Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Какую бумажку нужно делать на сшитие документоы

Какую бумажку нужно делать на сшитие документоы

Какую бумажку нужно делать на сшитие документоы

Делопроизводство как сшить документы. Как правильно сшивать документы ниткою.

Требования сшивать документы.

Как правильно сшить документы и заверить

» Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам.

Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса.

Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.К сожалению, или счастью, но на сегодняшний день нет единого положения или закона, который поясняет, как правильно готовить документы для сшивки.

Прежде чем готовить какие-либо бумаги, нужно уточнить правила инстанции в которую направляетесь. Только так можно избежать ошибок при сшивке.

Согласно нормативам ГОСТа, папки шьются на 4 отверстия.

Такой вид сшивки считают основным.Однозначно, запрещено использовать для сшивки скотч, металлические скрепки, все виды клея. Прошивку проводят только ниткой по проколотым отверстиям.

Каждая государственная организация предъявляет свои требования.

К ним относится вид сшивания, заверения и т.д.

Наша статья поможет вам сориентироваться в видах сшивки, подскажет тонкости в подготовке папок с документацией.Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  1. Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.
  2. Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  3. Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  4. Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  5. Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  6. Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  7. Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  8. Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  9. Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.

Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность.Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см.

Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью читать тут.

Ширина между проколами и отступом стандартная.

Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий.

Прошивка проводится двойной нитью один раз.Действие 1Станками для хранения (сшивания) документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину. Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба. Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока (порядка 1 500 рублей за единицу).Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию.

Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до 5-8 сантиметров.Перед упаковкой документа рекомендуется разместить на станине специальный картон для упаковки, который будет играть роль переплёта.Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д.

Прошивка выполняется только один раз.

Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1,5-2 см. Правила сшивания документации нитью читать тут.

Техника сшивки документации по схеме 4 рассчитана на 11 действий.Действие 1Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела.

Обложки могут быть:

  1. длительного хранения
  2. стандартными
  3. нестандартными

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах.

Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет).

Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет).

А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила.

Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок.Правило 1. Предоставление сшивки в твердом переплете с надлежащим оформлением обложки.

Правило 2.

Лист/опись с названием вложенных документов. Его расположение сразу под обложкой.

Правило 3.

Листы складываются и нумеруются строго согласно описи.

Порядковый номер в описи и листе должны совпадать.Правило 4.

Предпоследняя страница в папке лист/заверитель.

В нем прописывают все особенности предоставляемой папки (поврежденные листы, возможные исправления).

Правило 5.

Последняя страница, на которую клеят фиксатор, идентична обложке.Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4. Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой.
Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.

Правило 7.

Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см.

Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.Важно! При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись.
Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись.

Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов).

Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров.

Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.Сшивка углом возможна только для первичной документации, например кассовых отчетов. Этот вариант подразумевает сшивку в левом верхнем углу.

  1. Концы нити, так же как и при стандартном варианте прошивки нужно оставить не менее 10 см.
  2. Прошивку повторяют дважды, после чего с тыльной стороны нужно завязать узелок.
  3. Шить начинают только с тыльной стороны.
  4. В завершении нить и узелок прячут под фиксатором.

Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

Данная техника прошивки позволяет использовать для сшивки ленту.

Уголки можно дополнительно защищать цветным картоном, либо плотной бумагой. Они гарантируют меньшую изнашиваемость документа.

Подробная инструкция по прошивке документов уголком предоставлена в видео ролике.

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).Такой работник организации именуется делопроизводителем.Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

  1. Подготовить нить длиной не менее 70 см.
  2. Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
  3. Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
  4. Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
  5. Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.

Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности.

Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки.

  • Обложка/лицевая часть.
  • Титул/опись.
  • Документы.
  • Обложка/тыльная часть.
  • Лист/фиксатор узелка.
  • Опись/заверитель.

Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше.

Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет. Схема 3 рекомендована для налоговых документов.

Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.После того, как завяжется узелок, необходимо наклеить лист/фиксатор — мини опись. Он может быть нескольких видов.

Желательно приготовить напечатанные заготовки заранее.

Предприниматели, которые не имеют печати, могут заверять подготовленную сшивку только подписью.

Для предприятий всех форм собственности обязательна оригинальная подпись и печать.

Их размещают так, чтобы захватить часть чистого листа.
Только так можно защитить сшивку от подделки документов.

Обратите внимание на ГОСТ. Использование любых оттисков не допустимо.

Заверять подготовленные документы можно только мокрой печатью и живой подписью.

Есть следующие способы сшивания документов:

  1. классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  2. с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
  3. посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  4. с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  1. обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  2. иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  3. ножницы.
  4. бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  5. канцелярский клей;
  6. плотные нитки (шпагат, шнур, лента);

Подводим итоги:Подготовка документации для сшивки требует определенных знаний.

Доверять такое ответственное дело человеку без должных навыков довольно рискованно. В некоторых случаях возврат документов на доработку может принести немало хлопот. И дело тут вовсе не в репутации предприятия, а в проверках и штрафах.

Зачастую, при обнаружении ошибок налоговая инспекция требует оригиналы, либо выезжает на проверку.В таком деле важно все, нитки для шитья, прозрачность фиксатора на тыльной стороне сшивки, аккуратность сборки.

Всегда уточняйте у инспектора о правилах сшивки.

