Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Документ направлен без согласования руководителя

Документ направлен без согласования руководителя

Согласование и подписание документов руководителем в СЭД

31 июля 2017 г. 18:40 Далеко не все руководители (особенно высшего звена) при внедрении системы электронного документооборота сами готовы в ней работать. Как тогда можно организовать согласование проектов и подписание документов?

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют: ● автоматизировать максимально возможное число сотрудников; ● создавать и согласовывать документы только в системе (!). Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда некоторые руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД.

Причины могут быть самые разные: начиная от высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы, свои привычки. Как тогда организовать работу, чтобы все операции с документами осуществлялись в СЭД?

Для этого необходимо решить две задачи: ● организовать передачу документа руководителю и ● зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты действий руководителя по согласованию и подписанию документа, а также варианты занесения результатов в систему на примере СЭД «DIRECTUM». Согласование отражает результат работы с проектом документа.

А подписание либо утверждение – некий итоговый вердикт уполномоченного лица, после которого проект становится полноправным документом, поэтому принципы организации подписания документа можно перенести и на процедуру утверждения, а еще на резолюцию руководителя на входящем документе (например, письме) либо внутреннем (например, докладной записке). Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов. Очевидные плюсы: ● оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание; ● можно работать удаленно.

Хотя есть и минус: ● необходимо ежедневно «заходить» в СЭД и просматривать свои входящие задания на согласование документов.

Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны 2 варианта организации процесса. Во-первых, возможна работа через помощника, которому настраивается право замещения руководителя в СЭД. Тогда помощник может работать с папкой «Входящие руководителя» и видит все его входящие задания (Рисунок 1).

Помощник распечатывает очередной поступивший документ для согласования и относит руководителю.

Тот ставит свою визу на бумажной распечатке проекта документа и возвращает ее помощнику. Далее помощник ее сканирует и заносит в СЭД новую версию проекта с пометкой «С визой руководителя».

Таким образом помощник выполняет задание по согласованию проекта в СЭД за руководителя, при необходимости подписывая файл своей согласующей электронной подписью (Рисунок 3). И в системе будет отражено, что задание выполнил помощник за руководителя, см. Рисунок 2 (это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта – руководителя).
Рисунок 2 (это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта – руководителя).

Плюсы данного варианта: ● ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя; ● результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа. Минусы: ● появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя; ● руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!

Во-вторых, возможна работа в СЭД и без помощника. При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа. После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД.

При этом актуальной версией документа становится скан завизированного руководителем проекта. После сбора всех виз на бумажном проекте (их сканы загружаются в СЭД) эта же бумага передается на подпись руководителю (если он тоже сам в СЭД не работает либо документ требует оформления в бумажном виде). Подписанный бумажный оригинал с визами потом подшивается в соответствующее дело своего подразделения.

Плюсы: ● ничего не меняется в уже сложившихся устоях работы руководителей и подразделений.

Минусы: ● дополнительная нагрузка ложится на инициатора процесса – разработчика проекта, который кроме «хождения с бумагой» должен еще сканировать визы и потом подписанный документ, занося все это в СЭД. ● увеличение длительности согласования документов; ● документооборот становится частично электронным, нет систематизации: часть сотрудников согласуют документы в СЭД, часть – на бумаге.

Отказ от бумаги в пользу электронных документов сопровождается переходом с обычной на электронную подпись (далее – ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применяются ее следующие разновидности: ● простая ЭП, ● усиленная неквалифицированная ЭП, ● усиленная квалифицированная ЭП.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством либо соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром.

Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи с печатью на бумажном документе.

Усиленная квалифицированная ЭП используется для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (например, она обязательна для электронных счетов-фактур). Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.

При этом на предприятии должен быть принят нормативный акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Чтобы считать такие документы юридически значимыми, организации еще необходимо иметь: ● Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный локальный нормативный акт; ● Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы собственного УЦ. Если руководитель самостоятельно работает в СЭД, подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант.

