Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Как вести учет рабочего времени в простое

Как вести учет рабочего времени в простое

Как вести учет рабочего времени в простое

Справочник кадровика на время коронавируса: табель, больничные, увольнения, приказы

Кадровики и бухгалтеры в апреле столкнулись с проблемой — как учитывать в табеле нерабочие дни и оплачивать их работникам. Благодарим за продготовку статьи .Все по полочкам про нерабочие недели. Из-за пандемии коронавируса президент Владимир Путин своими объявил нерабочие дни с 30 марта по 30 апреля.

При этом оплата работникам должна быть сохранена. Однако в Трудовом законодательстве есть только выходные и нерабочие (праздничные) дни. Просто нерабочих нет. И поэтому непонятно, как эти дни показывать в табеле и рассчитывать зарплату.

Кроме того, у работников могут быть больничные, они могут захотеть уволиться и т.д. Руководитель организации издает приказ об объявлении нерабочих дней.

В приказе указываются конкретные нерабочие дни и, желательно, код для табеля, поскольку для такого случая он не предусмотрен нормативными документами. Норма рабочего времени в апреле остается прежней, поскольку нерабочие дни её не уменьшают. Если сотрудник работал удаленно, то в табеле ему ставится Я.

Если сотрудник работал удаленно, то в табеле ему ставится Я. Если же он не работал из-за объявленных нерабочих дней, то можно использовать специальный код. Мы предлагаем использовать НОД — нерабочие оплачиваемые дни.

Наличие в календарном месяце нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работникам. Работникам, оплачиваемым сдельно, за указанные нерабочие дни выплачивается соответствующее вознаграждение, определяемое локальным нормативным актом работодателя. Оплатить можно:

  1. в размере заработка за выработку объема продукции по норме;
  2. в размере среднего заработка;
  3. дневной части региональной минимальной заработной платы, а при её отсутствии — федерального размера МРОТ.

При расчете зарплаты за нерабочие дни нужно учесть постоянные доплаты, которые прописывают в трудовом договоре в размере за месяц, обычно в процентах от оклада.

Нужно учесть компенсационные надбавки и стимулирующие выплаты, если таковые установлены на предприятии. Не начислять можно переменные доплаты, например, премии за достижение плановых показателей за месяц, доплаты за работу в ночное время, сверхурочно, в выходные дни.

Работникам организаций, на которые не распространяется действие Указа, оплата производится в обычном, а не повышенном размере, так как нерабочий день не относится к выходным или нерабочим праздничным дням. Такие разъяснения . Однако работодатель может самостоятельно установить повышенную оплату труда или выплатить премию.

Заработную плату выплачивают в сроки, установленные локальными актами организации. В каждой организации должны быть установлены две даты, в которые работодатель выплачивает заработную плату.

В нерабочие дни сотрудники должны получить зарплату не позже установленных дат. Если организация должна продолжать работу в апреле согласно Указам президента, то работники обязаны выходить на работу.

Работодатель при этом должен принять все меры по обеспечению эпидемиологической безопасности сотрудников, а также организовать их доставку до места работы и обратно домой.

Если работник отказывается выходить на работу, значит ему оформляются прогулы.Простой может быть объявлен только в той организации, которая должна в апреле работать.

Работодатель должен все официально оформить в соответствии с законодательством (статьи , Трудового кодекса) и имеет право оплачивать время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Если простой был объявлен до принятия президентских указов по нерабочим периодам, то он продолжает действовать.

Отпуск, командировка, простой или временная нетрудоспособность продолжаются или заканчиваются независимо от нерабочих дней, на основании приказов руководителя или записи врача в больничном. Если на дату начала действия Указов Президента работник был в отпуске, командировке, в простое или болел, его статус не меняется. В табеле учета рабочего времени вы продолжаете ставить соответствующий код, например, ОТ, К, Б, НП и т.д.

