Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Должность референт руководителя

Должность референт руководителя

Должностная инструкция секретаря-референта

Вы здесь Опубликовано 2008-12-11 22:46 пользователем Valeratal I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки. 1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора. 1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: — Конституцией Российской Федерации; — Гражданским кодексом Российской Федерации; — Трудовым кодексом Российской Федерации; — Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»; — Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; — Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ; — ГСДОУ.

Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления; — ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации.

Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года); — Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; — ГОСТ Р51141-98.

Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения; — Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.; — Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения; — Единой государственной системой делопроизводства; — Правилами и указаниями Росархива; — Уставом Общества; — Инструкцией по делопроизводству Общества; — Правилами внутреннего трудового распорядка Общества; — Приказами, распоряжениями руководства Общества; — Настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года. II. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: — прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции; — подготовка проектов документов по указанию Генерального директора; — контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору; — контроль исполнения документов и поручений; — организация работы приемной Генерального директора; — документирование деятельности совещательных органов Общества; — разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества; — организация документов в делопроизводстве; — организация бездокументного обслуживания Генерального директора. III. ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт: 3.1.

выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений; 3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение; 3.3.

следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением; 3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; 3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты); 3.6.

обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; 3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению; 3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора; 3.9.

принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения; 3.10.

осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы; 3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы; 3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя; 3.13.

принимает документы на подпись Генеральному директору; 3.14.

контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору; 3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение; 3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества; 3.17.

ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу; 3.18.

ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников; 3.19.

ведет график работы водителей; 3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку; 3.21.

принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством; 3.22.

участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив; 3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела; 3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет; 3.25.

подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли; 3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов; 3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет; 3.28.

консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

IV. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники; 4.2.

запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства; 4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества; 4.4.

вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники; 4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации; 4.6.

работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»; 4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков; 4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора; 4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей; 4.10.

организовывать прием и определять приоритет посетителей; 4.10.

требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества; 4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе; 4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов; 4.13.

принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции; 4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами; 4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину; 4.16.

требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу; 4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна». V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1.

своевременность передачи адресатам входящей информации; 5.2.

своевременность отправки исходящей корреспонденции; 5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества; 5.4.

небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов; 5.5.

несвоевременную передачу информации Генеральному директору; 5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации; 5.7.

разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы; 5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций; 5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту; 5.10.

нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту; 5.10. невыполнение требований настоящей инструкции. VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ 6.1.

с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности; 6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем; 6.3.

со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 7.1.

Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность. VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ 8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях: — изменения структуры Общества; — изменение технологии документационного обеспечения; — изменения функций Секретаря-референта.

Вид документа: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Референт кто это такой, чем занимается, описание профессии

» » Референт кто это такой что он делает и чем занимается В число современных офисных профессий вошла одна, которая несколько расширяет привычную ранее и носящую название секретарь. Давайте рассмотрим более подробно, профессию референт кто это такой, какие функции выполняет и, что он должен знать и уметь. Современный руководитель должен выполнять целую массу задач.

А так как очень часто для этого нужно много времени и внимания, то на помощь ему приходит его помощник – референт. Благодаря этому специалисту руководитель может выполнять несколько действий, в число которых входит:

  • проведение переговоров с постоянными и возможными клиентами;
  • контроль за ведением учетной документации.
  • наблюдение за работой сотрудников;

Именно по этой причине, референт выполняет обязанности правой руки директора. Причем очень часто бывает так, что обойтись без столь надежного помощника будет очень сложно.

Даже в электронном ресурсе Википедия сказано, что совмещение секретарских и административных функций потребует от специалиста всестороннего развития и высокой степени коммуникабельности.

Тем более, что ему приходится заниматься планированием рабочего времени и согласования дальнейших действий директора. А это предполагает умение быстро обрабатывать большие объемы информации.

Стоит сказать, что многие не всегда верно понимают, чем занимается референт, что должен знать и уметь, чтобы полностью соответствовать занимаемой должности. Стоит сказать, что задач, которые должен уметь решать референт очень много.

Особенно ценятся те, кто знает несколько языков, делопроизводством, ориентируется в действующем законодательстве. Только это позволяет специалисту быть востребованным на рынке труда. Очень часто именно референт избавляет своего шефа от необходимости заниматься мелкими и не столь значительными делами, такими как составление речи или написание доклада, отчета.