Плюсы: ● оперативное подписание документов; ● можно работать удаленно; ● высокая степень защиты документа от подлога с помощью ЭП, ответственность за защиту ЭП от подделки лежит на Удостоверяющем центре выдачи сертификатов ЭП; ● документооборот становится на 100% электронным – электронный документ, подписанный ЭП всех согласующих лиц и потом руководителя, становится основным юридически значимым подлинником.

Минус: ● руководителю необходимо ежедневно «заходить» в СЭД и просматривать свои входящие задания на согласование и подписание документов. Если руководитель не работает в СЭД и подписывает документы только в бумажном виде, то его помощник может получать задание в СЭД на передачу документа на подписание руководителю. Распечатывает документ или несет на подпись.

После подписания помощник забирает бумажный оригинал, сканирует его и заносит новую версию документа в СЭД. Опять же актуальной версией становится скан подписанного руководителем документа. Плюсы тут такие же, как и при согласовании проектов в СЭД руками помощника.

А вот минусы мы перечислим конкретно: ● появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя; ● помощнику важно хранить все подписанные руководителем бумажные оригиналы.

Их наличие обязательно для установки подлинности скана; ● исполнитель документа может в любое время затребовать оригинал и только в этом случае принять его к исполнению (например, специалист финансового отдела для перевода денег). ● появляется вероятность утери оригинала документа, так как он начинает «ходить по рукам». Секретариату необходимо отслеживать местонахождение оригиналов.

* * * Несмотря на возможность работы неавтоматизированного руководителя, это все-таки «заплатка» – узкое место в работе предприятия. И наоборот, работающий в СЭД руководитель дает выход на новый уровень эффективности: ● сокращает время согласования и подписания документов, а значит, принятия решений; ● самостоятельно контролирует исполнение выданных поручений и работу своих подчиненных; ● экономит ресурсы предприятия (все, что связано с распечаткой документов); ● экономит время своих подчиненных на экспорт / импорт данных СЭД.

Для руководителей, которые много времени проводят в командировках и работают удаленно, существуют , ориентированные именно на топ-менеджмент, удобные для рассмотрения документов, их визирования / подписания. Их использование дает максимальное ускорение внутренних процессов предприятия. Источник: , № 7, 2017. Источник: Теги: Оцените: (5,00 — оценили 6 чел.) Поделитесь: Распечатайте:

Согласование, подписание и утверждение документа

Согласование Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта. Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа.
Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа.

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например: Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова 23.11.2007 или Юрисконсульт Зав.

бюро персонала Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М.

Черняк 25.06.2007 26.06.2007 В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

В этом случае виза оформляется так: Замечания прилагаются. Должность Личная Расшифровка подпись подписи Дата Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п. Например: СОГЛАСОВАНО Директор школы № 583 Подпись В.В.

Соколова 09.08.2007 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома 09.08.2007 № 25 СОГЛАСОВАНО Письмо Минздрава России 05.09.2007 №65-17/184 В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции.

Документы, составляе- мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Так же подписывается протокол. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами». Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и

«Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица». В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Например: Директор института Подпись В.Т. Логинов При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Например: Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения и архивного дела Подпись М.В. Ларин В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Например: Зав. кафедрой зоологии проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки». Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например: Председатель Л.Н. Тучкова Секретарь О.И.

Дубровина Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например: Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря» Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и.

о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст.

5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»: «1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

  1. 3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
  2. 2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации». Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».

Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления.

Так, ст. 16 Закона гласит:

«Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций»

.

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Печать Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511—2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке. Требования к печати акционерных обществ описаны в п.

6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях — приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части.

В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д. Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.
Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа».

Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения. Например: Верно Секретарь Личная подпись Т. В. Романова 14.07.2007 Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом.

На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления: УТВЕРЖДАЮ Президент акционерного общества «Гималаи» Подпись Е.

А. Султанов 15.05.2007 УТВЕРЖДЕН Приказом Министра здравоохранения России 15.05.2007 №36 Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек.

Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата.

Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа.