Если работник с 30 марта по 30 апреля находится в отпуске, то отпуск на эти дни не продлевается.

По желанию работника работодатель имеет право предоставить отпуск на этот период.

Перенос запланированных ранее на этот период осуществляется по взаимному согласию работодателя и работника. В организациях, на которых распространяется режим нерабочих дней, и работники не работают, оформление прекращения трудовых отношений в этот период не осуществляется. Но это не значит, что работник не может уволиться по собственному желанию.

Ведь отдел кадров может работать удаленно. Можно договориться и принять заявление в электронном виде, а по окончанию периода нерабочих дней получить заявление с личной подписью работника.

Так же возможно расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон или в связи с истечением срочного договора.

Трудовую книжку можно отправить по почте, но только если есть согласие работника на это. Без письменного согласия отправлять нельзя!

«» :

  1. , обозреватель «Клерка», эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

Простой в табеле учета рабочего времени

Copyright: фотобанк Лори Простой – это приостановка рабочего процесса по вине работодателя, работников или из-за независящих от них обстоятельств.

Объявление простоя в период кризиса для владельцев бизнеса является одним из способов сохранить производство и рабочий персонал. обозначается по-разному, в зависимости от того, что именно стало причиной его возникновения. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 утверждены две формы табеля: № и № .

Данный документ необходим кадровой службе и бухгалтерии организации, он используется для следующих целей:

  1. контроль соблюдения персоналом графика рабочего времени;
  2. начисление заработной платы персоналу.
  3. учет времени, отработанного сотрудниками;

Отметим, что не обязательно вести табель именно с использованием форм № Т-12 и Т-13.

Организации имеют право самостоятельно разрабатывать бланк данного документа.

Но вести учет фактически отработанных часов нужно в обязательном порядке ( ТК РФ).

За оформление табеля несет ответственность уполномоченное руководством организации лицо (сотрудник отдела кадров или иной работник).

Документ должен подписать руководитель подразделения и сотрудник кадровой службы, затем его передают в бухгалтерию организации. Если в расчетном месяце имели место простои, в табеле учета рабочего времени они должны быть учтены, иначе бухгалтерия не сможет корректно произвести начисление зарплаты.

Простой по вине работника не оплачивается лицу, виновному в остановке работы, а остальным начисляется не менее 2/3 от их оклада (тарифной ставки) пропорционально времени простоя. Таким же образом начисляют зарплату при простое по независящим от сторон причинам. Если в простое виноват работодатель, зарплата работникам в этот период начисляется исходя из 2/3 от их среднего заработка за 12 месяцев работы перед простоем (ст.

Если в простое виноват работодатель, зарплата работникам в этот период начисляется исходя из 2/3 от их среднего заработка за 12 месяцев работы перед простоем (ст. ТК РФ). Когда субъект хозяйствования использует унифицированную форму № Т-12 или № Т-13, коды для условного обозначения простоев необходимо подбирать в соответствии с указаниями, утвержденными Постановлением Госкомстата № 1. Буквенные и цифровые коды, применяемые для простоев, а также их расшифровка приведены на бланке формы № Т-12:

  1. «РП» (или «31») – простой по вине работодателя;
  2. «НП» (или «32») – если осуществление трудовой функции сотрудником невозможно по независящим от него и от работодателя причинам;
  3. «ВП» (или «33») – в возникновении простоя виноват сотрудник.

В ситуации с коронавирусом ставим НП.

Если в организации используется собственная форма табеля, для обозначения простоев можно использовать приведенные выше коды или разработать их самостоятельно. Буквенные и числовые обозначения должны быть указаны в бланке документа (к примеру, на титульной стороне) или приложении к нему.

Данные необходимо вносить отдельно по каждому сотруднику. Строка, в которой отражаются сведения о рабочем времени или простоях, в унифицированных формах № Т-12 и Т-13 разделена на две части.

В верхней части ставят кодовую отметку, а в нижней – количество часов.

