Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Защита прав потребителей - Если письмо в скане как писать что возвращаем без исполне

Если письмо в скане как писать что возвращаем без исполне

Если письмо в скане как писать что возвращаем без исполне

Письмо-отказ

24190 Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде. В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями.

Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

ФАЙЛЫ Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы. Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки.

Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е.

условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата). Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления.

При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики. Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина. В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере. При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании. формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия).

При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания. В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений).

Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции.

Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела. Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку).
Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  • Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  • В заключение подпишите письмо и датируйте.
  • В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  • При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества.

В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата. Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность.

Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации.

Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Ещё раз здравствуйте, если письмо судебное не получила,

Не пропустите самое важное, что происходит в ИнтернетеПодписатьсяНе сейчасг.

Тверь • Вопросов: 5008.12.2019, 23:06 но срок от возврата письма 10 дней не прошло, то есть от даты проставления печати почты, то я могу отменить приказ?

Или все таки я опоздала.вопрос №16656374 прочитан 19 раз Оцените вопрос Адвокат отзывов: 4 195•ответов: 6 822•г.

Ростов-на-Дону 08.12.2019, 23:15 Зара, даже если прошел срок, вы должны написать заявление о восстановлении срока на подачу возражения на судебный приказ и приложить непосредственно возражения на судебный приказ, если 10 дневный срок не прошел, тогда сдавайте в аппарат судьи или по почте.Вам помог ответ: ДаНет

Юрист на сайтеотзывов: 18 249•ответов: 41 449•г. Петрозаводск 09.12.2019, 00:04 уважаемая Зара!Во-первых, отменить судебный приказ может сам мировой судья, который его вынес на основании статей 126, 127 ГПК РФ, а Вы в данном случае вправе лишь обратиться к мировому судье с письменным возражением относительно исполнения судебного приказа в сроки, согласно статей 128, 129, 112 ГПК РФ.Как это правильно сделать, Вы можете ознакомиться на моей странице здесь в разделе «Мои Публикации» в подробной статье с ссылками на СУДЕБНУЮ практику «Как можно отменить судебный приказ?»Цитата:Статья 128.

Извещение должника о вынесении судебного приказаСудья высылает копию судебного приказа должнику, который в течение десяти дней со дня получения приказа имеет право представить возражения относительно его исполнения.Цитата:Статья 129. Отмена судебного приказаСудья отменяет судебный приказ, если от должника в установленный срок поступят возражения относительно его исполнения. В определении об отмене судебного приказа судья разъясняет взыскателю, что заявленное требование им может быть предъявлено в порядке искового производства.

Копии определения суда об отмене судебного приказа направляются сторонам не позднее трех дней после дня его вынесения.Во-вторых, если Вы не правильно что-то сделаете при обращении с письменным возражением относительно исполнения судебного приказа к мировому судье или не все нужные документы приложите, то мировой судья может Вам отказать отменить судебный приказ. И будете потом выплачивать все, что с Вас взыскал ваш Кредитор на основании судебного приказа.Всего Вам доброго.Вам помог ответ: ДаНет

г.

Тверь • Вопросов: 5008.12.2019, 23:17Что сдавать? Возврат по отслеживанию был 2 числа,9 завтра, получается я могу прийти получить приказ и сразу написать на отмену приказа?вопрос №16656397 Юрист отзывов: 3 791•ответов: 6 261•г. Москва 08.12.2019, 23:42 Вы можете завтра пойти в суд, ознакомиться с делом, и 10-дневный срок пойдет с завтрашнего дня.Вам помог ответ: ДаНет

г.

Тверь • Вопросов: 5008.12.2019, 23:46Как это с завтрашнего? Я же не получила письмо?вопрос №16656450 Юрист отзывов: 3 791•ответов: 6 261•г. Москва 08.12.2019, 23:59 Читайте ответ: с завтрашнего, если вы пойдете в суд, где ознакомитесь с делом.

