Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Документы которые можно передавать в электронном документообороте

Документы которые можно передавать в электронном документообороте

Новые правила электронного документооборота

В самом конце 2014 года, 25 декабря, постановлением Правительства РФ были утверждены «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»2. Эти Правила, появившиеся по инициативе Минкомсвязи России, являются очередным шагом реализации принятого в сентябре 2012 г. постановления Правительства № 890

«О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»

(последние изменения в это постановление вносились 21 июля 2014 г.).

Правила устанавливают порядок обмена электронными документами между государственными структурами (федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и др.).

Данные Правила не распространяются на порядок обмена электронными сообщениями в рамках предоставления государственных или муниципальных услуг.

Правила дают определение документа в электронном виде. Если ГОСТ определяет электронный документ как

«документ, информация которого представлена в электронной форме»

3, то в Правилах дается более четкое определение.

Под документом в электронном виде в Правилах понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись. Таким образом мы имеем требования, приближающие электронный документ к традиционному официальному, юридически значимому документу — наличие установленного набора реквизитов, наличие регистрационных данных, наличие подписи.

Причем Правила предусматривают использование именно усиленной квалифицированной электронной подписи, т.е.

того вида подписи, при использовании которой документ

«признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью»

4. Установлено, что перечень видов документов, обмен которыми производится в электронном виде, устанавливается отдельно Правительством России. Интересно, что в Правилах используется не понятие «электронный документ», а более общее понятие документа в электронном виде, под которым обычно понимают как собственно электронный документ, так и электронный образ (скан) бумажного документа, заверенного электронной подписью.

Возможно именно благодаря усилиям документоведов, постоянно разъясняющих разницу между понятиями «делопроизводство» и «документооборот», в Правилах говорится именно о системах автоматизации делопроизводства, хотя в скобках все-таки упоминаются системы электронного документооборота. Документы в электронной форме создаются организациями (участниками информационного взаимодействия) в системах СЭД в соответствии с требованиями законодательства России, а также внутренних нормативных правовых актов,

«устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов»

.

Порядок документирования и организации работы с документами в целом традиционно устанавливается Инструкциями по делопроизводству конкретной организации, вводимыми в действие приказом руководителя организации.

Таким образом Инструкция по делопроизводству должна детально регламентировать все делопроизводственные процессы применительно как к традиционным документам на бумажном носителе, так и к документам в электронной форме. Правила вводят понятие «транспортной шины», то есть коммуникационной системы, обеспечивающей передачу данных.

В качестве транспортной шины может выступать специализированная защищенная информационно-телекоммуникационная инфраструктура, существующая на сегодня в виде Системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),5 либо сеть общего пользования (Интернет) при условии соблюдения требований законодательства в области информационной безопасности.

При отсутствии возможности передать документ по сети допускается передача документов на съемном носителе, т.е. например на компакт-диске или флешке. Правила вводят понятие транспортного контейнера, содержавшего передаваемый документ в электронной форме.

Понятие контейнера появилось недавно и использовалось при описании технологии выгрузки архивного документа в электронной форме для целей архивного хранения.

«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций»

определяют контейнер электронного документа как «упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные».

Правила определяют следующие компоненты транспортного контейнера: а) файл описания транспортного контейнера, являющийся обязательным элементом. Состав и структура файла описания транспортного контейнера определяется в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации используемой транспортной шины; б) файл документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (электронными подписями), являющийся обязательным элементом.

Формат электронного документа определяется Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации в требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций; Такие требования были утверждены распоряжением Правительства РФ сразу после принятия Положения о МЭДО 2 октября 2009 г.

Формат электронного документа определяется Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации в требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций; Такие требования были утверждены распоряжением Правительства РФ сразу после принятия Положения о МЭДО 2 октября 2009 г.

6 в) файл (файлы) электронной подписи, входящий в состав транспортного контейнера в случае подписания документа отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписью, формируемой в виде отдельного файла; Тут надо отметить общую тенденцию – если раньше файл электронной подписи обычно внедрялся в файл подписываемого документа, то сегодня почти повсеместно используется обособленный файл электронной подписи, который хранится отдельно от файла (или файлов, если документ состоит из нескольких файлов) документа.