В результате директор может не отвлекаясь заниматься важными делами, требующими его особого внимания. Именно по этой причине, работа референта может совмещаться с секретарскими обязанностями, что только увеличивает нагрузку.

Стоит рассмотреть, что за референт. И в этом нам поможет описание основных задач, которые стоят перед ним. Они будут заключаться в следующем:

  1. осуществление разбора и сортировки всей поступившей корреспонденции и письменных уведомлений;
  2. ведет надзор за оргтехникой, принимает участие в решении отдельных хозяйственных вопросов.
  3. занимается составлением плана рабочего дня, при этом будет учитывать все то, что было запланировано ранее;
  4. организует и контролирует работу с факсами;
  5. информирование руководителя и других заинтересованных лиц о необходимой им информации;
  6. принимает участие в подготовительных переговорах, как с кандидатами на вакантные места, так и с партнерами компании;
  7. принимает и сортирует документы, которые поступают для подписания директором;
  8. подготавливает информацию для телефонных переговоров руководителя;
  9. выполняет прием телефонных звонков, учет и подготовка ответов на поступающие в компанию письма;

Кроме того, референт может вести стенографию совещаний, при этом может подготавливать материалы для его проведения.

Входит в обязанности референта и своевременно оповещение специалистов, которым следует присутствовать на этом совещании, ознакомить их о повестке дня, провести регистрацию всех собравшихся.

Занимается формированием личных дел и приказов, формирует архив.

Должен знать и уметь решать различные организационные вопросы. В результате такой специалист является универсальным работником, от которого может зависеть успешность и работоспособность всей организации.

Ведь именно на референта возлагается организационная и координирующая работа по сохранению прямой связи между отделами организации. Например, оформление командировок, бронирование билетов и гостиничных номеров, составлении докладов.

Возможно придется оказывать помощь для детей сотрудников. Естественно, что данная профессия имеет свои требования, соответствие которым поможет не только найти свое место, но и удержаться в ней. Прежде всего, это относится к личностным характеристикам.

Такой специалист должен быть:

  1. исполнительным;
  2. ответственным;
  3. дисциплинированным;
  4. надежным.
  5. пунктуальным;
  6. аккуратным;
  7. внимательным;

Естественно, что растерянные люди, имеющие взрывной, эмоциональный и несдержанный характер просто надолго не задержатся. Кроме того, не помешает высокая стрессоустойчивость, что позволит выдерживать сложные и конфликтные ситуации, при этом с честью выходя из них победителем. Хорошо в этом поможет крепкая нервная система, а также устойчивая психика.

Очень часто в помощь референту, понадобится умение улыбаться в любых ситуациях, умение улаживать даже самые сложные конфликтные ситуации. Как правило, обучение этой специальности не требуется, так как найти нужную специальность очень сложно.

Однако такой человек должен постоянно учиться и самосовершенствоваться, чтобы соответствовать действующим требованиям.

Приветствуются люди, всесторонне развитые, имеющие специальность делопроизводство, юристы, психологи. Это поможет им не только самоорганизовываться, но и помогать другим настраиваться на рабочий лад. Хороший специалист должен уметь быстро разобраться с направлением деятельности компании, познакомиться с коллегами и с людьми, с которыми ему придется контактировать во время работы.
Хороший специалист должен уметь быстро разобраться с направлением деятельности компании, познакомиться с коллегами и с людьми, с которыми ему придется контактировать во время работы.

В этом поможет знание основ психологии и даже этикета. Именно по этой причине стоит внимательно изучить все существующие плюсы и минусы. И если плюс – хорошая зарплата и возможность завести полезные знакомства, то минусов будет значительно больше, ведь работа относится к разряду нервных и стрессовых.

Итак, подытожим все вышесказанное.

Референт кто это такой? Это очень важный сотрудник, без которого компания может ощутить сложности с организацией и координацией действий между руководителем и начальниками отделов. Прочитав данную стать, написанную как для взрослых, так и для детей, можно определиться сможете вы или нет работать по этой специальности.

Возможно вам будет интересна статья: ( 1 оценка, среднее 2 из 5 ) Понравилась статья?