Где я написала про письмо?Вам помог ответ: ДаНетг. Тверь • Вопросов: 5009.12.2019, 00:01Я не получила ответ на вопрос! С какой даты исчисляется 10 дневный срок, если письмо вернулось 2 числа а завтра 9 допустим, у меня есть время отменить приказ?

Или только если я получила письмо на почте?вопрос №16656471 Юрист отзывов: 3 791•ответов: 6 261•г. Москва 09.12.2019, 00:03 Я про Фому, вы — про Ерему!Вам помог ответ: ДаНетг. Тверь • Вопросов: 5009.12.2019, 00:09Девушка я спросила про письмо причём тут дело? уже отправил его! Я его не Получила! Отменить приказ я могу от даты возврата письма или нет?вопрос №16656487 Юрист отзывов: 184•ответов: 330•г.

Отменить приказ я могу от даты возврата письма или нет?вопрос №16656487 Юрист отзывов: 184•ответов: 330•г.

Новосибирск 09.12.2019, 00:40 Вмешаюсь в Ваш диалог. 1)10 дней Вам дается на обжалование с момента получения приказа.2)Если суд Вам направил приказ почтой, а Вы его не получили и письмо вернулось в суд с отметкой «истек срок хранения», то считается, что Вы надлежащим образом уведомлены были о приказе и срок на обжалование 10 дней пропущен. (Это к сожалению сложившаяся судебная практика, редко но бывают исключения)3) поэтому сейчас Вы должны обратиться в суд получить копию приказа и написать уже не только возражения на приказ, но и в связи с тем что пропущен 10 дневный срок — ходатайство о восстановлении пропущенного срока, с приложением доказательств уважительных причин пропуска срока (болезнь, командировка и т.д.)4) судья рассмотрит ходатайство о восстановлении пропущенного срока и если сочтет причины пропуска уважительными, то рассмотрит возражения на приказ.Вам помог ответ: ДаНет

г.

Тверь • Вопросов: 5010.12.2019, 11:33Спасибо конечно, но я вчера получила приказ и могу его просто отменить! Юристы которые не знает что срок исчисляется от даты очень странные!

Я на почте его не получила, но получила от судьи вчера! Письмо вернулось 2 числа и с этой даты считается 10 дней!вопрос №16662473 Юрист отзывов: 9 303•ответов: 17 942•г. Тамбов 10.12.2019, 11:35 Нет, Вы ошибаетесь с расчете срока на подачу возражения.

Восстанавливать срок нужно обязательно.Вам помог ответ: ДаНет

г. Тверь • Вопросов: 5010.12.2019, 11:37Я вчера сходила в суд и мне сказали, что я могу отменить просто приказ!

Без восстановления сроков! Я получила приказ не от а с конверта!вопрос №16662496 Пользователь на сайтеотзывов: 4 739•ответов: 25 732•г. Пермь 10.12.2019, 12:01 Внимание! Ответ от пользователя, не зарегистрированного в качестве юриста. Если вы не будете в своих возражениях просить о восстановлении срока для подачи возражений, то вам судья откажет в отмене судебного приказа.
Если вы не будете в своих возражениях просить о восстановлении срока для подачи возражений, то вам судья откажет в отмене судебного приказа. Сотрудники суда вас вводят в заблуждение, т.к.

после отмены Сп им придётся ещё работать и с исковым заявлением от взыскателя, лишняя работа.Вам помог ответ: ДаНет

г. Тверь • Вопросов: 5010.12.2019, 12:05Да господи вы читаете что я пишу? Я получила приказ в конверта!

Значит письмо я получила!вопрос №16662628 Юрист Шагурова К.

Е. отзывов: 895•ответов: 1 207•г.

Кушва 10.12.2019, 12:18 Чтобы понять с какого момента исчислять срок получения Вами почтовой корреспонденции необходимо знать дату получения Вами судебного приказа.