У ответственных должностных лиц нередко возникают вопросы по поводу того, как правильно отражать простои в табеле учета рабочего времени, если работа не велась в течение длительного времени, в которое входили и выходные дни. В таком случае в табеле следует ставить отметку о простое возле тех дней, когда сотрудники должны были работать, а выходные, выпавшие на период простоя, помечают шифром «В» или «26», как обычный выходной день.

При оформлении простоя работодатель должен издать приказ, в котором указывает, должны ли работники оставаться в этот период на своих рабочих местах, или же им разрешено во время простоя отсутствовать на работе.

Соответственно, в табеле учета рабочего времени такие простои не следует считать как неявки.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags:

    ,

Понравилась статья?

Подпишитесь на рассылку Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 13:50 15 апреля 2021 Кадровое делопроизводство | 15:14 25 июля 2021 Кадровое делопроизводство | 15:20 23 августа 2021 Транспортный налог Бухгалтерская отчетность Страховые взносы ПФР Бухгалтерская отчетность Прием на работу Кадровое делопроизводство Выплаты персоналу Декретный отпуск Выплаты персоналу Экономика и бизнес УСН Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Регистрация налогоплательщиков Штрафы Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены. При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Способы учета рабочего времени и их особенности

98 Балаклицкая Елена Николаевна Главный бухгалтер со стажем работы более 15 лет Ведущая рубрики «» Содержание страницы Зачем вообще вести учет?

Очевидный ответ – для расчета заработной платы, компенсаций, надбавок, премий и тому подобного.

Это так, но правильно построенная система способна принести экономические выгоды. Подробный анализ за определенный период, в частности, поможет:

  1. Сравнить фактически затраченное время с нормативом (актуально для производств, строительства и других подобных отраслей), выявить операции или этапы, где затрачивается времени выше нормы, и скорректировать процесс.
  2. Составить бизнес-план на основе полученных данных: по дальнейшему развитию, сокращению или, наоборот, увеличению расходов на сотрудников и оплату их труда.
  3. Определить регулярные отклонения (ночные, сверхурочные, выходные и т.д.), выяснить их причины и принять соответствующие меры.
  4. Выявить работников, привносящих малый вклад в деятельность организации (болеющие, прогульщики, часто берущие отпуск за свой счет, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком и т.п.), и рассмотреть возможность оптимизировать эти рабочие места. Например, прогульщиков уволить, болеющим предложить более легкую работу или переход на иной график, на место декретниц принять временного сотрудника.
  5. Провести расчет наиболее оптимального графика, а значит, определить реальное количество необходимого персонала.

Грубо можно разделить учет времени на два вида:

  • Как бы банально ни звучало, второй вид – несуммированный. В качестве периода выступает день, неделя, месяц, а график, как правило, не отличается разнообразием: пятидневка, шестидневка, сменная работа с устойчивой продолжительностью смены.
  • Суммированный, когда за основу берется заранее определенный период и норма часов в нем, а вот график может быть нестандартным.

    Периодом служит месяц, квартал или год.

    Хотя статья 104 ТК РФ и содержит формулировку «и другие периоды», на практике нечасто берут в качестве такового 2, 4 месяца или иной промежуток времени.

Кстати!

Суммированный способ удобен там, где график гибкий и постоянно меняется, смены идут не упорядоченно или, несмотря на регулярность, постоянно выбиваются из установленных норм. Ведется учет не только непосредственно рабочего времени, но и возникающих отклонений.
Условно их можно разделить, исходя из различных признаков:

  • Недопущение (отстранение) к работе по вине работника (появление в нетрезвом состоянии, отсутствие медосмотра и т.д.).
  • Простой по вине работодателя или по не зависящим от работника и работодателя причинам.
  • Отпуск (любой природы – основной, дополнительный, по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты и любой другой).
  • В ночное время.
  • Болезнь.
  • Сверхурочно.
  • Неявка по уважительной причине, не относящаяся к другим категориям.
  • Командировка.
  • Иные случаи.
  • Территориальные. Сотрудник меняет локацию работы:
    • Командировка.
    • Вахта.
  • Отдых в выходные и праздники.
  • Законные (объективные).

