ставит надпись «Верно», что подтверждает достоверность указанной в нем информации.

Заверяется протокол от руки, при этом указывается должность, фамилия и инициалы, дата выписки, а также подпись заверяющего. Иногда выписки из протоколов используют, чтобы довести до сведения персонала решения, принятые по тем или иным вопросам деятельности организации. Для этого секретарь в течение двух дней после совещания готовит выписки и рассылает их по соответствующим структурным подразделениям предприятия с целью осведомления ответственных исполнителей.

Такие выписки также подписываются секретарем. Если выписки направляются сторонним организациям, то помимо подписи на них ставят фирменную печать.

Подлинники протоколов секретарь подшивает в дела. Они сортируются в зависимости от типа совещаний.

Например, выделяют «Протоколы общих собраний трудового коллектива», «Протоколы совещания собрания акционеров», «Протоколы заседания экспертной комиссии» и другие. Данные документы располагаются в хронологическом порядке в рамках одного календарного года.

Скачать образец протокола совещания. Что представляет собой протокол оперативного совещания

Такие собрания имеют следующие особенности:

  1. Состав участников строго регламентирован.
  2. Длительность небольшая.
  3. Проводятся с определенной периодичностью, например, раз в месяц.
  4. Темы и вопросы, обсуждаемые на нем, однотипны.

Протокол оперативного совещания готовится по тому же плану, что был рассмотрен выше. Секретарь имеет возможность заранее подготовить шаблон документа, так как вопросы для обсуждения даны изначально.

Благодаря этому сам протокол оформляется уже в ходе проведения мероприятия и сразу подается на подпись руководству. Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания

Исследования показывают, что руководители предприятий тратят на организацию и проведение совещаний от 10 до 50 % своего рабочего времени.

Для того чтобы сократить этот показатель, необходимо придерживаться следующих правил: 1. На совещание необходимо выносить только те вопросы, которые требуют коллегиального рассмотрения и не могут быть решены в рабочем порядке.

2. Важно ограничивать круг сотрудников, приглашенных на собрания.

Если мероприятие, в котором принимают участие 10 человек, идет около часа, то увеличение числа работников вдвое приведет к прямо пропорциональному увеличению длительности совещания. 3. Информацию, необходимую для проведения переговоров, следует готовить заранее. Отчеты, раздаточный материал, графики, таблицы, сводки, аудио и видеофайлы, презентации должны составлять конкретные специалисты.

Их наличие и готовность необходимо проверять секретарю. За несколько дней до совещания следует:

  1. собрать все материалы в электронном виде;
  2. составить перечень материалов, необходимых для обсуждения тех или иных вопросов, путем проведения опроса запланированных докладчиков;
  3. на бумажных носителях собрать тексты докладов или краткие тезисы по ним.

4.

По каждому вопросу, выносимому на обсуждение, должен быть назначен один ответственный сотрудник. 5. На совещаниях не следует устраивать разборки по поиску виновных лиц. Основная цель — найти решение вопроса или проблемы, а не разоблачить чью-то ошибку.

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

  • Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
  • Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
  • Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
  • Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.
  • Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании. Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

  1. Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.
  2. Тему совещания нужно определить заранее. Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.
  3. Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом. Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.
  4. До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.
  5. Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий. Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол — от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы.

Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью

«Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность»

. Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов.

Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления.

Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо.

Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола. ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ!

| Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость

Как составляется протокол совещания

  • /
  • /

Совещания проводятся в большинстве организаций вне зависимости от формы собственности. На них сотрудники и руководители обмениваются информацией по текущим вопросам, принимают оперативные решения.

Чтобы такое мероприятие проходило с максимальной эффективностью, ведётся протокол совещания. Этот документ имеет одновременно информационную и распорядительную функцию: в нём фиксируются сведения о поднятых вопросах и принятых решениях.

Содержание статьи Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола.

Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.

Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи.

Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа. Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря.

Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям.

Обратите внимание! Доклады и вопросы не нужно записывать слово в слово.Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника.

На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования.

Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

  • Обязательные реквизиты:
  1. вид документа с указанием мероприятия;
  2. наименование организации;
  3. дату и номер;
  4. место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

  • Список присутствующих и их роли.

    Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;

  • Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:
  • Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
  1. Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию.

    Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников.

    Указываются сроки выполнения заданий.

  2. Слушали.

    Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;

  3. Выступили.

    Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;

Обратите внимание!

Если по решению проводится голосование, то следует записать количество голосов «за», «против» и воздержавшихся без указания фамилий.

  • В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания.

Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации.

Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей. Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

  1. Стабильный состав участников;
  2. Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
  3. Практически неизменные темы и вопросы;
  4. Короткая длительность.

Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания. Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться.

Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее. Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.

Протокол оперативного совещания образец При решении вопроса о хранении протоколов, секретарь должен изучить внутренние документы организации.

Так, протоколы совещания совета директоров или общего собрания акционеров акционерного общества должны храниться постоянно.

Документы находятся по месту расположения постоянно действующего органа организации.

Такой порядок установлен в постановлении ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.2003 г., в котором содержатся нормы, регулирующие правила и сроки хранения некоторых документов в акционерных обществах. Обычно протоколы различных собраний хранятся 3 или 5 лет, после чего сдаются в архив и уничтожаются в соответствии с инструкциями.

Протокол совещаний – это не элемент ненужной бюрократии. Он помогает участникам собрания не забыть повестку дня и выполнить поручения руководителя в срок. Сегодня существуют электронные ресурсы для оперативной подготовки и рассылки подобных документов.

Поэтому секретарь может быстро и в удобном виде представить готовую версию протокола всем заинтересованным лицам. Бланк протокола совещания Протокол совещания при директоре

Протоколы

Очистить Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ.

В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть. Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур.

К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь.

Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания. Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий.

Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения.

Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем.

Все эти проблемы и решает протокол.

Он твердо фиксирует все необходимые сведения.

Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ. Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Документ будет актуальным при возникновении конфликтов.

Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах.

Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.

Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания.

Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно.

Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.

подразделяются на эти разновидности:

  1. Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. Документ предполагает дословное отражение процесса обсуждения.
  2. Полные. Подробно фиксируют вопросы, решения и ФИО участников мероприятия. В документе также отражается содержание доклада, предмет выступлений.
  3. Краткие. В них в краткой форме отражаются вопросы, поднятые в ходе обсуждения, принятые решения. В документ заносятся фамилии участников заседания. Актуален он тогда, когда проводится оперативное обсуждение.

Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения. Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:

  1. Текст документа: название, само «тело» документа.
  2. Название компании.
  3. Название документа.
  4. Название коллегиальной структуры.
  5. Дата обсуждения.
  6. Подписи и визы.
  7. Номер протокола и место его составления.

Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная.

В вводной части фиксируются эти положения:

  1. Руководители обсуждения.
  2. Обсуждаемые вопросы.
  3. Приглашенные лица.
  4. Присутствующие на собрании.
  5. Лицо, которое вело протокол.

Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания. К протоколу предъявляются строгие требования.

Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения.

Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года.

Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей.

Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов. Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список.

В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.

Из протоколов часто делаются выписки.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+