Понятно, что Вы получили конверт в канцелярии суда или у секретаря судебного заседания. Вы расписывались за получение данного конверта, поскольку 10-дневный срок считается с момента получения приказа о чем в деле должны иметься соответствующие сведения-либо почтовое уведомление, либо расписка должника или взыскателя.
Вы расписывались за получение данного конверта, поскольку 10-дневный срок считается с момента получения приказа о чем в деле должны иметься соответствующие сведения-либо почтовое уведомление, либо расписка должника или взыскателя.

И вот с этой даты у Вас и начинается течение срока для обжалования. Очень часто бывает, что конверты людям выдают без росписи, и если Вам выдали просто конверт, Вам необходимо к своим возражениям приложить ходатайство о восстановлении срока для подачи возражений на судебный приказ. Только и всего.Вам помог ответ: ДаНет

г.

Тверь • Вопросов: 5010.12.2019, 12:19Нет нет! я расписалась на конверте.вопрос №16662706

Юристов онлайн Вопросов за суткиВопросов безответовПодписаться на уведомленияМобильноеприложениеМы в соц. сетях

© 2000-2021 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов.

МоскваКомсомольский пр., д. 7Санкт-Петербургнаб. р. Фонтанки, д. 59Екатеринбург:Нижний Новгород:Ростов-на-Дону:Казань:Челябинск:

Как написать письмо-напоминание

18847 Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  1. об исполнении взятых на себя обязательств,
  2. о соблюдении норм закона,
  3. о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Примеры писем-напоминаний: — — Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению.

Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия. В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

ФАЙЛЫ Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата. Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде.

Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции. Письмо-напоминание обязательно должно содержать

  1. Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
  2. сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
  3. В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.
  4. причину напоминания,
  5. а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
  6. Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый».

В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы.

При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов.

Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»). Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью.

Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

  • Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
  • Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
  • В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
  • Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).

Письмо можно отправить через

  1. или через почту России.
  2. электронную почту,
  3. факсовым сообщением

Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим. Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде).

Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание , которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления. Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами.

Ненавязчивый рекламный тон приветствуется. Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

  1. по почте;
  2. факсом;
  3. по и-мейл;
  4. курьером;
  5. передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

  1. обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
  2. название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
  3. краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
  4. условия, на которых предлагается взаимодействие;
  5. координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью. Менеджеру по рекламе ООО «Отпуск с умом» Руковенко Леониду Алексеевичу НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

Мы предлагаем:

  1. нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
  2. аудиореклама на местной радиостанции;
  3. изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
  4. проведение тематических мероприятий и др.
  5. размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;

Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий. С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество, Зав.

отделом рекламы курорта «Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным.

Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд. Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах». Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств.

Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства. Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне. Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙ-КОМПАНИ» г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4 тел.: (495) 329-98-217 e-mail: ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980 ИНН/КПП 780345678/771002001 №18/16 от 24.11.2016 г. НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ договора поставки от 10.08.2016 № 6/11 В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно.

Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п.

3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки. Генеральный директор ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов Контактное лицо Менеджер отдела снабжения М.И.

Затулин (495) 312-49-88

20 советов для грамотной электронной переписки

6 апреля 2018Общение по электронной почте — это не просто отправка и получение писем. Как и при любом другом общении в переписке нужно соблюдать некоторые правила этикета. Можно досконально знать все инструменты Outlook и в совершенстве владеть всеми его функциями, но в глазах коллег всё равно прослыть человеком, не умеющим обращаться с электронной почтой.

Исходя из нашего опыта (накопленного за время работы в крупных компаниях самых разных отраслей), мы выделили несколько правил, которые следует соблюдать при электронной переписке, чтобы не усложнять себе жизнь и не бесить коллег ;)1) Читайте свои письма перед отправкой.

Опечатки, описки и неудачные формулировки точно не прибавят Вам плюсов в карму.

