Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Обязательные реквизиты для приказа по личному составу

Обязательные реквизиты для приказа по личному составу

Документы по личному составу

Стр 4 из 4 Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений. создаются в результате трудовых отношений, возникающих между организацией и сотрудниками.

К ним относятся: приказы по личному составу, заявления, анкеты, трудовые контракты, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, личные карточки и т.д. Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено Трудовым кодексом и другими нормативными актами.

Документы чаще всего не ГОСТированы по оформлению, обычно применяются унифицированные трафаретные формы документа. имеют длительные сроки хранения, они хранятся в сейфах, шкафах, отдельно от документов производственного характера. Приказ по личному составу Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение, увольнение, установление оклада, предоставление отпуска, отправка в командировку, поощрения, взыскания и т.д.).
Приказ по личному составу Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение, увольнение, установление оклада, предоставление отпуска, отправка в командировку, поощрения, взыскания и т.д.). Они являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы.

Остальные приказы являются приказами по общим вопросам.

Особенности приказов по личному составу 1. Приказ не ГОСТирован по оформлению.

2. Номер приказа пишется с буквой К, что означает «приказ по кадрам».

3. Заголовок – «По личному составу».

4. Констатирующей части в приказе может не быть. 5. Распорядительные пункты оформляются в следующем порядке: 1) прием на работу, 2) перевод или перемещение, 3) установление разрядов, категорий, 4) возложение временного исполнения обязанностей, 5) предоставление отпусков, 6) установление неполного рабочего дня, 7) увольнение и др.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ. 6. Каждому пункту дается основание (заявление, докладная записка, распоряжение и т.д.).

7. В пункте приказа о приеме на работу указывается оклад, должность, разряд, срок работы, при необходимости – вид работы (испытательный срок, временная, по совместительству), особые условия работы (материальная ответственность, неполный рабочий день и т.д.) 8. При переводе указываются вид и причины перевода, оклад, длительность перевода.

Дается ссылка на заявление сотрудника или на представление руководителя.

9. При поощрении дается ссылка на представление руководителя, при наложении взыскания – ссылка на докладную записку.

10. При предоставлении отпуска указывается общее количество календарных дней, дата ухода и возвращения, период, за который предоставлен отпуск. 11. При увольнении указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью ТК и дата увольнения, дается ссылка на заявление работника или на докладную записку.

12. Ф.И.О. пишется полностью. 13. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

14. Приказы вступают в силу с момента их подписания, кроме пунктов со своими сроками вступления в силу. 15. Нумеруются приказы в течение календарного года. 16. Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам.

17. Человек, ведущий кадровую документацию, обязан ознакомить каждого сотрудника с приказом.

Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», свою подпись и дату ознакомления. 18. Приказы оформляются на бланках формата А4 и хранятся 75 лет.

Состав реквизитов приказов по личному составу 1. Наименование министерства или ведомства, если есть.

2. Название организации. 3. Название вида документа – Приказ. 4. Дата и № приказа (К). 5. Место составления.

6. Заголовок – По личному составу. 7. Текст. Существует 2 варианта оформления текста: 1) пункты начинаются с глаголов. Глаголы пишутся заглавными буквами с абзаца и занимают отдельную строку.

Затем с новой строки – Ф.И.О. сотрудника (полностью) и далее – текст; 2) пункты начинаются с Ф.И.О. (полностью), затем идет глагол (принять, уволить и т.д.), затем текст.

8. Основания пунктов. 9. Подписи. 10. Визы согласования заинтересованных лиц. 11. Подписи сотрудников, ознакомленных с приказом, и дата ознакомления.

12. Отметка о направлении в Дело.

Пример оформления приказа ОАО «Волга» Приказ 27.03.2012 г. №8-к По личному составу 1. Принять 1.1.

Игнатьеву Тамару Алексеевну начальником лаборатории с 28.03.2012 г. с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Игнатьевой Тамары Алексеевны.

1.2. Шишкину Зинаиду Ивановну бухгалтером с 28.03.2012 г.

с неполным рабочим днем – 6 часов с 9.00 час. с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Шишкиной Зинаиды Ивановны с визой главного бухгалтера. 2. Перевести 2.1. Замятину Светлану Николаевну, нормировщицу цеха, мастером этого же цеха с окладом 9000 руб. с 10.04.2012 г. Основание: заявление Замятиной Светланы Николаевны, докладная записка главного инженера.