У каждой организации могут быть свои правила, которые несколько отличаются от стандартов.Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей.

Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты.

Их гораздо легче хранить и систематизировать.Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы.

Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

  1. Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
  2. Нотариально удостоверенные копии и переводы;
  3. Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
  4. Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
  5. Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
  6. Архивные (включенные в дела для передачи в архив);

Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.( 2 оценки, среднее 5 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Все о бизнесе

Как сшивать документы

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают.

Это занятие требует аккуратности и внимательности.

и что для этого нужно — расскажем в нашей статье. Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  1. ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
  2. Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
  3. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  1. счета — фактуры;
  2. ведомости по заработной плате;
  3. штатное расписание;
  4. приказы личного и общего состава;
  5. акты выполненных работ;
  6. накладные;
  7. путевые листы;
  8. авансовые отчеты;
  9. другие документы.
  10. кассовая книга;

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы.

Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело».

Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4.

Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений. Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется.

Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать. Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома.

Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать. Есть следующие способы сшивания документов:

  1. с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
  2. с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  3. классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  4. посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  1. бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  2. обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  3. ножницы.
  4. канцелярский клей;
  5. плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  6. иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов.

С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать.

Во всех способах будет меняться только схема сшивания.

Сам порядок действий одинаков. Подготовка документации состоит из:

  1. оформления обложки документа.
  2. заполнения описи;
  3. сшивания документации в одну папку;
  4. нумерации;
  5. систематизации документов;

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет.

Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело.

На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения.

Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа.

Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу. Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  1. 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  2. 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  3. 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
  4. 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  5. 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  6. 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным. Автор статьи: Екатерина Могучая Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Как правильно подшивать документы?

25 мая 2018СодержаниеВсем привет!

Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов.Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье.На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив.

К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации.

В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот.

В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом.

В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.Данную процедуру можно условно разделить на несколько этапов:• Документация должна пройти обязательную проверку на правильность ее распределения на соответствующие группы документов;• Необходимо правильно начинать подшивать документы;• Проверка нумерации страниц документов;• Требуется соответствующим образом оформить надпись сопроводительного характера;• Обязательно произвести внутреннюю опись всех документов;• Корректировка реквизитов, указываемых на переплете (при необходимости). Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков.

Во всех этих случаях изменения необходимо фиксировать на переплете;• Проведение описи документов, которые находятся на оформлении.Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет.Помимо этого, разрешается:• Не систематизировать документацию;• Не проводить нумерацию всей документации;• Отказаться от использования заверительной надписи;• Отказаться от прошивки документации.Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство – весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления.

Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства.

Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря 2009 года.Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов. Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы.

Эти сроки напрямую зависят от типа документации:• 75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу;• 75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица);• 20 лет хранится патентная документация на изобретения;• 20 лет отлеживается документация, связанная с капитальным строительством;• 20 лет архивируется документация, связанная с осуществлением конструкторской деятельности;• 15 лет должны находиться на хранении различного рода научные труды и изыскания;• 5 лет пребывает на хранении вся архивная документация организации, деятельность которой связана с сельским хозяйством;• 5 лет находится на хранении различного рода документация, связанная с кино- и фотодеятельностью;• 3 года – фото- и видеодокументация.В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия.Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений.

Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием (по каким бы то ни было причинам), то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации. А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия.Документы, подлежащие прошивке:В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц. Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера.

Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться.Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации.

Затем документацию опечатывают.В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения.В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально.Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид. На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано.После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка.

Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя.Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись. Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи.

Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело.

Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала 250 штук.

Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив. В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до 250 листов.

В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки.В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола.

Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы.При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета.

После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается.

Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания.Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки.

То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе. Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет.На некоторых предприятиях используются специальную машинку – брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки.Следующий этап подготовки документов – их нумерация.

Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора. Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны.

При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком.Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. В этом случае толщина уже сшитой папки документов может достигать 10 сантиметров.Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол.После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы.

Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись.При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити.

Прошивка осуществляется через два отверстия.

После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка.

Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги.Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой.

В этом случае допускается использование дырокола.Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы. При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку.Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела.Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации.Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку.

Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела.Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс.

Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили.

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. на проверку.
  2. кадровые;
  3. архивные;
  4. бухгалтерские;

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
  2. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  3. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).

2. Комплектация.Подготавливаем комплект документов.

В пачке должно быть не более 250 листов.

Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист.

Все скрепки, булавки должны быть удалены.3.

Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом.

Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.

Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  2. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  3. При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
  4. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  5. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  6. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  7. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.

4.

Опись.Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  1. количество документов и подпись с указанием ФИО.
  2. организацию и название документа;
  3. подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
  4. дату подшивки и срок хранения;

Обратите внимание!

Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.Сшивать документацию можно многими способами.

Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства.

Вот несколько вариантов:

  1. При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
  2. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
  3. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
  4. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

  1. обложку;
  2. заверительный лист;
  3. ножницы и клей;
  4. иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
  5. дырокол (при необходимости).

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1.

Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.Обратите внимание!

Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.3.

Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.4.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.6.

Завязываем простой узел на изнаночной стороне.

Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.

Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.8.

Ставим печать и подпись.Важно!

Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.

Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс. По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует.

Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+