Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них образец заполнения

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них образец заполнения

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них образец заполнения

Журнал учета трудовых книжек (образец)

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 13 июня 2020 г. Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.

При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Скачать бланк книги учета трудовых книжек За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства ():

  1. на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  2. на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  3. на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Книга учета движения трудовых книжек

/ Документ: Скачать Скачать Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет .

С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила). Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек. В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  • Выдача , если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  • Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  • Заполнение , если в книжке закончились страницы.
  • Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.
  • Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа: 1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам.

Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов. 3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п.

41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов. 4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  1. дату начала ведения журнала;
  2. количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  3. название документа;
  4. подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая. Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом: Порядковый номер столбца Содержание 1 Проставляется порядковый номер записи 2, 3, 4 Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ 5 Заполняется ФИО владельца трудовой книжки.

Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью 6 Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании.

Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.

Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка: с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»; с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером; с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков 7 Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания) 8 Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник 9 Заносятся реквизиты или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк 10 Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала 11 Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка. Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк 12 Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.

Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска) 13 В зависимости от ситуации:

  1. указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)
  2. заполняются реквизиты , направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  3. проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.
Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  • В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  • Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  • Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст.

5.27 КоАП РФ:

  1. предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.
  2. предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

Читайте более подробно: Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

    Похожие записи

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

» » » » Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников.

После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.Структура журнала выглядит следующим образом: Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты.
Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты.

Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным.

В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.Правила обязательны к исполнению.

В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника.

Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф. Рассмотрим назначение каждой графы:

  1. 7 – Должность работника.
  2. 5 – ФИО работника.
  3. 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.
  4. 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  5. 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  6. 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  7. 11 – Сумма, заплаченная работником за .
  8. 1 – Порядковый номер.
  9. 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
  10. 6 – Серия и номер трудовой книжки.
  11. 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.Помимо этого, существуют общие правила оформления:

  1. На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.
  2. Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
  3. Книга должна иметь плотную обложку.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица.

Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  1. Она используется до фактического ее окончания.
  2. Выполняется в твердой, плотной обложке.
  3. В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.
  4. Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  5. Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  6. Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  7. Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал.

Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным.

Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант.

При этом неверную информацию зачеркивать не стоит. Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно.

К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме.

Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]ООО “название организации”КНИГА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХНачата: “__” ____________ 20 __ годаОкончена: “__” ____________ 20 __ годаСтоимость данного документа зависит от многих факторов:

  • Вид обложки: твердый переплет либо мягкий картон.
  • Число страниц.
  • Использование ламинированной бумаги.
  • Шнуровка и опечатка книги.

В соответствии с правилами, книга должна быть опечатана, и иметь шнуровку. Обложка должна быть выполнена в твердом виде (подойдет и картонная обложка, для книги малой толщины) книгу, имеющую большое количество страниц, рекомендуется приобретать с твердым переплетом.

Книга большой толщины, с твердым переплетом, прошнурованная и пронумерованная обойдется организации в 300-500 рублей.Статья была полезна?0,00 (оценок: 0)

Загрузка.Понравилась статья?

Поделиться с друзьями:

Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Книга учета трудовых книжек — это документ, без которого нельзя правильно вести учет трудовых книжек, а это прямая обязанность нанимателя. В статье расскажем о том, как правильно его организовать и что будет при нарушении установленного порядка.

15 сентября 2020 Автор: Закуренко Светлана Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.

Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести. Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом.

Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки. Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред.

от 31.10.2016). За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст.

5.27 КоАП РФ)! Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель.

Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета.

Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа. Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

  1. основную часть, где и делаются записи.
  2. титульный лист;

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно.

Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги: Шаг 1.

Укажите порядковый номер (1) записи. Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их. Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже. Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник.

Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу.

Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно! Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10). Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей.

Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму. На этом заполнение заканчивается.

Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день. Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника. Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку.

Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления.

Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату.

Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма.

Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010. Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт.

Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет. Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность.

Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия.

В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом. Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Расписка в получении трудовой книжки при увольнении — это письменное подтверждение работником факта получения от работодателя на руки документа о его профессиональном стаже.

Обязательно ли составлять расписку?

Какими нормативными актами она регламентирована? Как правильно составить? Ответы в статье. 17 октября 2020 Приказ на отпуск по беременности и родам — это официальный документ, который является основанием, чтобы сделать законный перерыв в работе и получить выплаты.