3. Предоставить 3.1. Никитиной Нине Васильевне, экономисту, очередной отпуск с 06.04.2012 г. по 30.04.2010 г. на 24 дня за 2012 год. Основание: заявление Никитиной Нины Васильевны, график отпусков.

3.2. Камалову Рашиту Ренатовичу, слесарю цеха №2, учебный отпуск на 15 дней с 10.04.2012 г.

по 25.04.2012 г. для сдачи экзаменационной сессии в академии.

Основание: заявление Камалова Рашита Ренатовича, справка-вызов на сессию в ИНЭКА. 4. Уволить 4.1. Шарафуллину Лейсан Фанисовну, бухгалтера, с 10.05.2012 г. по собственному желанию. Основание: заявление Шарафуллиной Лейсан Фанисовны. 5. Командировать 5.1. Губанову Евгению Александровну в Москву в Академию наук на 3 дня с 15.04.2012 г.
5. Командировать 5.1. Губанову Евгению Александровну в Москву в Академию наук на 3 дня с 15.04.2012 г.

по 18.04.2012 г. для предоставления научной разработки. Основание: распоряжение главного энергетика.

Директор завода (подпись) М.О. Маслов Визы: Гл. инженер (подпись) В.В. Сидоров Гл. бухгалтер (подпись) П.П.

Петрова С приказом ознакомлены: Подписи: Расшифровка подписей (Ф.И.О): Дата ознакомления с приказом Выписка из приказа Часто из приказов делаются выписки. Выписка из приказа – это копия части документа.

Реквизиты выписки: 1. Наименование министерства или ведомства.

2. Название организации. 3. Название документа – Выписка из приказа. 4. Дата и № приказа (К). 5. Заголовок – По личному составу.

6. Пункт приказа, который необходим.

7. Подпись (должность лица, подписавшего приказ, подпись, расшифровка подписи). 8. Заверительная надпись. Состоит из слова «ВЕРНО», включает наименование должности заверителя, его подпись, расшифровку подписи и дату. Пример ОАО «Волга» Выписка из приказа 27.03.2012 г.

№8-к По личному составу 2. Перевести 2.1.

Замятину Светлану Николаевну, нормировщицу цеха, мастером этого же цеха с окладом 9000 руб. с 10.04.2012 г. Основание: заявление Замятиной Светланы Николаевны, докладная записка главного инженера. Директор завода (подпись) М.О. Маслов Верно Инспектор ОК (отдела кадров) (подпись) И.И. Иванов Дата Заявление Заявление– это документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.

Иванов Дата Заявление Заявление– это документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др. Заявление пишется от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, принятом на данном предприятии.

Заявление имеет следующие реквизиты: 1) адресат (кому); 2) отправитель (в родительном падеже) – Ф.И.О., должность, адрес; 3) заголовок – «заявление» – пишется с маленькой буквы, посередине, без точки; 4) текст; 5) подпись; 6) дата.

Заявление о приеме на работу. Пишется на формате А4, помещается в Личное дело работника.

Имеет визу непосредственного начальника и резолюцию главного руководителя. Заявление поступает в отдел кадров, затем издается приказ.

Заявление о переводе. Указывается занимаемая на данный момент должность и причины перевода. Остальное – то же. Заявление о предоставлении отпуска (учебного, по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.д.) должно содержать в тексте указания на соответствующие документы (справка с места учебы, больничный лист, справка из поликлиники), без чего решение вопроса невозможно.

Документы предоставляются вместе с заявлением. Трудовой контракт Трудовой контракт (трудовой договор) – это соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому порядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством и соглашением сторон. Согласно Трудовому кодексу трудовой договор не может быть устным.

Если срок действия контракта не оговорён, он считается заключенным на неопределенный срок (т.е. бессрочным). Контракты заключаются: – на неопределенный срок (постоянную работу); – на определенный срок (не более 5 лет); – на временное выполнение определенной работы. Если по окончании срока ни одна из сторон не потребовала расторже­ния срочного трудового договора, и работник продолжает работу, договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор включает следующие условия: – место работы (предприятие, адрес); – конкретная работа по профессии, должности; – дата начала работы (и ее окончания – для срочных договоров); – оплата труда; – обязанности предприятия по охране труда.

Также могут иметься и дополнительные условия: – испытательный срок; – совмещение профессий; – дополнительный отпуск; – повышение квалификации; – соблюдение коммерческой тайны; – материальная ответственность; – любые вопросы труда, социально-бытового обслуживания и т.д.