г) файл (файлы) приложений к документу в электронном виде, являющийся необязательным элементом. Допускается подписание приложений усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями.

Правила пошагово описывают процедуры обмена электронными документами: а) формирование в системе автоматизированного делопроизводства (СЭД) отправителя документа в виде транспортного контейнера. При этом формат транспортного контейнера определяется в соответствии с установленными требованиями; б) перенос транспортного контейнера из СЭД отправителя электронного документа на автоматизированное рабочее место, сопряженное с транспортной шиной (в случае, если система электронного документооборота отправителя электронного документа непосредственно не сопряжена с транспортной шиной). В большинстве случаев ведомственные СЭД имеют модули (программные коннекторы) для взаимодействия с системой МЭДО или для отправки документов в электронном виде по каналам Интернет непосредственно из СЭД.

Пункт б) написан на случай, если по каким-то причинам, например по соображениям безопасности, СЭД не подключена к сети Интернет, то передача документа осуществляется через специализированное рабочее место.

в) направление транспортного контейнера в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде через транспортную шину; г) получение транспортного контейнера получателем документа в электронном виде, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ; Другими словами, полученное сообщение обязательно проверяется антивирусной программой, проверяется можно ли открыть (распаковать) полученное сообщение, читаются ли вложенные в сообщение (контейнер) файлы.

д) перенос транспортного контейнера (при положительном результате проверки) с автоматизированного рабочего места, сопряженного с транспортной шиной, в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде (в случае если система электронного документооборота получателя документа в электронном виде непосредственно не сопряжена с транспортной шиной); е) извлечение содержимого из транспортного контейнера в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде, проверка действительности электронной подписи и регистрация полученного документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя документа с формированием и направлением отправителю уведомления о регистрации или об отказе в регистрации. В соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 различают два типа технологических сообщений (уведомлений).

  1. уведомление о доставке и приеме сообщения
  2. уведомление о регистрации документа в СЭД получателя.

Если документ поступил не по адресу, без приложений, контейнер не распаковывается, какой-то файл не читается, в служебной части сообщения отсутствует или неправильно заполнен какой-то атрибут, то отправителю отсылается уведомление об отказе в регистрации с кодом, соответствующим той или оной ошибке.

Такое оперативно полученное уведомление позволяет отправителю оперативно исправить ошибку и выслать документ повторно. Каждая организация – участник обмена электронными документами, должна самостоятельно обеспечивать информационную безопасность своих систем СЭД и информационного обмена в рамках своих полномочий, то есть использовать антивирусные программы, обеспечивать защиту СЭД и каналов связи от несанкционированного доступа, реализовывать необходимые мероприятия в области информационной безопасности.

Более детально технология обмена электронными сообщениями описана в ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота.

Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению. По сути, Правила содержат всего несколько существенных моментов:

  1. документы передаются в виде транспортного контейнера установленного формата;
  2. порядок работы с документами в электронной форме должен быть регламентирован в нормативных документах организации, например в инструкции по делопроизводству.
  3. получение документа или отказ в его регистрации обязательно подтверждаются технологическими сообщениями (уведомлениями);
  4. все государственные структуры с центре и на местах могут и должны обмениваться документами в электронном виде;
  5. документы могут передаваться как по системе МЭДО, так и по открытым каналам и даже на съемных носителях;
  6. отправлять и принимать документы можно как непосредственно из СЭД, так и с отдельного специально выделенного и подключенного к каналам связи компьютера;

Более детально процесс обмена электронными документами расписан в вышеупомянутом ГОСТ Р 53898-2010.

Стандарт детализирует процедуру и форматы обмена электронными документами.

Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего передачу документов между СЭД организаций всех форм собственности. Электронное сообщение представляет собой XML-документ определенной структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов и набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения.
Электронное сообщение представляет собой XML-документ определенной структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов и набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Стандарт также предусматривает возможность подписания документа электронной подписью.

Так как стандарт был принят раньше, чем Федеральный закон «Об электронной подписи», в нем везде говорится об использовании «электронной цифровой подписи».