Поделитесь: Как и в древние времена человек по-прежнему стремится к изучению космической галактики, познать структуру Гитара и умение играть на инструменте заветная мечта мальчишек в молодости. Но впоследствии для Резьба по камню — художественное ремесло, которое может быть как увлекательным хобби, так и Для многих молодых людей профессия машиниста и помощника машиниста окутана ореолом романтики дальних путешествий В условиях перехода на рыночную экономику возрос спрос на оценочную характеристику движимого и недвижимого С древних времён собака живёт рядом с человеком, как охранник и преданный друг.

Постепенно Этот сайт использует cookie для хранения данных.

ok

Референт

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 3.75 [6 Голоса (ов)] Подробности Обновлено: 07.08.2021 15:38 Автор: Сергей Краковский Поделитесь в сети: ом является сотрудник компании, который выполняет обязанности непосредственного помощника руководителя.

Содержание:

  1. Перспективы и карьера
  2. История профессии
  3. Важные качества
  4. Особенности профессии
  5. Обязанности
  6. Обучение
  7. Навыки и знания

История профессии Профессия референт имеет древние корни. Она возникла еще в период существования Древнего Рима.

На тот момент секретарями знатных особ являлись их доверенные лица. Представители данной профессии могли сосредотачивать в своих руках огромную власть, и пользовались огромным уважением. При этом их услуги щедро оплачивались.

Изначально должность личного помощника занимали исключительно представители сильного пола.

Только в конце XIX века женщины получили право занять место секретаря. На сегодняшний день референты не только занимаются делопроизводством и работают с базами данных, но и координируют связь между отделами компании и обеспечивают комфортные условия работы для своего непосредственного руководителя. Особенности профессии Должность референта способна стать для начинающих специалистов отличным стартом при продвижении по карьерной лестнице в дальнейшем.

Она дает возможность изучить основы работы с документацией, научиться составлять приказы и протоколы, общаться с посетителями.

Среди достоинств указанной профессии уместно выделить следующее:

  1. опыт общения с людьми;
  2. работа с офисной документацией дает ценный опыт для будущей карьеры в иных сферах деятельности.
  3. возможность завести полезные знакомства;
  4. развитие умения принимать верные решения;
  5. востребованность;

Недостатками профессии являются ненормированный график, и потребность появляться на рабочем месте в выходной (в ряде случаев). должен прибыть на рабочее место раньше руководителя, чтобы подготовить краткий отчет с указанием предстоящих встреч. Специалист вынужден ежедневно общаться со многими посетителями, что пришли на прием к руководителю.

Нередко приходится выслушивать критику в свой адрес со стороны начальника, если результаты проделанной референтом работы не соответствуют заявленным требованиям.

Профессия референт не подходит людям с ярко выраженными физическими дефектами, психическими расстройствами или заболеваниями опорно-двигательного аппарата и нервной системы. Обязанности Должностные обязанности личного помощника включают в себя следующее:

  1. участие в подготовке совещаний ― сбор нужных материалов, оповещение всех участников о времени и месте проведения;
  2. работа с базой данных;
  3. решение хозяйственных вопросов (контроль над исправностью офисной техники, наличие канцтоваров и пр.).
  4. подбор материалов для последующего их изучения руководителем;
  5. организация приема посетителей;
  6. ведение делопроизводства;
  7. распределение корреспонденции;
  8. подготовка к проведению переговоров с партнерами компании;
  9. составление отчетов;
  10. планирование рабочего графика своего начальника;
  11. прием и отправка факсов;
  12. бронирование билетов, гостиничных номеров для начальника и других сотрудников компании в случае предстоящей командировки;

Важные качества Необходимые качества, которыми должен обладать референт:

  1. отличная память;
  2. аккуратность;
  3. стрессоустойчивость;
  4. наличие организаторских способностей;
  5. вежливость;
  6. коммуникабельность;
  7. работоспособность;
  8. внимательность;
  9. дисциплинированность;
  10. уверенность в себе;
  11. грамотная речь;
  12. пунктуальность;
  13. ответственность;
  14. презентабельный внешний вид.

Навыки и знания ― это специалист, в работе которому необходимы навыки работы на компьютере и оргтехнике, знание офисных программ, высокая скорость печати.

Он должен владеть иностранным языком, а также ― знать азы психологии общения, этики и эстетики. Перспективы и карьера Местом работы референта являются офисы, фирмы и предприятия разного направления деятельности и любых форм собственности. ― это профессия, что предусматривает продвижение по карьерной лестнице путем перевода в другой отдел организации.