Например: акт — утвержден; инструкция — утверждена; правила — утверждены; положение — утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма). Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

  1. Федеральный закон от 21Л1.1996 № 129-Ф «О бухгалтерском учете». Ст. 9, п. 3.

Настройка согласования документов в 1С:Документооборот

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации.

Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения.

Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения. не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи.

Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы. Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи.

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

  1. Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
  2. Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
  3. Юрист направляет проект ответственным работникам;
  4. Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.
  5. Новая редакция повторно отправляется на согласование;

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени. В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

  1. Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
  2. Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
  3. Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

Электронный метод позволяет не только сократить количество согласующих лиц, но и ограничить их функции. Так, например, бухгалтер не сможет править орфографические ошибки в тексте.

Ему отведена в конкретном договоре область проверки реквизитов. На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз.

Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса. Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует.

Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

  1. сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.
  2. простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования».

Будет видно решение каждого из участников, их комментарии. Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

  1. Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).
  2. Администраторы;

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование».

В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав».

При выборе группы доступа создается новый профиль.

В нем добавляется роль «Согласование (использование)».

После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники. Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании.

Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей.

Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер. Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу.

Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

  1. Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
  2. Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.
  3. Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация».

Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды: Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи.

Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи. Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы.

Рекомендуем прочесть:  Снилс физ лица

Он может рассмотреть задачу тремя способами:

  1. внести текстовую резолюцию, вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям.
  2. лично указать исполнителей, направив им задание со сроками исполнения;
  3. направить на ознакомление, указав список лиц и сроки;

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен».

Текст резолюции можно выбрать из шаблонов. Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту.

Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист.

Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

  1. положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
  2. отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

  1. персональные, делегированные, ролевые задачи;
  2. группы задач по проекту, автору, типу;
  3. сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования.

В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

  1. исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.
  2. сотрудник создает документ-заявку;
  3. согласует заявку руководитель данного сотрудника;
  4. руководитель ИТ-службы согласует документ;

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий.

К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя. В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме.

Пример последовательного шаблона с условием — входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании.

Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 100 000 тенге, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник. Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой.

Согласования систематизируются по:

  1. затраченному времени;
  2. спискам документов;
  3. статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс. Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные.

Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника. Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований.

Основные из них:

  1. число циклов;
  2. время просрочки;
  3. средние трудозатраты.
  4. количество просроченных задач;

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов.

Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования. Как правильно установить , чтобы система работала стабильно и быстро?

Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы?

Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ». Закажите Понравилась статья? Поделитесь с друзьями! #1С:Документооборот #Согласование документов #Инструкция Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать звонок

7 советов УО по созданию регламентов работы с документами

11 декабря 2018 о документообороте мы рассказали о том, какие виды документов есть в управляющей организации, о первых шагах к построению системы работы с ними и о номенклатуре дел.

Узнайте, на что обратить внимание при создании регламентов работы с разными потоками документов в УО.Документооборот – это движение документов в компании после их создания или поступления извне.

Чтобы документ не потерялся и был вовремя исполнен, в управляющей организации должна быть чёткая система работы с документами: входящими, исходящими и внутренними.Для этого в УО утверждаются регламенты документооборота, в каждом из которых необходимо указать:

  1. Сроки, которые отводятся на каждый этап работы с документом.
  2. Чёткую схему движения документа от момента его создания/получения до исполнения.
  3. Сотрудника, который несёт ответственность за документ на каждом этапе.

Цель таких регламентов – создать чёткую схему работы, чтобы любой сотрудник, который с ней знакомится, мог легко понять, как он должен поступать с теми или иными документами, свою роль в документообороте компании.В регламенте по документообороту не нужно прописывать ситуации:

  1. Которые в конкретной организации никогда не происходят.

Если УО никогда не получает писем от благотворительных организаций, то не нужно создавать схему работы с такой корреспонденцией.

  1. Как в другой организации.

Создавать регламент по работе с документами необходимо исходя из существующей ситуации в каждой конкретной компании.