При применении стандарта следует, в соответствии с текущими требованиями законодательства, ориентироваться на использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Каждое сообщение (транспортный контейнер) в соответствии с требованиями стандарта, представляет собой XML-документ.

Документ состоит из набора компонентов (зон). Ключевой компонент, обязательный для любого сообщения – это заголовок.

Используемые в сообщении зоны (соответствующие XML элементы) могут быть только из числа типов, определенных в стандарте. Передаваемая в зонах сообщения информация оформляется как вложенные XML элементы второго и последующих уровней иерархии. В сообщении не может быть двух зон одного типа.

Сообщение может иметь следующие зоны: 1. Заголовок. Эта зона содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом. Не надо путать эту зону с традиционным реквизитом «заголовок к тексту», предусмотренным ГОСТ Р 6.30-2003.7 2.

Основная зона, документ. Содержит как информацию о передаваемом документе (сведения из регистрационно-контрольной карточки на документ: дата документа, его номер, автор, вид документа, наименование документа и др.), так и сам документ в электронном виде (в виде файла, набора файлов). Стандарт предусматривает следующие основные реквизиты (элементы) зоны «Документ»:

  1. Элемент «Исходящий регистрационный номер документа»
  2. Создана в соответствии с постановлением Правительства РФ от 22.09.2009.№ 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (ред. 06.04.2013)
  3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (или задания, поручения)
  4. Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
  5. См. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Реквизит 18.
  6. Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»
  7. Фамилия, имя, отчество автора документа
  8. Описание физического лица. В случае, если автор документа – физическое лицо, предусмотрено внесение (передача) слудующих сведений:
    • Индивидуальный номер налогоплательщика
    • Вид документа, идентифицирующего физическое лицо (например, паспорт)
    • Номер документа, идентифицирующего физическое лицо
    • Название организации, выдавшей документ, идентифицирующий физическое лицо
    • Дата выдачи документа, идентифицирующего физическое лицо
    • Элемент «Исходящий регистрационный номер документа»
    • Ссылка на регистрационный номер и дату документа (или задания, поручения)
    • Отдельный элемент содержит историю регистрации документа. В этом поле указываются все ранее присвоенные документу регистрационные номера. Это поле актуально, если документ несколько раз пересылается из одной организации в другую, что не редкость в деятельности государственных органов. Предусмотрено, что это поле может содержать уникальный идентификационный номер документа в СЭД организации, что позволяет однозначно определить документ по его номеру.
    • Регистрационный номер и дата регистрации документа. Используется при отправке уведомления о получении документа.
    • Дата подписания документа.
    • Номер и дата поручения по документу
    • Информация о согласовании (утверждении) документа. Этот элемент может иметь несколько значений? Согласовано, Утверждено, Согласовано с замечаниями, Отклонено.
    • Информация об исполнителе (составителе) документа
    • 3. Зона «Задания». Содержит информацию о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) – как в виде сведений (полей) из регистрационно-контрольной карточки (РКД), так и, возможно, в виде вложенного файла или набора файлов. 4. Зона «Дополнительные материалы». Содержит информацию о дополнительных (справочных) материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в документе вопросы (в виде дополнительных документов, писем, справок и пр.). 5. Зона «Расширение». Эта зона служит для передачи сведений, не регламентированных стандартом. Разработчики конкретной СЭД или группа разработчиков нескольких СЭД, могут использовать эту зону для того, чтобы передавать дополнительные специфические сведения, которые могут потребоваться в рамках обмена документами между группой учреждений. При отсылке уведомления о получении, регистрации документа или отказе в регистрации, используется отдельная зона – «Уведомление». Эта зона содержит ответную информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др. Обычно эта зона передается только с обязательной зоной «заголовок» и, при необходимости, с зоной «расширение». Стандарт не регламентирует такие чисто делопроизводственные вопросы, какие документы передаются в зоне «документ», какие – в зоне «задание» или «дополнительные материалы», куда относить сопроводительное письмо, поручение руководителя и т.п. На практике эти вопросы должны регламентироваться инструкцией по делопроизводству конкретной организации, что может вызвать определенные сложности при автоматизированной регистрации поступающих документов. Порядок обмена документами в электронной форме приводится в таблице 1.Номер сообщения по порядкуВид сообщения из системы управления документами 1 – отправителя документаВид сообщения из системы управления документами 2 – получателя документаПримечания 1 Основной документ — Документ и относящиеся к нему задания и дополнительные материалы направляются на исполнение (обработку). 2 — Уведомление Направляется информация о доставке и приеме сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др. 3 Дополнения к основному документу — К ранее направленному документу направляются дополнительные задания (или изменения ранее выданных заданий) и дополнительные материалы 4 — Уведомление Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к основному документу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др. 5 — Документ-ответ В виде самостоятельного документа направляется ответ на переданный документ (или отчет о его исполнении). 6 Уведомление — Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего документ-ответ, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа-ответа и др. 7 — Дополнения к Документу-ответу К ранее направленному документу-ответу направляются дополнительные материалы. 8 Уведомление — Направляется информация о доставке и приеме сообщения, содержащего дополнения к документу-ответу, об ошибках приема и интерпретации сообщения и др. Стандарт дает техническое описание XML-формата, которое позволяет IT-специалистам настроить выгрузку и загрузку документов СЭД в соответствии со стандартом. Схема сообщения, обеспечивающая его автоматизированную проверку на соответствие стандарту, дана в приложении А к стандарту. В чем значение ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению? Десятки компаний-разработчиков СЭД предлагают свои решения, а многие организации используют специфические, разработанные на заказ решения в сфере автоматизации делопроизводства и работы с документами. Все эти решения до недавнего времени были несовместимы друг с другом, проектировались как «вещь в себе», и только с началом внедрения системы МЭДО в конце 2009 года встал вопрос об организации их взаимодействия в едином формате. И только с появлением в конце 2010 года ГОСТ Р 53898-2010 мы получили единые требования к электронному сообщению и теперь любая СЭД, умеющая отправлять и получать документы в соответствии с этим стандартом, может взаимодействовать с любой другой СЭД, также соответствующей данному стандарту. Но ГОСТ – это рекомендательный документ, он не является обязательным к применению, вот почему так важно появление новых Правил, которые делают обязательным организацию обмена документами в электронной форме для государственных структур как федерального уровня, так и в субъектах Российской Федерации.Новые Правила – это еще один шаг вперед в деле организации работы с документами в электронной форме, повышения эффективности и оперативности работы государственного аппарата в целом.