При этом специалист должен получить профильное образование, что соответствует отрасли деятельности компании.

Обучение Для того чтобы занять указанную должность, достаточно окончить специальные курсы секретарей-референтов. Усовершенствовать навыки владения офисной техникой можно на курсах обучения офис приложений для ПК.

Поделитесь в сети:

Должностная инструкция секретаря-референта, должностные обязанности секретаря-референта, образец должностной инструкции секретаря-референта

  1. 3 декабря 2009

Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские.

Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.Должностная инструкция секретаря-референтаУТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О.

________________ «________»_____________ ____ г.1.

Общие положения1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.

1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — настоящей должностной инструкцией.2. Должностные обязанности секретаря-референтаСекретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей.

Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения. 2.5. Ведет прием посетителей.

2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.3. Права секретаря-референтаСекретарь-референт имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.4.

Ответственность секретаря-референтаСекретарь-референт несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Поделиться:

Должностная инструкция по специальности «Секретарь-референт»

zip Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-референта бесплатно.

Должностные обязанности секретаря-референта Утверждаю_____________________________ (Фамилия, инициалы)(наименование организации, ее ________________________________организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченноеутверждать должностную инструкцию)00.00.201_г.м.п. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯСЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ——————————————————————- (наименование учреждения)00.00.201_г. №00 1. Общие положения 1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность секретаря-референта _____________________ (далее – «предприятие»).

Название учреждения 1.2.Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления. 1.3.Секретарь-референт находится в подчинении у начальника административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4.В период отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности возлагаются на исполняющего обязанности секретаря-референта, назначаемого приказом Генерального директора. 1.5.На должность секретаря-референта принимается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет), или лицо со средним (полным) образованием и специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы не менее 1 года. 1.6.Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: -конституцией Российской Федерации; -гражданским кодексом Российской Федерации;федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»; -трудовым кодексом Российской Федерации; -ГСДОУ.

Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления; -инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ; -постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

; -ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации.

Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года); -типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; -перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.; -ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины.

Термины и определения; -архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения; -правилами внутреннего трудового распорядка Общества; -правилами и указаниями Росархива; -уставом Общества; -инструкцией по делопроизводству Общества; -приказами, распоряжениями руководства Общества; -настоящей должностной инструкцией; -единой государственной системой делопроизводства.

2. Функции На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1.Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору. 2.2.Контроль исполнения документов и поручений. 2.3.Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

2.4.Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора. 2.5.Организация работы приемной Генерального директора.

2.6.Организация документов в делопроизводстве. 2.7.Документирование деятельности совещательных органов Общества. 2.8.Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества.

2.9.Организация бездокументного обслуживания Генерального директора. 3. Должностные обязанности Секретарь-референт обязан: 3.1.Принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение.

3.2.Отправлять исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты). 3.3.Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений. 3.4.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

3.5.Получать для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.

3.6.Следить за прохождением документов, осуществляет контроль их исполнения. 3.7.Выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. 3.8.Организовать телефонные переговоры Генерального директора.

3.9.Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), вести и оформлять протоколы.

3.10.Выполнять печатные и копировально-множительные работы. 3.11.Принимать и передавать телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения. 3.12.Следить за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3.13.Контролировать исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. 3.14.Принимать документы на подпись Генеральному директору. 3.15.Контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору.

3.16.Организовать прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.

3.17.Вести журнал опозданий сотрудников Общества на работу. 3.18.Участвовать в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив.

3.19.Шифровать дела в соответствии с действующими правилами. 3.20.Систематизировать и размещать дела, вести их учет. 3.21.Представлятьежемесячно Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников.

3.22.Вести график работы водителей. 3.23.Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.

3.24.Принимать на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством. 3.25.Подготавливать сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.

3.26.Консультировать сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив. 3.27.Участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов. 3.28.Выдавать архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет.

4.Права Секретарь-референт вправе: 4.1.Запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение специалистам и руководителям Общества.

4.2.Разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники. 4.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.4.Предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора. 4.5.Организовывать прием и определять приоритет посетителей.

4.6.Работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

4.7.Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации. 4.8.Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования». 4.9.Осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков.

4.10.Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе. 4.11.Разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов.

4.12.Требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества. 4.13.Принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции.

4.14.Вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами. 4.15.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу. 4.16.Требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину.