А если Вы отвечаете на важное письмо, то перечитать ответ стоит пару-тройку раз. А если Вы часто вспоминаете о важной ошибке в письме сразу после отправки, то советуем настроить . И помните, что любое сообщение может оказаться после пересылки у кого угодно (даже надежные коллеги иногда оказываются хитрее, чем мы думаем), поэтому личные темы и сплетни лучше обсуждать другим способом.

2) Старайтесь указывать максимально точную и понятную тему письма. Письмо с темой «Перенос» воспринимается гораздо хуже, чем с темой «FYI: Перенос собрания фин службы на след. неделю». Конечно, использование префиксов (вроде FYI — For You Information) — это высший пилотаж, но адекватная тема — musthave для любого письма.

Также внимательно следите за темами писем, на которые Вы отвечаете. Если переписка ушла далеко от изначальной темы — следует изменить ее. А когда отправляете свой очередной отчёт путем создания сообщения из старого, не забывайте убирать «RE:» в начале письма.

И не отправляйте письма без темы!3) Пишите максимально чётко и коротко. Не растекайтесь мыслию по древу. Ваши лонгриды никому не нужны в суматохе типичного рабочего дня.

Пишите коротко и по существу. Самое важное пишите в самом начале письма, незначительное — в конце.

Часто это позволит получателю обращать внимание на содержимое письма еще в окне предварительного просмотра.

При необходимости — делите текст на абзацы. Каждый новый посыл — новый абзац.

4) Выделяйте важное. Помечайте цветом или жирным шрифтом самые важные моменты.

Это помогает получателю правильно расставить акценты и понять Ваш посыл.

Во многих случаях — дает дополнительную мотивацию на скорейший и верный ответ. Если Вам кажется, что нужно пометить большую часть письма, то либо Вы не умеете выделять важное из общего потока, либо письмо лучше оставить без форматирования.

5) Выделяйте обращения в тексте письма.

Если у письма несколько адресатов, а Вы в тексте обращаетесь к кому-то конкретному, то обязательно выделите обращение (например, имя и отчество) жирным шрифтом или каким-то цветом. Так человек быстрее поймёт, что Вы обращаетесь именно к нему. Кроме того, если в адресатах два Сергея, а Вы просите о чём то одного из них, то обратитесь по отчеству или фамилии, чтобы не возникло путаницы.

6) Правильно выбирайте адресатов. Разделение на адресатов и «Копию» придумана не просто так. В первую строку ставьте тех, для кого письмо носит первостепенную важность, непосредственных исполнителей, ответственных по вопросу сообщения или тех, кто должен на него ответить.

В копию ставьте тех, кто просто информируется о переписке, контролирует её, не принимая непосредственного участия (например, прямые руководители) или хочет быть в курсе событий. Если адресат не подходит ни в одну группу — не ставьте его в письмо, он явно тут лишний. Также будьте осторожнее при работе с группами (в них могут присутствовать нежелательные адресаты).

И помните про . 7) Когда нужен немедленный ответ — используйте телефон или чат.

Письма, отправленные по электронной почте, могут утонуть в огромном потоке сообщений получателя, ошибочно улететь не в ту папку (привет, неверная настройка правил) или просто остаться не замеченными по причине выключенного Outlook.

Если нужно срочно получить ответ — звоните или пишите в час или мессенджер. Как показывает практика, такой способ в разы надежнее.8) Используйте пометки, напоминания, категории для отправленных писем. Если у Вас действительно много работы, то отправленное по электронной почте поручение вполне может быть забыто.

Хорошо, если получатель всё сделал как надо и ответил Вам. А если нет? Чтобы не забывать про свои же письма, при отправке ставьте на них или . Лишняя пара секунд, потраченная на это, может помочь избежать серьезных проблем в будущем.

9) Правильно реагируйте на ошибочные рассылки в Ваш адрес.