      1. С автором можно связаться по адресу: Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
      2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
      3. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (от 28.06.2014), ст. 6.
      4. Создана в соответствии с постановлением Правительства РФ от 22.09.2009.№ 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (ред. 06.04.2013)
      5. Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»
      6. См. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Реквизит 18.

      Источник: журнал «» : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

  9. Адрес – почтовый адрес организации
  10. Дата выдачи документа, идентифицирующего физическое лицо
  11. Информация об исполнителе (составителе) документа
  12. Вид документа, идентифицирующего физическое лицо (например, паспорт)
  13. Индивидуальный номер налогоплательщика
  14. С автором можно связаться по адресу: Контакты.

    В этом поле указываются рабочие и мобильные телефоны, номер факса, адреса электронной почты и web-сайта организации.

  15. Информация о согласовании (утверждении) документа.

    Этот элемент может иметь несколько значений?
    Согласовано, Утверждено, Согласовано с замечаниями, Отклонено.
  16. Наименование вида документа (приказ, распоряжение и т.д.)
  17. Адресат, вид адресата – физическое или юридическое лицо
  18. Структурное подразделение и должность автора документа. Название подразделения может быть указано в виде цепочки: управление / департамент / отдел.
  19. ГОСТ Р 7.0.8-2013.

    Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

    Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

  20. Характеристика ограничения доступа к документу (гриф документа).
  21. Дата подписания документа.
  22. Номер документа, идентифицирующего физическое лицо
  23. Тип (исходящий, входящий, внутренний) и вид документа (служебная переписка, письма граждан, распорядительный документ: приказ, распоряжение и т.д.).

    Здесь же указывается наименование (аннотация), т.е.
    заголовок к тексту документа, количество листов документа,
  24. Название организации, выдавшей документ, идентифицирующий физическое лицо
  25. Отдельный элемент содержит историю регистрации документа.