5. Ответственность Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1.Своевременность отправки исходящей корреспонденции. 5.2.Своевременность передачи адресатам входящей информации.

5.3.Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.4.Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы.

5.5.Качество документов, представляемых на подпись руководству Общества.

5.6.Несвоевременную передачу информации Генеральному директору. 5.7.Сохранность исходящей, входящей и внутренней документации.

5.8.Сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций.

5.9.Невыполнение требований настоящей инструкции. 5.10.Нетактичное отношение к работникам Общества и другим, обратившимся к секретарю-референту гражданам. 6.Взаимоотношения по должности 6.1.С Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем.

6.2.Со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления. 6.3.С Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности. 7.Оцнка деятельности 7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

8. Порядок пересмотра должностной инструкции 8.1.

Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях: — изменение технологии документационного обеспечения; — изменения функций Секретаря-референта; — изменения структуры Общества. Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.201_г. С инструкцией ознакомлен,один экземпляр получил: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.20__г.

Поделиться ссылкой:

Референт кто это такой, что делает и чем занимается, его обязанности

» » Референт кто это такой и что он делает обязанности википедияУ каждого руководителя среднего и крупного предприятия в штате необходим помощник, тот человек, который поможет организовать рабочий день и не упустить ни одного пункта. Таким сотрудником является референт, и в этой статье мы подробно разберём, что за это, какие в ней встречаются плюсы и минусы, а так же чем занимается этот специалист.Для того, что бы дать четкое определение, референт кто это такой, обратимся к википедии.В ней сказано, что референт — это квалифицированный сотрудник, который оказывает непосредственную помощь своему руководителю, готовя для него доклады, презентации, а так же оказывает консультационные услуги.А теперь подробно разберем, с какими функциями связана работа референта и чем занимается этот специалист.

  1. Сортирует входящую корреспонденцию по важности и отделам назначения;
  2. Занимается заказом билетов, бронированием гостиниц;
  3. Обеспечивает бесперебойную работу оргтехники путём вызова мастеров для её своевременного обслуживания.
  4. Составление графика дел на день для руководителя;
  5. Готовит документы на подпись;
  6. Организовывает комфортное проведение совещаний, переговоров и встреч руководителя;
  7. Заказывает канцелярию, воду, кофе и чай для офиса руководителя;
  8. Приём и отправка корреспонденции, регистрация её в специальном журнале, ;
  9. Готовит доклады и презентации для руководителя;
  10. Архивирование документов;
  11. Организовывает приём сторонних лиц;
  12. Осуществляет приём телефонных звонков и их переадресацию;
  • Для того, что бы получить профессию референта достаточно пройти обучение на курсах, где готовят этих специалистов.
  • Так же подобные знания можно получить при обучении в высшем учебном заведении или колледже на экономическом факультете.

    В них эта информация даётся фоново, как дополнительный предмет.

Что бы удачно строить свою карьеру и уметь находить общий язык даже с самым капризным руководителем, секретарь должен обладать следующими качествами:

  1. Уметь держать свои эмоции под контролем;
  2. Иметь опрятный внешний вид, знать нормы делового этикета и офисного стиля одежды;
  3. Иметь высокий уровень ответственности и коммуникабельности;
  4. Высокий уровень стрессоустойчивости;
  5. Уметь отстранённо смотреть на недовольство посторонних людей и не воспринимать на свой счёт;
  6. Аналитический склад ума;
  7. Быть дисциплинированным и пунктуальным;
  8. Здоровая нервная система;
  9. Обладать чувством такта;
  10. Умение работать в условиях многозадачности;
  11. Быть тонким психологом от природы.

А теперь перейдём к одному из самых важных моментов, а именно к разбору плюсов и минусов работы референта.Преимущества:

  1. Эта работа повышает деловые и коммуникационные навыки специалиста.