Если к Вам пришло письмо, адресованное не Вам (опечатка в имени получателя или наличие вашего адреса в группе, в которой Вас уже не должно быть), важно предпринять контрмеры.

Если проигнорировать сей факт, то вероятность получить новые чужие письма весьма высока. К тому же, отправитель может не заметить ошибки и будет ждать ответа, которого никогда не дождется.

Если Вы знаете, кому адресовано письмо — перешлите его верному получателю, поставив отправителя в копию. Если Вас надо исключить из группы рассылок, то напишите администратору или хозяину группы (чтобы спам-атака прекратилась). Если Вы перешли на другую должность и десятки писем в день приходится пересылать вашему преемнику — настройте .

10) Уточняйте, на что именно отвечаете. Когда отвечаете на письмо и нужно прокомментировать конкретные пункты, можно выделять ответ и то, на что отвечаете, одинаковым цветом (но избегайте избыточного форматирования).

А можно отвечать прямо в тексте исходного письма, включив автоматическое добавление имени или иного примечания в настройках.В любом случае, Ваша цель — ответить так, чтобы было понятно, на что именно Вы ответили.

Способ подбирайте под собственный вкус и сложившийся в организации стиль переписки.

И не удаляйте из письма при ответе то, что писали не Вы. 1) Не используйте излишнее форматирование.

Не нужно использовать кучу разных цветов, заливок, шрифтов и прочего. Старайтесь избегать курсива и шрифтов вроде Comic Sans MS. Они плохо читаются. Минимализм лучше творческого подхода.

Представления о красоте у всех разные, поэтому Ваше сообщение с заливками, картинками, 3-D фигурами и фоном может кому-то показаться безвкусным и избыточно загроможденным.

И неважно, чей вкус в итоге лучше и кто прав, просто избегайте таких ситуаций.

Кстати, это же касается подписи. Не пытайтесь создать супер-эффектный вариант. Это не всегда уместно. Главная задача подписи — донести до получателя Вашу контактную информацию.

2) Не торопитесь с ответом. Не старайтесь мгновенно отвечать на сообщения. Лучше дать себе время на обдумывание и немного разочаровать отправителя письма отсутствием мгновенного ответа, чем поторопиться и крупно облажаться.

Если письмо уж очень важное, можете ответить, что обдумываете его.

Так отправитель будет уверен, что сообщение получено и взято в работу и, возможно, не станет Вас торопить. И никогда не пишите в момент эмоционального всплеска (в приступах гнева или бурной радости).

Остыньте и подойдите к делу с холодной головой. 3) Не ставьте босса во все сообщения подряд.

Совет по большей части для новичков. Научитесь определять, где нужно поставить в копию непосредственного начальника, а где это не так, чтобы обязательно. Можете обсудить это с руководителем, чтобы не терроризировать его спамом.

Ну и в личных целях это применять крайне полезно. Этот навык хорошо развит у опытных сотрудников, а новичкам стоит его освоить как можно быстрее.

4) Не напоминайте о необходимости ответа ранее, чем через сутки. Не стоит засыпать коллегу требованиями быстрее ответить на письмо.

Возможно, он его еще не видел. А возможно, ему некогда и Ваша настойчивость вызовет в нем стойкое желание затянуть сроки по максимуму. Если дело не терпит отлагательств — звоните или пишите в чат/мессенджер.

5) Не ставьте во все сообщения требование подтвердить получение. Эта функция должна использоваться только тогда, когда есть вероятность, что адресат может не получить письмо (что бывает не так уж часто, честно говоря).

6) Не ставьте везде пометку «Высокая важность». Наличие такой пометки в каждом письме не сделает Вас важной шишкой в глазах коллег. Эффект будет обратный. Когда Вы отправите действительно значимое письмо, всего его просто проигнорируют, так как привыкли к Вашим бесконечным «важным» письмам.

7) Не делайте вложение, если можно дать ссылку.