    В этом поле указываются все ранее присвоенные документу регистрационные номера. Это поле актуально, если документ несколько раз пересылается из одной организации в другую, что не редкость в деятельности государственных органов.

    Предусмотрено, что это поле может содержать уникальный идентификационный номер документа в СЭД организации, что позволяет однозначно определить документ по его номеру.

  26. Дополнительный элемент (поле) «OfficialPerson» позволяет указать дополнительные элементы описания должностного лица.

    При этом такие дополнительные сведения как ученая степень, воинское звание, духовное имя и т.п.

    указываются в отдельном элементе «Rank».

  27. Описание организации.

    Этот элемент содержит как полное, mfr и сокращенное наименование организации, а также аббревиатуру, отражающую организационно-правовую форму (ЗАО, ООО, ГУП), ОГРН и ИНН организации.

  28. Регистрационный номер и дата регистрации документа.

    Используется при отправке уведомления о получении документа.

  29. Автор, вид автора документа — физическое или юридическое лицо
  30. Номер и дата поручения по документу
  31. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (от 28.06.2014), ст. 6.
  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Рубрики

Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах.

Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.

ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ? Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.

В последние годы теория и практика делопроизводства стремятся «подружить» электронные и бумажные документы, чтобы успеть за стремительно уходящим в онлайн-пространство документооборотом и при этом сохранить его юридическую значимость. Например, существуют несколько вариантов электронного письма, из которых настоящим электронным документом является только одно:

  1. сообщение, отправленное по электронной почте, – это не документ, но может им являться при условии, что участники коммуникации договорились об этом;
  2. скан-копия письма на бумажном носителе – не электронный документ, но если отправитель и получатель договорились о том, что обмен такими копиями имеет юридическую силу, то такую копию, отправленную по электронной почте, можно приравнять к электронному письму. Подробнее об этом поговорим в ответе на третий вопрос.
  3. письмо, подписанное электронной подписью, – настоящий электронный документ;

ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе.

Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.

Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.

Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.

Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.

ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Электронные документы подписывают электронно-цифровыми подписями (далее – ЭЦП). При этом только усиленная квалифицированная ЭЦП, то есть зарегистрированная в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России, – абсолютный аналог собственноручной.

Ее можно использовать при коммуникациях с государственными органами. Организации могут общаться между собой при помощи документов, подписанными любым видом ЭЦП: усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной или простой.

Какую именно ЭЦП использовать, нужно закрепить в соглашении.

Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1. При желании стороны могут оговорить в соглашении, что юридическую силу имеют сообщения в почтовых клиентах и мессенджерах, sms-сообщения. ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?

Пакеты документов отправляют из организации с сопроводительными письмами. Электронные документы – не исключение. Но иногда нужно отправить сопроводительное письмо с несколькими бумажными и несколькими электронными приложениями.

В таком случае сначала нужно подготовить электронное приложение: записать его на компакт-диск или флеш-карту.

Затем составить сопроводительное письмо.

В последнюю очередь оформить вкладыш в конверт с диском или флешкой. Главный реквизит сопроводительного письма – реквизит 19 «Отметка о приложении». Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).

ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ? Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел.

Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности.

Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015). Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.

Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи.

Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате.

Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск. Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).

Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком. РЕЗЮМЕ

  • Электронные документы от создания до уничтожения существуют в электронном виде.
  • Электронный документ может быть приложен к бумажному письму. Приложение оформляют в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  • Работать с электронными документами можно на любом носителе.
  • Правила обмена электронными документами организации устанавливают в соглашении между собой.
  • Электронные документы передают в архив организации на компакт-дисках, оформленных в соответствии с Правилами 2015.

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

  • Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи.

    Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.

  • Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
  • Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов.

    Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты.

Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «». Специальные требования к счетам-фактурам — в .Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью.

Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично.

Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота.

Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов.

Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие».

Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений.

В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам.

Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет. В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

  1. кто составил документ;
  2. кто, в какое время и где получил;
  3. кто, в какое время и откуда его направил;
  4. применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает.

Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора.

Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления.

Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо. В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал , где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей.

Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования.

Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования.

Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи.

Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее .

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+