    Причины отклонения – установленные законодательством, работодателем или возникшие в силу объективных причин периоды отсутствия.

  • Временные. В этом случае происходит отклонение в результате работы:
    • Сверхурочно.
    • В выходные или праздничные дни.
    • В ночное время.
  • Прогул.
  • Вынужденный прогул.
  • Обучение (повышение квалификации, аттестация, получение высшего образования и т.д.).
  • Дисциплинарные.

    Совершен проступок, нарушение трудовой дисциплины:

    • Прогул.
    • Неявка по уважительной причине, не относящаяся к другим категориям.
    • Простой по вине работника.
    • Недопущение (отстранение) к работе по вине работника (появление в нетрезвом состоянии, отсутствие медосмотра и т.д.).
    • Законные (объективные). Причины отклонения – установленные законодательством, работодателем или возникшие в силу объективных причин периоды отсутствия.
    • Отпуск (любой природы – основной, дополнительный, по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты и любой другой).
    • Болезнь.
    • Обучение (повышение квалификации, аттестация, получение высшего образования и т.д.).
    • Забастовка.
    • Простой по вине работодателя или по не зависящим от работника и работодателя причинам.
    • Отдых в выходные и праздники.
    • Вынужденный прогул.
    • Иные случаи.
  • Забастовка.
  • Простой по вине работника.
  • Вахта.
  • В выходные или праздничные дни.

Отдельно также можно выделить неявку (в табеле обозначается «НН»), когда ее причина неизвестна.

Хотя затем, когда причина выясняется, она заменяется соответствующим кодом. Было бы идеально, если бы все работали по графику пятидневки, с восьмичасовым рабочим днем, да еще и на окладе. В реальности бухгалтеру приходится сталкиваться с очень разными системами даже на одном предприятии. Существует несколько обычных и нестандартных режимов работы, определенных в главе 16 Трудового кодекса.
Существует несколько обычных и нестандартных режимов работы, определенных в главе 16 Трудового кодекса.

  • . Удобно, когда процесс производства, торговли или иной деятельности идет непрерывно. Примеры – круглосуточные магазины, хлебокомбинаты, охранные предприятия. Составляется , с которым нужно ознакомить работников не позднее чем за месяц до начала их действия.
  • Неделя со скользящими выходными.
  • Раздробленный день. Иногда больший эффект может принести разделение рабочего дня на две или несколько частей, при этом сохраняется общая продолжительность ежедневной смены.
  • Пятидневная неделя с двумя выходными днями (как правило, это суббота и воскресенье).
  • Шестидневная неделя с одним выходным днем (обычно воскресенье).
  • Ненормированный рабочий день. В этом случае работодатель имеет право привлекать сотрудников (как гласит ст. 101 ТК, «эпизодически») к работе за пределами их обычного графика.
  • . Рабочее время определяется соглашением между сотрудником и организацией, при этом работодатель должен обеспечить отработку общего необходимого количества часов за установленный период.
  • Неполная рабочая неделя. Для некоторых категорий работников она устанавливается по их заявлению в обязательном порядке, например, для беременных женщин (ст. 93 ТК РФ).

Сначала разберемся, какие документы служат основанием для проведения расчета зарплаты и других выплат в пользу работника.

В первую очередь это табель – , могут применяться и самостоятельно разработанные. Разница в двух видах форм в том, что Т-12 содержит таблицу, в которой производится расчет заработной платы, а Т-13 только ведет учет рабочего времени и неявок. Кроме этого могут понадобиться: приказы о командировке или командировочное удостоверение (для расчета суточных), приказы о премировании, выплате материальной помощи, больничные листы.