Контракты составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем и работником, заверяются печатью. Хранятся трудовые контракты 75 лет (или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу). Трудовая книжка Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на предприятиях независимо от формы собственности и только по месту основной работы.

Трудовые книжки ведутся на предприятиях независимо от формы собственности и только по месту основной работы.

Лицо, поступающее на работу, сдает трудовую книжку в отдел кадров. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Трудовая книжка заводится на работников, проработавших более 5 дней.

Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся: 1) сведения о работнике (Ф.И.О.

полностью, дата рождения, образование, профессия, специальность); 2) сведения о работе (прием, перевод, увольнение); 3) сведения о награждениях и поощрениях; 4) сведения об открытиях, изобретениях и т.д.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся. Вкладыш к трудовой книжке.Если в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее вшивается вкладыш, на нем указывается серия и номер книжки.

Дубликат трудовой книжки. Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «дубликат», в правом верхнем углу. Все записи восстанавливаются на основании приказов или подтверждающих документов.

Если трудовая книжка пришла в негодность, администрация также выдает дубликат.

В верхнем углу пишут «взамен выдан дубликат», книжку возвращают владельцу. Внесение изменений в записи трудовой книжки.

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производится администрацией на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, диплом об образовании) со ссылкой на номер и дату этих документов.

Изменения пишут на титульном листе.

Ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки.

Например,

«Фамилия изменена на основании свидетельства о браке»

, номер свидетельства, дата, подпись должностного лица, печать.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивания не допускаются. Чтобы внести изменения, после неверной записи пишут: «Запись за №___ недействительна», и далее – правильный вариант.

Выдача трудовых книжек при увольнении.

Администрация обязана выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается зарплата. Пересылка трудовой книжки по почте.

Допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается ближайшим родственникам. При получении трудовой книжки при увольнении, работник должен расписаться в личной карточке Т2 и в книге учета трудовых книжек. Личное дело Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован. В личное дело помещаются документы в такой последовательности: 1) внутренняя опись документов (содержание); 2) дополнения к анкете (к личному листку по учету кадров); 3) заявление о приеме на работу; 4) личный листок по учету кадров (анкета с фото); 5) трудовой договор; 6) приказ о приеме на работу (копия или выписка); 7) документы об образовании (копии); 8) автобиография; 9) характеристики и рекомендательные письма, а также документы, подтверждающие изменения биографических данных.

Личное дело ведется в одном экземпляре. Личные дела уволенных сдаются в архив, при этом все страницы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу и добавляется лист-заверитель, который служит для учета количества листов в деле.

Рекомендуем прочесть:  Приказ закрепление оружия в чопе

Автобиография Автобиография – это документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Автобиография пишется собственноручно в одном экземпляре в произвольной форме, без исправлений, в хронологической последовательности.

Реквизиты автобиографии: 1) название документа; 2) текст: Ф.И.О., дата рождения, образование (где и когда учился, в каком учебном заведении), начало трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес; 3) дата; 4) подпись и ее расшифровка. Резюме Резюме – это документ, содержащий сведения биографического характера и предоставляемый лицом при трудоустройстве.

Реквизиты резюме: 1) название (резюме); 2) дата; 3) Ф.И.О.

полностью; 4) адрес, телефон; 5) текст; 6) подпись. Текст должен содержать следующие разделы: 1. Цель резюме – место, на которое претендует составитель.

2. Образование. Сначала указывается высшее образование, ВУЗ, дата окончания, специальность.

Затем в обратном порядке другие виды образования – до года окончания школы.

3. Трудовая деятельность. Перечень составляется от настоящего времени и до школы. 4. Специальные знания, имеющие значение в будущей работе (английский, компьютер, права). 5. Семейное положение, дети. Характеристика Характеристика– это документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Реквизиты характеристики: 1) название; 2) текст; 3) подпись; 4) дата; 5) печать. Характеристика составляется в двух экземплярах.
4 

Приказ по личному составу

10632 Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству.

Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

ФАЙЛЫ Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  1. при наложении дисциплинарных взысканий;
  2. при награждениях и поощрениях;
  3. при переводе на другую должность и т.д.
  4. при приеме на работу и увольнении сотрудников;

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы. Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана).

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ. После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица. Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации.

Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ. В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании. Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа. При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  1. наименование организации, в которой он издается.
  2. его номер и дата составления;
  3. название документа;

Далее идет основная часть:

  1. суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  2. дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  3. обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  4. основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, или ).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо). Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е.

печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом). Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов. После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Составляем приказы по личному составу правильно

Вы здесь Опубликовано 2007-08-25 08:28 пользователем HRTrud «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2008, N 5 Слушатели семинаров по делопроизводству часто задают вопросы, касающиеся составления различного рода приказов. Среди них типичными являются вопросы о том, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие — по основной деятельности, какие государственные стандарты устанавливают требования к оформлению приказов, обязательно ли применение унифицированных форм приказов и др.

На эти и другие актуальные вопросы кадровиков дает ответы данная статья.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа в управленческой деятельности организации.

Он издается для решения основных и оперативных задач. По юридической природе приказ может быть как актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так и актом применения норм права. В делопроизводстве принято разделять два вида приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ по основной деятельности — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия, для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе решения задач, возложенных на организацию, или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления. Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления.

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности.

К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст.

6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд.

10 Перечня). Так как приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то оформляться они должны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» (М., ВНИИДАД, 2003). В соответствии с указанным ГОСТом приказ оформляется на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием вида документа «Приказ» (см. Приложения к ГОСТу). В 2004 г.

Госстандарт утвердил унифицированные формы большинства приказов по личному составу.

Текст таких приказов представлен в табличной форме и имеет ряд отличий от традиционного способа их оформления. Например, в соответствии с требованиями приказы оформляются не на несколько распорядительных действий, а на одно: отдельный приказ о приеме на работу, отдельный — о переводе, увольнении, командировании. Приказы, не вошедшие в разработанный унифицированный комплекс документов, в целях внесения единообразия в оформление желательно оформлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Следует также учитывать, что приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации (ТК РФ) и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов: — наименование организации — автора документа; — наименование вида документа — «Приказ»; — дата и номер приказа; — место издания; — заголовок к тексту; — текст (распорядительная часть и основание издания); — подпись; — визы согласования; — отметка об ознакомлении с приказом работника; — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Также хотелось бы отметить, что организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Приказы подписывает руководитель организации. В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя.

Так, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536) говорится: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»).

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя. Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания).

Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая проставляется в заголовочной части приказа (ГОСТ Р 6.30-2003).

Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу.

В ч. 2 ст. 67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

Таким образом, трудовой договор, оформленный, например, 24 декабря, в котором указывается, что работник приступил к работе 22 декабря, имеет обратную силу (в данном примере — двухдневный период).

Так как основанием для издания приказа является именно трудовой договор, то приказ также будет иметь две даты: дату подписания 24 декабря (она же — дата, указанная в заголовочной части) и дату начала работы 22 декабря, указанную в тексте документа.

Пример записи в трудовой книжке (рис.

1). Пример записи в трудовой книжке 1 2 3 4 12 22 12 2007 Принят в отдел снабжения на должность инженера Приказ от 24.12.2007 N 121 л/с Рис. 1 Так же решается вопрос и в случае с несвоевременным оформлением перевода работника.

Но в случае увольнения приказ обратной силы иметь не может. Например, работник написал заявление 02.12.2007 с формулировкой:

«Прошу уволить меня по собственному желанию 02.12.2007»

и руководитель подписал ему заявление, то приказ не может быть издан 03.12.2007, а только более ранней датой, например 31.11.2007. Правила регистрации приказов Регистрационный индекс документа, как правило, включает в себя несколько элементов.

Основным элементом индекса является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например 28-к или 12 л/с (личный состав).

Поскольку приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.п., имеющие временные сроки хранения, — в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений (N 15-к, N 11-о). Печать на приказах Законодательные и иные нормативные акты не содержат какой-либо информации о заверении приказов печатью организации или иной печатью.

Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять приказы (распоряжения) по личному составу печатью. Унифицированные формы приказов (распоряжений), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

, также не содержат указаний на необходимость заверения приказов печатью.

Однако копии приказов, помещаемых в личное дело сотрудника, должны быть заверены отметкой «О заверении копии» с последующим проставлением на ней печати, так как личные дела в случае передачи документов на государственное хранение будут храниться вне организации.

Оформление виз на приказах Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа ниже реквизита «Подпись». Визы могут оформляться и на отдельном листе бумаги — листе согласования.

В этом случае, в том месте на приказе, где должны были располагаться визы, указывают: «Лист согласования прилагается».