22 октября 2020 Платежка по транспортному налогу в 2020 году — это унифицированная форма документа, которая предназначена для расчетов с бюджетом по транспортному налогу. В статье расскажем, как правильно его заполнить. Актуальный образец платежки транспортного налога в 2020 году можно скачать в конце статьи.

14 января 2020 Положение о служебных командировках — это утверждаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством документ, определяющий особенности направления сотрудников в поездки по заданию нанимателя.

Расскажем о том, как разработать положение о командировках на 2020 год.

2 октября 2018 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Трудовая книга.

Учет движения трудовых книжек и вкладышей

4933 Содержание страницы Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя.

Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек.

Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом. Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов.

Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах.

Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов. Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь.

В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  1. оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
  2. составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи. Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  1. прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
  2. пронумеровать по возрастающей;
  3. облачить журнал в жесткий переплет;

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя. В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

  1. столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  2. столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник ();
  3. колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  4. столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  5. колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  6. столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  7. в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
  8. графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
  9. колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  10. в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;

ФАЙЛЫ В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа.

Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям. Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте. Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных.

Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

  1. перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
  2. оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

  1. полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.
  2. на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

Вы здесь Опубликовано 2014-08-08 23:30 пользователем OP Существуют Правила по ведению и хранению трудовых книжек, изготовлению бланков для них и обеспечению ими работодателей.

Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек. Чтобы документ содержал достоверную информацию, нужно знать, как правильно заполнить книгу движения трудовых книжек.

Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме. Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении.

Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.

Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы. Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей.

Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство. Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше. Вследствие этого было внесено незначительное изменение: две графы, которые до этого момента отражали информацию о том, сколько в рублях и копейках было получено с претендента за бланк трудовой книжки при ее первоначальном оформлении или за бланк вкладыша, были объединены в общую графу с записью о сумме в рублях.

При всем этом книга отличается от прочих учетных форм существенной особенностью. Книга движения трудовых книжек заполняется не на протяжении всего календарного года, как многие формы по учету документации, а до того момента, как все ее страницы будут использованы по назначению, поэтому ведется несколько лет. Проблема решается иным способом, если в организации велся учет в книге по произвольной форме.

В таком случае книгу, которая не соответствует официально установленной, нужно закрыть, при этом дается пояснение о причине прекращения ее ведения и делается пометка об общем количестве зарегистрированных в документе трудовых книжек всех работающих в организации.

После проведения этой процедуры начинается учет по строго установленной форме. Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена.

Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.

В журнал по учету движения трудовых книжек должна быть занесена следующая информация:

  1. о трудовых книжках и их вкладышах при трудоустройстве в первый раз в данную организацию, а также пометки о вкладышах, которые выдаются на протяжении работы в этой компании.
  2. о трудовых книжках, отданных в кадровую службу сотрудниками при устройстве на работу}

Если работником были предоставлены вкладыши с предыдущего места работы, то вносятся данные только о трудовой книжке. Графы в книге по учету документации заполняются в соответствии с установленными правилами.

  • В первой графе должны находиться данные о регистрационных номерах как книжки, так и ее вкладышей. Обычно они регистрируются по очереди.
  • Во второй, а также третьей и четвертой должны быть пометки о дате приема на работу, а также дата заполнения бланков вкладыша и самой трудовой книжки. Прописываются и год, и число, и месяц.

Нужно заметить, что зачастую эти даты не совпадают по следующим причинам:

  1. если работник оформляется в первый раз, и дата о приеме на работу вносится позднее.
  2. если работник проработал в компании больше 5 лет}

Итак, прием на работу и дата, когда была заполнена трудовая книжка, могут не совпадать. Если произошла подобная ситуация, то рекомендуется записывать в журнал учета данные о дне приема на работу.

Дата вносится так же, как и в другие регистрационные формы и служебные документы: число и месяц прописываются арабскими цифрами, а год состоит из четырех.

  • Пятая графа содержит информацию о фамилии владельца трудовой книжки, его полном имени и отчестве. Не допускается запись инициалов.
  • В шестой графе делаются пометки о номере и серии трудовой книжки и, соответственно, ее вкладыша. Стоит заметить, что нужно внимательно отнестись к тому, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек в таких случаях:
  1. работник сам предоставил документ.
  2. работник оформляется впервые}

Работники в возрасте могут предъявить документ старого образца, в котором отсутствуют серия и номер. Чтобы пустая графа не была воспринята как небрежность и невнимательность при заполнении журнала, в ней ставится прочерк.

Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным. Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.

Нужно быть внимательным при оформлении книжки впервые, так как она должна быть зарегистрирована в соответствующей книге по приходу и расходу.

Использование неоприходованного бланка трудового документа недопустимо, ведь их серия и номер должны быть занесены в специальную книгу.

  • Седьмая графа несет в себе информацию о должности, на которую заступает работник. Пометка делается с учетом штатного расписания организации. Сначала указывается при заключении договора, а затем во всех документах по учету труда и его оплаты:
  1. личная карточка сотрудника}
  2. трудовая книжка.
  3. приказ о приеме на работу}
  4. документ учета рабочего времени}

Также вместо профессии может быть записана конкретная рабочая функция.

  • Девятая графа содержит записи о дате и номере документа, на основании которого был принят работник. К примеру, протокол совещания участников общества с ограниченной ответственностью, распоряжение или же приказ о приеме на работу. Запись имеет место лишь при регистрации трудовых книжек (как предъявляемых сотрудником, так и при оформлении первый раз). Информация о регистрации вкладыша неприемлема в данной графе, поэтому никаких ссылок на приказ не должно быть, ставится прочерк.
  • В содержание одиннадцатой графы должны быть внесены пометки о сумме, которую отдал работник за бланк трудовой книжки или вкладыша. Правила хранения и ведения трудовых книжек не прописывают конкретную цифру, но указывают, что при осуществлении выдачи трудового документа или вкладыша работодатель берет с работника определенную плату, которая рассчитывается с учетом расходов на ее приобретение. Данный столбец заполняется тогда, когда работник устраивается впервые. В остальных вариантах принято ставить прочерк, показывая таким образом, что деньги с сотрудника не были приняты.
  • В восьмой графе принято записывать подразделение компании, куда принят на работу сотрудник. В случае, если организация сложно структурирована, то во избежание путаницы и ошибок записывается не только подразделение, где будет выполнять свои функции работник, но и вышестоящий орган, в составе которого находится предыдущий.
  • В десятой графе должна быть поставлена подпись лица, которое приняло у работника трудовой документ или оформило его впервые. Подпись собственноручная и обычно принадлежит сотрудникам кадрового отдела организации.

Также, если организация имеет возможность выдавать трудовые книжки и их вкладыши бесплатно, и это зафиксировано в правилах внутреннего распорядка, то в одиннадцатой графе ставится прочерк, который будет свидетельствовать о том, что в данной компании эта информация не вносится.

  • Как двенадцатая, так и тринадцатая графа заполняется при увольнении работника. В двенадцатой указывается дата, когда сотруднику возвращается трудовая книжка, а в тринадцатой он оставляет свою подпись.

Если же в день увольнения работник не смог по каким-либо причинам забрать документ, то работодатель должен отправить работнику уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку или дать разрешение на то, чтобы она была отправлена по почте.

В таком случае в графах указывается:

  1. номер уведомления и дата}
  2. дата, когда была отправлена почтой трудовая книжка. Дополнительно нужно указать номера квитанций с почты, которые подшиваются в дело так же, как и копии отправленного уведомления.

Если за период работы сотруднику был выдан вкладыш, то он расписывается за него отдельно, ведь регистрация этого документа выделена отдельной строкой.

Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи.

Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ.

Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.

В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются. Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:

  1. В книге должна присутствовать заверительная надпись с пометкой цифрами и прописью о количестве пронумерованных прошнурованных страниц. По правилам ведения и хранения учетной книги заверяется она подписью руководителя компании, а не кем-то из работников кадрового отдела.
  2. Желательно переплет книги прошить нитками или подобрать твердую оболочку, так как данный журнал ведется достаточно долго, а потом длительное время находится в архиве организации.
  3. До того момента, как книгу начнут заполнять, нужно проследить, чтобы каждая ее страница была пронумерована.
  4. Книга должна быть опломбирована или иметь сургучную печать, которая захватывает часть листа бумаги, концы шнура, выступающие из-под него, и обложку. Если же вместо печати из сургуча использована пломба, то она может быть поставлена на концы шнура. По правилам ведения и хранения книг по учету движения трудовых книжек не предполагается ставить оттиски печатей при заполнении документа.

После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек.

Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.

В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+