Если в табеле есть дни, обозначенные «НН», придется потребовать от отсутствовавшего работника объяснительную записку и оправдательные документы. Обратите внимание! Командировочное удостоверение не является обязательным документом, но внутренними положения компании может быть предусмотрено его оформление.

Для сдельщиков кроме табеля будут нужны также данные о выработке: наряды, ведомости, путевые листы.

Их работа не только оценивается в зависимости от времени, но и от выполнения определенных норм выпуска продукции, ее качества, наличия брака. В некоторых организациях также понадобятся документы, подтверждающие выполнение условий для получения бонусов.

Например, менеджер микрофинансовой компании получает не только оклад, но и премии за количество привлеченных, обслуженных клиентов, за результаты соблюдения ими графика платежей (своевременность поступления оплат), продажу дополнительных услуг (страхование, карты рассрочки). Практически все расчеты с работниками аккумулируются на счете 70.

Счет корреспондирует со счетами затрат:

  1. административный ресурс – 26;
  2. капитальные вложения – 08.
  3. производство – 20, 23, 25;
  4. продажа – 44;

А также со счетами:

  1. 86 – по расчетам за счет целевого финансирования (например, полученных грантов или субсидий).
  2. 99 – в части начислений за счет чистой прибыли;

Обычные выплаты, связанные с работой, в частности – оплата рабочего времени в пределах нормы, сверхурочные, ночные, праздничные, производственные премии, средний заработок за период командировки и другие подобные выплаты учитываются на одних и тех же счетах. Пример: заработная плата, оплата сверхурочных и оплата дней командировки для руководителя организации будет отражаться одной и той же проводкой Дебет 26 Кредит 70.

Как правило, в НУ (как по налогу на прибыль, так и при УСН) в расходы включаются все подобные затраты, потому что они непосредственно связаны с реализацией и производством. Главное, чтобы система оплаты труда содержала условия начисления отдельных видов расходов.

Причем привязывать по возможности любые выплаты нужно к рабочему процессу (например, премии или материальную помощь).

Другие отклонения будут отражаться иначе.

Пособие выплачивается частично за счет работодателя, частично за счет ФСС либо полностью за счет Фонда. Для доли работодателя проводка будет аналогичной обычному учету зарплатных затрат (т.е.

используем счета 20, 23, 25, 26.

44). Для отражения доли ФСС: Дебет 69 Кредит 70. В налоговых затратах отражается только часть, выплаченная работодателем, что логично, ведь остальное Фонд возместит.

В случае если ФСС снимет расходы при обнаружении ошибок, придется доплатить налог на прибыль или единый налог и сдать корректировки отчетности. Взыскать ошибочные выплаты с работника нельзя, если, конечно, он не даст своего согласия на возврат или в допущенных ошибках будет его вина (представление поддельных документов или сведений). В последнем случае придется обратиться в суд.

Исходя из , организации обязаны формировать резервы для выплаты отпускных.

Однако некоторые компании, в частности некоммерческие и субъекты малого предпринимательства, вправе не применять это ПБУ. Если в вашей организации резерв формируется, то проводки по нему будут выглядеть следующим образом:

  1. Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96 – формирование резерва (правила см. в ПБУ 8/2010).
  2. Дебет 96 Кредит 70 – начисление отпускных.

Если резерв не формируется, то проводка выглядит проще: Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 70. Причем аналогично отражаются учебные отпуска, независимо от того предоставлены они по законодательству, инициативе работодателя или работника.

В налоговом учете по налогу на прибыль можно признать расходы если:

  1. Предоставление отпуска обязательно в соответствии с законодательством.
  2. Его продолжительность не превышает максимально допустимые законодательством пределы.