    Так часто из обычных секретарей получаются отличные переговорщики и руководители отделов;

  2. Работа референта — это порядок во всём, что является отличным качеством для построения перспективной карьеры;
  3. Общение с успешным человеком даёт возможность приобрести полезные навыки и привычки;
  4. Профессия востребована, квалифицированные специалисты всегда могут найти себе работу.
  5. Возможность карьерного роста;

Недостатки:

  1. Высокий уровень ответственности;
  2. Высокий уровень эмоциональной нагрузки;
  3. Часто приходится задерживаться на работе, выполняя дополнительные поручения руководителя;
  4. Иногда приходится терпеть нервные встряски руководителя;
  5. Большой объём работы.
  6. Невысокий уровень платы труда при повышенных нагрузках;

В этой статье мы дали информацию к размышлению для детей, которые желают начать свою трудовую деятельность с должности референта. Теперь вы знаете, какими личными качествами необходимо обладать, что бы максимально комфортно чувствовать себя в этой профессии, дали описание плюсов и минусов, с которыми придется столкнуться и рассказали, как пройти обучение, что бы стать референтом.Теперь вы точно знаете, референт кто это такой.Возможно вам будет интересна статья: Понравилась статья?

Поделитесь: В последнее время стало модно обращаться к психологам для решения различного рода вопросов и Очень часто для того, чтобы правильно запустить тот или иной бизнес-проект не хватает знаний Никакие достижения известных спортсменов не были бы достигнуты, если бы с ними не занимался Очень часто для решения того или иного вопроса, требуется обращение к специалисту, который хорошо В этой статье расскажем о такой востребованной в последнее время профессии, как швея. Эта Расскажем о профессии, которая относится к разряду рабочих.

Для того, чтобы ответить на вопрос: Поиск: ©2017-2021 Все права защищены oksait.ru Этот сайт использует cookie для хранения данных. ok

Организация работы референта руководителя

В настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций. Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела (руководителя), помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т.

п. Следует отметить, что позиции административного профиля востребованы при любых обстоятельствах, при любых изменениях внешней среды: компании и руководителям всегда нужны грамотные и квалифицированные помощники и ассистенты.

Позиция персонального ассистента и помощника, равно как и личного секретаря руководителя, пользуется сегодня чрезвычайной популярностью. Российский рынок труда полон предложений на замещение административных позиций различного уровня: начиная от секретаря руководителя отдела и заканчивая советником или Personal Assistant (PA) главы компании. Наряду с традиционными вакансиями секретаря руководителя и помощника сейчас востребованной является должность референта руководителя, которая имеет ряд принципиальных отличий от других административных позиций.

Разнообразие должностей административного сектора Секретарь руководителя преимущественно занимается вопросами документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя.

В его обязанности входит секретарское обслуживание, прием гостей, регистрация корреспонденции, контроль исполнения документов и поручений, административная поддержка руководителя. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих содержит исчерпывающий перечень требований к этой должности.

Помощник руководителя – его правая рука. Эту позицию занимает человек, способный аккумулировать множество задач одновременно и принимать по ним быстрые решения. Помощник (ассистент) успевает там, где не успевает его руководитель.

Следует отметить, что в Едином справочнике нет упоминания об этой позиции. С одной стороны, это объясняется схожестью обязанностей помощника и секретаря руководителя и как следствие затруднениями в разграничении этих должностей, с другой — Справочник носит рекомендательный характер, и поэтому перечень имеющихся там должностей далеко не полный и подлежит постоянной актуализации.

На фоне широкого разнообразия должностей административно-вспомогательного профиля выделяется позиция референта руководителя. Если с характеристикой секретаря руководителя, ассистента, помощника не возникает никаких затруднений — в настоящее время выработался набор определенных компетенций, которыми должен обладать соискатель на указанные должности, то позиция референта руководителя пока остается трудной для описания.

Стоит обратить внимание на то, что один из разделов Единого квалификационного справочника (Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики) выделяет эту должность и относит к категории специалистов.

Однако, несмотря на нормативное закрепление позиции референта в Квалификационном справочнике, эта должность только начинает завоевывать популярность на российском рынке административного персонала. Референт – качественно иной уровень сотрудника, обеспечивающего деятельность руководителя.

Определенный набор требований к этой позиции оформился не окончательно, поэтому профессия находится в процессе становления. Часто референта называют также бизнес-ассистентом.

То есть лицо, замещающее эту должность, должно быть компетентно в таких областях, как администрирование, управление персоналом, бюджетирование, корпоративное право. Если личный помощник (персональный ассистент) работает непосредственно со своим руководителем, то в обязанности референта входит выстраивание эффективных взаимоотношений между подразделениями организации, грамотное распределение ресурсов, результативное выстраивание рабочего процесса и т. п. Должностная инструкция референта Как и для других должностей, для референта должностная инструкция является основным документом, регулирующим его обязанности и полномочия, устанавливающим права и ответственность.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+