То, что работает в одной УО, может оказаться неэффективным для другой.

  1. Частные, мелкие, незначительные.

Все описанные в регламенте действия должны быть понятны и полезны для каждого сотрудника УО, учитывать общие интересы и соответствовать целям создания документа.

  1. Сложные, непонятные сотрудникам.

Регламент должен быть чётким и лёгким в использовании, не содержащим непонятных терминов и сокращений. Аббревиатуры необходимо расшифровать перед тем, как приступить к изложению регламента.По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации.

Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:

  1. Указываются причина и задача создания регламента. В таком случае сотрудники, которые будут его читать, поймут, зачем документ написан и для чего необходимо следовать изложенным в нём инструкциям.
  2. В шапке указываются: пометка «конфиденциально», автор регламента, название компании, для кого предназначен документ и дата его создания. Этот блок информации для удобства выравнивается по правому краю.
  3. Заголовок инструктивного письма указывается по центру и должен отражать суть регламента: «Регламент работы с входящей корреспонденцией», «Инструкция по работе с внутренними документами» и др.
  4. Результат. В последнем блоке можно указать, что получится, если вся последовательность изложенных действий будет правильно и в срок выполнена.
  5. Непосредственно текст инструкции. Управляющая организация может создать отдельно три инструкции для каждого вида документов отдельно, а может сделать общий регламент для документооборота, разбив его на главы или части. Каждое действие в последовательности должно быть чётким и исполнимым, для его выполнения у сотрудников должны быть необходимые инструменты и время. Если требование окажется неисполнимым, то инструкция не будет работать.

Для удобства чтения и усвоения материала текст должен быть разбит на смысловые блоки с использованием отступов. Не следует выделять в тексте отдельные строки или слова курсивом или полужирным шрифтом: читающие инструкцию сотрудники могут упустить из внимания остальные части документа.

Выделяются только подзаголовки.Регламент по документообороту должен быть утверждён и подписан руководителем УО, прошит и пронумерован. Хранить регламент удобнее в отдельной папке с инструкциями, обязательными для ознакомления и выполнения всеми сотрудниками УО. Первым листом в подобной папке расположите контрольный лист, в котором будет указана последовательность инструкций.Самой важной в документообороте управляющей организации является инструкция по работе с входящими документами (ВхД), присланными жителями многоквартирных домов, РСО, подрядчиками, контрольными ведомствами.

За их утерю и неисполнение в срок организации грозят штрафы и привлечение к административной ответственности.В регламенте необходимо прописать порядок и сроки следующих действий с ВхД:

  1. Приём и первичная обработка писем.

Корреспонденция может поступать по почте, доставляться курьерами, а также направляться в УО по электронной почте и с помощью факсимильной связи. В первичную обработку включаются: приём писем и документов, проверка целостности упаковки, правильность адресата и соответствие вложений.Важно: обязательно определите сотрудника УО, который отвечает за данный этап, обозначив должность: делопроизводитель, секретарь, офис-менеджер УО или другая. Пропишите действия сотрудника на случай, если письмо доставлено по ошибке или с неполным пакетом вложений.

  1. Регистрация и сортировка.

Регистрируется вся входящая корреспонденция.

В УО могут быть созданы несколько журналов регистрации в зависимости от адресанта: журнал учёта обращений жителей домов, журнал учёта обращений органа ГЖН и т.д. Либо заводится единый журнал, проводится электронная регистрация ВхД.Все конверты вскрываются, на первом листе или сопроводительном к документам письме проставляется дата и регистрационный номер. Такие же данные заносятся в журнал регистрации.

Все полученные документы сортируются для передачи на рассмотрение руководству.Необходимо определить и зафиксировать в регламенте перечень входящих документов, которые не подлежат регистрации: обычно это информационно-справочные письма, открытки и поздравления, реклама.Важно: передача документов на рассмотрение должна производиться в день их регистрации. В регламенте можно предусмотреть, какие документы передаются руководителю УО, а какие – непосредственно в подразделения.