Если организация сама направляет сотрудников на обучение, оплачивает дополнительные дни отпуска, не предусмотренные в законе, то учесть эти выплаты при расчете налога нельзя. Обратите внимание! Если законодательством отпуск предусмотрен и его продолжительность соблюдена, но при этом он не подлежит оплате согласно ТК (например, период прохождения вступительных испытаний до 10 дней ст. 174 ТК), то оплата за этот период также не включается в расчет налоговой базы.

Вот если программа обучения не имеет государственной аккредитации, то тут могут возникнуть сложности. Есть две позиции официальных органов, в частности налоговой инспекции, как отражать в НУ такие расходы:

  • Программы обучения без госаккредитации не относятся к тем, что предоставляются законодательством, поэтому оплату времени на их прохождение нельзя отнести в затраты.
  • Если обучение по такой программе установлено трудовым или коллективным договором, то согласно последнему абзацу статьи 173 ТК РФ можно сказать, что предоставление отпуска для такого обучения закреплено законодательством.

Выбирая собственную позицию, учитывайте, что ФНС придерживается первого варианта и, скорее всего, станет настаивать на снятии принятых расходов. Обращение в суд в большинстве случаев и при правильно оформленных документах дает высокие шансы восстановить справедливость.

При УСН в расходах признается только оплата отпусков, определенных законодательством.

При этом взносы, начисленные с оплаты отпусков независимо от их природы, инициатора, закрепленности в законодательстве и договорах, относятся в налоговом учете на расходы в полной сумме как на ОСНО, так и на УСН. Возникновение простоя может быть связано с разными причинами: отсутствие временно заказов, ремонт помещения, поломка оборудования, отключение коммуникаций и другими. При этом виновниками ситуации могут быть и и работодатель.

Также возможен вариант внешнего влияния, когда ничьей вины нет.

Например, отключение электричества городской подстанцией при аварии на линии. Обратите внимание! Трудовой кодекс не дает четких пояснений, что должен делать работник во время простоя: обязан он присутствовать на рабочем месте или нет. Работодатель должен дать письменное распоряжение по этому поводу, чтобы избежать конфликтных ситуаций.

Работодатель должен дать письменное распоряжение по этому поводу, чтобы избежать конфликтных ситуаций.

Хотя время простоя не относится к отдыху, и логично предположить, что необходимо оставаться на работе. При наличии вины сотрудника время простоя оплачиваться не будет, но может быть предъявлена претензия с суммой полученного ущерба. Если работник согласен с ней или суд признал вину и обязанность возместить ущерб, то в учете делаются следующие проводки:

  1. Дебет 73.2 Кредит 94 – начислена сумма ущерба.
  2. Дебет 70 (51, 50) – возмещен ущерб (из суммы зарплаты, внесением в кассу или перечислением на расчетный счет).

Если виновник возмещает только часть стоимости ущерба или суд сократил сумму к выплате, то невозмещенная сумма списывается проводкой: Дебет 91.2 Кредит 73.2.

Когда виноват работодатель, то он обязан оплатить время простоя сотруднику в размере не менее 2/3 среднего заработка.

Списание происходит на обычные счета затрат (20, 26 и т.д.).

Если виноват внешний фактор, то простой оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки или оклада, в БУ такая операция отражается проводкой: Дебет 91.2 Кредит 70. В НУ оплата простоя и уплаченные с этих сумм взносы списываются как внереализационные расходы (пп. 3 и 4 п. 2 ст. 265 НК). Затраты по простою признаются и в целях расчета базы по единому налогу на УСН.

Важно! Чтобы верно отразить период простоя, необходимо оформить все сопутствующие документы: акты, приказы, расчеты, решения суда, претензии.

Если причины внешние, то получить соответствующие доказательства: справки, извещения, подтверждения экспертов и т.д.

К простою относятся также периоды:

  1. когда работник не может приступить к работе в связи с проведением другими сотрудниками забастовки;
  2. на которые отстраняется от исполнения обязанностей (в связи с отсутствием результатов медосмотра, отказом от его прохождения, появлением на рабочем месте в состоянии опьянения и по иным причинам).