В большинстве случаев ссылка на файл, лежащий в общей локальной сети предпочтительнее, чем вложение этого файла в письмо. Особенно, если документ большой (например, сложная таблица Excel).

Со ссылкой работать проще, чем с вложением (да, для многих пользователей это проблема). К тому же, такое письмо не занимает место в почтовом ящике. Но ссылку лучше давать на копию файла, чтобы получатель ничего не сломал в оригинале.

8) Не удаляйте адресатов из общей переписки. Если переписка запущена не Вами и Вы в ней не Big Boss, то не стоит удалять адресатов при очередном ответе. Раз их туда добавили — значит они там нужны.

К тому же, это может повлиять на работу правил в почтовых клиентах коллег (многие создают правила по адресатам на отдельные переписки).

9) Не жмите всегда «Ответить всем». Очень часто в общей переписке Вам нужно ответить какую-то мелочь, обратиться к кому-то лично или перекинуться идеей с парой коллег.

В таких случаях научитесь различать кнопки «Ответить» и «Ответить всем». Будьте уважительны, не рассылайте на всех подряд лишние письма. Перед ответом дважды подумайте, какую кнопку стоит нажать.

10) НЕ ВКЛЮЧАЙТЕ CAPS LOCK! ЭТО ЖУТКО БЕСИТ!Несмотря на всю очевидность и разумность этих советов, наш опыт показывает, что пользуется ими в лучшем случае каждый пятый. Пополняйте эти светлые ряды!Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно .Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: С уважением, команда

Письмо заказчику о возврате подписанных актов

0 Порядок документооборота между контрагентами, как правило, определяется требованиями законодательства, условиями заключенного договора, а также обычаями делового оборота.

Документооборот в рамках заключенных договоров включает в себя в числе прочего подписание и обмен накладными, актами и иными документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств. А если ваш контрагент не вернул акт, переданный ему на подпись? Вероятно, поможет составленное на имя заказчика письмо, образец которого приведем в нашей консультации.

Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать.

Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.

Также возникают и другие риски.

Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта ().

Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (). За отсутствие первичного документа, в т.ч.

акта, налоговая ответственность может грозить и организации ().

Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей. А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет?

Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей ().

Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный. Письмо на возврат акта составляется в произвольной форме.

В нем необходимо указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости вернуть акт. Возможно, обязанность по возврату документов была прописана в договоре.

Тогда целесообразно привести в письме ссылку на соответствующий пункт договора. Письмо может быть передано лично, отправлено по ТКС, направлено почтой. Желательно при этом подтвердить факт направления письма контрагенту.

Возможно, это позволит в дальнейшем снизить штраф за отсутствие документа, если исполнитель все же будет привлечен к ответственности за отсутствие первичных документов.

Приведем для письма на возврат подписанного акта образец его заполнения. Скачать форму письма о возврате подписанных актов можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  2. Я не подписчик, но хочу им стать
  3. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала

Сопроводительное письмо к документам

9741 В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам.

Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации. ФАЙЛЫ Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств.

Указанные письма обычно отправляют:

  1. к коммерческому предложению;
  2. к декларациям в ФНС, ФСС;
  3. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  4. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
  5. к договору на подпись контрагентам;

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию. Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции.

Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается.

Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона. Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания. Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь.

При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам.

Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура письма стандартная.

Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  1. адрес компании или ведомства.
  2. наименование компании или ведомства;
  3. должность получателя и его ФИО;

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки.

Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо». После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам».

Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д.

Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д. После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  1. «Просим информировать установленным порядком»;
  2. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
  3. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней.

Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета.

Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например:

«Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта»

.

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  1. отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
  2. название документа нужно писать полное;
  3. отмечают количество экземпляров документа;

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

  • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
  • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр.

адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667 Генеральному директору ООО «Север» Алексееву Петру Петровичу 610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А тел.

89012345678 Исх. №112 12.12.2019 г. Сопроводительное письмо Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+