  1. Рассмотрение и расписание руководителем.

Руководитель изучает содержание письма и пишет на документе резолюцию.

Резолюция должна содержать указание на ответственное за исполнение лицо или подразделение, срок исполнения и необходимость контроля.Важно: руководитель УО может разработать свою систему резолюций и указаний. Например: «В работу», «Переговорить», «В дело», «На контроль» и другие. В регламенте тогда поясняется, что в соответствии с каждой резолюцией должны предпринять ответственные сотрудники.

  1. Передача на исполнение и исполнение документа.

Исполняет документ подразделение или сотрудник, которых назначил при рассмотрении письма руководитель УО в сроки, указанные им или которые следуют из текста самого письма.Важно: в УО может быть предусмотрен порядок передачи документов на исполнение, в том числе под подпись в журнале.

В таком случае ответственный за документооборот сотрудник и руководитель в любой момент смогут найти, когда и кем был принят на исполнение ВхД.

  1. Передача документов на хранение.

Исполненный документ с копией ответа на него возвращаются ответственному за делопроизводство либо хранятся в отделе в специальных папках, если это предусмотрено системой документооборота в УО.Важно: Копия ответа подшивается вместе с самим запросом, на ответе должны стоять исходящий номер и дата отправления, способ направления. Это поможет оперативно найти информацию по исполнению письма, если таковая потребуется.

В журнале регистрации ВхД следует предусмотреть поля, чтобы внести в них информацию об исполнителе и дате направления ответа.Если ответ важный, то в регламенте можно предусмотреть критерии определения важности письма и обязанность исполнителя проконтролировать, что адресат его получил, например, совершив контрольный звонок.Исходящие документы (ИД) проходят путь внутри УО от их создания до направления. Все этапы необходимо учесть и прописать в регламенте работы с исходящей корреспонденцией, куда попадают и ответы на запросы жителей домов, РСО, органов надзора.Первым этапом после создания документа станет его согласование, при необходимости – доработка, затем утверждение.

Порядок согласования также можно прописать в инструкции: например, определить, что ответы на запрос жителей МКД согласовываются с юристом УО.Утверждает письмо тот, кто подписывает его перед отправкой.

Если в УО принято отправлять жителям домов письма за подписью заместителя руководителя или начальника абонентского отдела – то именно они эти письма и утверждают, ознакомившись с листом согласования.В регламенте обязательно должны быть установлены сроки, которые даются подразделениям на согласование документов.

Это позволит направить ответ в срок или установить, кто превысил эти сроки.Второй этап – регистрация и передача сотруднику, ответственному за отправку документа. Регистрировать исходящие документы необходимо в отдельном журнале. В самом письме в шапке проставляются дата и номер ИД, соответствующие данным в журнале регистрации.Письмо может быть направлено и в электронном виде, в таком случае в регламенте должно быть зафиксировано, кто и с использованием какого адреса электронной почты это делает, разрешено ли сотрудникам направлять письма со своих электронных адресов.При передаче писем на отправку ответственный сотрудник обязан проверить правильность указания реквизитов для направления документов, а работник, который отвечает за отправку, – правильность указания адреса после конвертирования корреспонденции.Контрольная копия ИД должна храниться вместе с запросом, если это ответ на входящий документ, либо в папке исходящих писем у ответственного сотрудника УО или в создавшем его подразделении.Инструкция по работе с внутренними документами (ВнД) индивидуальна для каждой управляющей организации, так как зависит от размера компании, структуры и штата.

В ней прописываются основные типы внутренних документов и основания, по которым эти документы создаются.

После создания ВнД проходит этап согласования, доработки и подписания у руководителя УО или подразделения, которое создало документ. Затем документ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов.

Журнал может быть один общий, или несколько – в зависимости от вида ВнД: отдельно приказы, распоряжения, служебные записки и т.д. Также журналы могут быть в каждом структурном подразделении.После регистрации документ тиражируется, если его нужно распространить на несколько сотрудников/подразделений, или направляется в подразделение-адресат.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+