должна проводиться с соблюдением определенных правил, установленных в главе 61 Трудового кодекса (начиная со статьи 409). За период забастовки работодатель вправе не выплачивать заработную плату. Если же она выплачивается в соответствии с трудовым, коллективным договором, соглашением, то в бухгалтерском учете относится на обычные счета затрат на оплату труда, а в налоговом отражается как внереализационный расход.

Ошибочно к забастовке или простою относят период, когда работник приостанавливает работу в связи с невыплатой ему зарплаты. Эта ситуация регламентирована совершенно отдельной статьей 142 ТК РФ.

Это время нужно оплатить, исходя из среднего заработка, при том что сотрудник имеет право на рабочем месте не присутствовать.

К тому же, как только зарплата будет выплачена, не позднее следующего рабочего дня он обязан снова приступить к выполнению своих обязанностей. Кстати! Выплата среднего заработка не освобождает работодателя от начисления процентов за задержку выплаты. В налоговом учете расходы по оплате времени приостановленной работы также учитываются.

Раньше контролировать время работы приходилось исключительно ручным методом, велись журналы и табели.

Сейчас есть много более удобных возможностей.

  1. Журналы в учетных программах. Примером может служить известная бухгалтерская программа, где есть журнал учета всех действий пользователя. Можно определить, на какие документы, сколько и когда он потратил время.
  2. Системы CRM. Это специальные программы, аккумулирующие сведения о действиях персонала, связанного непосредственно с процессом продаж клиентам, в них отражается, в том числе, время, затраченное на подготовку документов, звонки, переписку и т.д.
  3. Видеоконтроль. Видеонаблюдение позволяет постоянно контролировать присутствие работника на месте (в кабинете, за станком, на линии, на кассе и т.п.)
  4. Электронные пропускные системы. Сотрудник получает карточку, которую прикладывает при входе и выходе из здания на пропускном пункте. При необходимости ими можно пользоваться и внутри помещений, так настраивается допуск к отдельным офисам, архивам, лабораториями т.д.

Жесткая политика некоторых организаций ограничивает сотрудников в свободе действий в рабочее время, например, в пользовании соцсетями, личными мобильными телефонами, посторонними разговорами, продолжительностью перерывов. Однако если требования соответствуют положениям Трудового кодекса, то пренебрежение ими может привести к дисциплинарным взысканиям и даже увольнению.

В свою очередь, работодатель обязан обеспечить своему персоналу комфортные и соответствующие технике безопасности и охране труда условия работы и оплачивать как время работы, так и отсутствия на ней сотрудника согласно ТК. Если какие-то внутренние положения вступают в противоречие с кодексом, то он будет иметь более высокое значение, чем локальный нормативный акт.

Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.

Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway

Выпуск № 17 Эмма Форштретер 29 июня 2016 От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам: — Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ); — Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ); — Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы.

Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно.

Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц).

И здесь можно выделить несколько вариантов:

  1. ненормированный рабочий день;
  2. сменная работа;
  3. режим гибкого рабочего времени;
  4. разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре. В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели.

Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр. Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день».

Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня.

Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени.

В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре. В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов). Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12

«Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»

или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1).

Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные.

Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников.

Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют. Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  1. сплошное фиксирование всех явок и неявок.
  2. регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал.

В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря.

В феврале показатели совпали.

В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю. Особо следует поговорить про сменный режим работы.

Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно. Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре.

Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  • Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
  • Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  • Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. ТК РФ).
  • Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. ТК РФ).
  • Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни. Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени.

Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. ТК РФ). В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года.

Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца. Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка.

Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы.

В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. ТК РФ). Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря.

При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр.

— все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п.

4 Разъяснений , утв. Постановлением Президиума ВЦСПС ; Решение ВС РФ ).

Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст.

ТК РФ). Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени.

Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+