Виза оформляется следующим образом. Собственно слово «Виза» не пишется, а указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата согласования.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом Отметка об ознакомлении с документом служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения сотрудника и начинается словами: «С приказом ознакомлен». Отметка включает личную подпись сотрудника, ее расшифровку и дату, проставленную от руки.

В унифицированных формах приказов по личному составу (о приеме на работу — Т-1, переводе на другую работу — Т-5, предоставлении отпуска — Т-6, прекращении трудового договора — Т-8, направлении работника в командировку — Т-9 и о поощрении — Т-11) содержится реквизит «Виза ознакомления работника». В числе других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания, на котором данная виза проставляется обязательно, т.к. согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания.

Что касается других неунифицированных приказов, то в законе нет прямого указания об ознакомлении с ними работников в письменной форме. Однако в связи с тем, что в приказах по личному составу затрагиваются принципиально важные для работника вопросы (например, присвоение разрядов, изменение анкетно-биографических данных и т.д.), представляется целесообразным предусматривать визу ознакомления работника в каждом приказе. Отметку об ознакомлении с документом располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой или оборотной стороне документа.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Начальник отдела кадров Начальник юридического отдела │ │ │ │ личная подпись А.В.

Федоров личная подпись А.Ю. Мамонов │ │ │ │ Дата Дата │ │ │ │ │ │ Начальник отдела безопасности Начальник отдела технического │ │ обслуживания │ │ │ │ личная подпись М.А. Свистунов личная подпись Г.В. Жигунов │ │ │ │ Дата Дата │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Рис.

2 Доведение приказа до исполнителей Законодательством не предусмотрена конкретная форма доведения приказа до исполнителей.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Л.Доронина К. э. н., доцент кафедры ДиДОУ ГУУ Подписано в печать 25.04.2008 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как оформить приказ по личному составу

Мотрой Алена Автор PPT.RU 3 апреля 2021 Приказ по личному составу — это распоряжение руководства предприятия, в котором фиксируется один из рабочих моментов, касающихся персонала.

Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность — все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации. Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия.

Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение.

Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок.

Особенно важно учесть, что ознакомление работников с приказами по личному составу обязательно.

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

  1. поощрение или дисциплинарное взыскание с работника ().
  2. прием на работу ();
  3. перевод на другую работу или должность ();
  4. предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска ();
  5. расторжение трудового соглашения ();
  6. отправление в командировку ();

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители. В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов.

С 2013 года власти отказались от обязательности их применения.

То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов.

Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе.

В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников. Наименование документа, приказа Номер формы Т-1 (Т-1а) Т-5 (Т-5а) Т-6 (Т-6а) Т-8 (Т-8а) Т-9 (Т-9а) Т-11 (Т-11а) Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые.

Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ.

Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:

  1. мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
  2. прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
  3. зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
  4. технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.
  5. дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
  6. регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;

Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.

Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте.

Окончание срока действия приказа может быть связано с наступлением определенных событий и календарной даты: истечением периода действия, отменой, принятием иного локального нормативного акта, делающего предыдущий неактуальным.

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа.

В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений.

Ознакомление работника с такими актами обязательно. Корректировки чаще всего вносятся в результате:

  1. изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
  2. изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.
  3. изменений в действующем законодательстве;

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели. Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом.

В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить. Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.

Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто. Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:

  1. о направлении в командировку;
  2. о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
  3. о приеме на работу;
  4. о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
  5. о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

№ п/п Дата приказа Номер приказа Вид приказа Ф.И.О. сотрудника Таб. номер Основание … … … … … … … 16 23.01.2019 15-у увольнение Петрова Ирина Сергеевна 3 Заявление работника от 17.01.2019 17 20.04.2019 3-п перевод Альбертов Игнат Дмитриевич 14 Допсоглашение № 2 от 19.04.2019 к трудовому договору № 3 от 15.11.2016 18 10.05.2019 31-к прием Григорьев Василий Матвеевич 17 Трудовой договор № 6 от 10.05.2019 Как показывает образец журнала регистрации приказов по личному составу, вести его очень просто. Но данные в нем должны быть точными и достоверными.

Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.

Книга учета приказов должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности позволят надежно сохранить кадровую документацию, которая может понадобиться не только в период работы сотрудников, но и после их увольнения.

Что касается хранения приказов, то, согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится несколько периодов длительности хранения:

  1. 5 лет работодатель должен обеспечивать сохранность приказов о командировании сотрудников, информацию о приеме, распределении, перемещении, учете работников;
  2. 75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.
  3. 3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации;

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+