Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Что такое мсэд

Что такое мсэд

Что такое мсэд

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Внедрение ЭДО дает возможность:

  1. отказаться от бумажных носителей.
  2. создать единую базу данных;
  3. контролировать сроки действия договоров;
  4. ускорить согласование документов;

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников. Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  1. повысить прибыль.
  2. повысить производительность бизнес-процессов;
  3. оптимизировать расходы;

Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность. Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача. Требуется оптимизировать работу нескольких отделов?

Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач. Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными.

Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой.

Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями.

Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций? Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства.

С тех пор эта отрасль активно развивается.

Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов. Это интересно Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС.

В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам. Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе. Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  1. эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.
  2. единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  3. непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  4. результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  5. параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  6. однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  1. секретный и конфиденциальный ЭДО.
  2. кадровый ЭДО;
  3. управленческий ЭДО;
  4. технологический ЭДО;
  5. производственный ЭДО;
  6. бухгалтерский ЭДО;
  7. архивное дело;
  8. складской ЭДО;

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.

При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании.

Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  1. создание атрибутной карточки документа;
  2. регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  3. ведение журналов, классификаторов и справочников;
  4. создание электронной версии документа;
  5. согласование документов;
  6. создание маршрутов документа и управление его движением;
  7. формирование отчетов о движении и исполнении документов.
  8. рассылка напоминаний и уведомлений;
  9. поиск карточек документов;
  10. формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  11. формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  12. сохранение документов в различных форматах;

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  1. сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  2. ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  3. экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  1. повышение корпоративной культуры.
  2. увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  3. снижение рисков потери документов;
  4. рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.

Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  • СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  • СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  • СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  • СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.
  • СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  • Хранение и поиск документов.
  • Поддержка делопроизводства.
  • Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.
  • Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  • Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см.

рис.).

Рис.

Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД.

Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  • Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  • Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  • Соответствие целям и задачам компании.
  • Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  • Соответствие стандарту отрасли организации.
  • Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  • Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  • Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.
  • Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота. Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  1. изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  2. провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  3. оценить стоимость владения той или иной программой;
  4. установить демо-версию программы;
  5. изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.
  6. ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  7. изучить демонстрационные видеоматериалы;

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу.

Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  1. Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  2. Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  3. Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  4. Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика.

Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным. Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  • Запуск СЭД в эксплуатацию.
  • Разработка технического задания.
  • Тестирование программы.
  • Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  • Описание бизнес-процессов.
  • Внедрение электронного документооборота.
  • Контроль использования системы.
  • Выбор IT-решения.
Рекомендуем прочесть:  Как покурить траву в россии

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы.

К основным рискам можно отнести следующие:

  1. слабое техническое оснащение;
  2. консервативность сотрудников;
  3. недостаточная компьютерная грамотность работников;
  4. отсутствие регламентов на основные процессы;
  5. отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»: «Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное.

На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов.

Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно.

Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность.

Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации.

Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала». P.S. работает на рынке бизнес-консалтинга более 20-ти лет. Компания оказывает услуги по аудиту, строительному, управленческому и юридическому консалтингу, комплексной автоматизации бизнес-процессов и оценке активов.

Каадзе Анастасия Геннадьевна Ответственный редактор

Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конкретного ПО

Внедрение системы электронного документооборота — возможность снизить материальные и временные издержки, а также оптимизировать рабочую деятельность. Функционал СЭД может включать:

  1. внутренние коммуникации;
  2. автоматизацию бизнес-процессов;
  3. электронный документооборот;
  4. постановку задач и их контроль;
  5. управление проектами и персоналом;
  6. интеграцию с внешними программными продуктами.

Современные системы документооборота могут быть адаптированы под нужды компании с учетом специфики ее деятельности, структуры, а также имеющихся программных продуктов.

Основными преимуществами при выборе СЭД являются:

  1. поддержка и обучение;
  2. возможность кастомизации;
  3. скорость разработки и внедрения системы;
  4. стоимость внедрения и поддержки.
  5. удобство интерфейса;

С помощью внедрения системы документооборота возможно:

  1. усилить контроль над сроками исполнения.
  2. значительно сократить объем бумажного документооборота;
  3. снизить риск утери документа;
  4. создать единую информационную базу компании;

При выборе компании для внедрения системы электронного документооборота стоит обратить внимание на организации, оказывающие полный комплекс услуг — разработку, установку, поддержку системы. Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день.

Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. На «этажах» иерархии документы нередко теряются, срываются сроки их исполнения, а в результате — резко снижается эффективность управления, уходят клиенты.

Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота (СЭД), о которых мы поговорим ниже.

Отечественные системы электронного документооборота (СЭД) впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века. Делались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро.

Эта система позднее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

На заметку Применение СЭД крупными и средними компаниями в России постепенно становится массовым. Как показало исследование информационно-аналитической службы Docflow, в 2014 году 56% компаний полностью внедрили СЭД, а 40% находились в процессе внедрения. К началу 2015 года только 2% компаний не использовали и не планировали использовать в своей работе те или иные виды СЭД[1].
К началу 2015 года только 2% компаний не использовали и не планировали использовать в своей работе те или иные виды СЭД[1]. Официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, не существует.

По сути, СЭД — это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

  1. создание единой информационной базы компании;
  2. структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
  3. снижение риска утери документа;
  4. повышение эффективности работы компании.
  5. повышение дисциплины среди сотрудников благодаря возможности отслеживания деятельности исполнителя конкретного документа;
  6. сокращение или полный отказ от бумажного документооборота;
  7. контроль над исполнением документов в соответствии с резолюциями руководителя;

СЭД — один из главных информационных ресурсов компании, который используется для работы с самыми разными видами и типами документов, интегрируется с другими деловыми системами. Традиционный для СЭД функционал, по мнению экспертов компании «1С», расширяется в направлении автоматизации совместной работы сотрудников. Как и любой инструмент, СЭД нужно применять по назначению и тогда, когда это действительно необходимо компании.

Только в этом случае внедрение системы будет эффективно и принесет реальную пользу.

Определить эффективность внедрения СЭД в цифровом выражении достаточно сложно. Компанией DIRECTUM на основе собственной методики были выделены ключевые эффекты от внедрения СЭД на предприятии[2].

При этом величина эффекта зависит от того, является ли компания крупным предприятием с несколькими филиалами или небольшим предприятием, расположенном в одном офисе. Потенциальные выгоды следующие:

  • Снижение рисков. Этот эффект касается стратегических показателей и меньше всего поддается формальному расчету. В некоторых случаях СЭД позволяет снизить риски просрочки согласования и заключения договоров до 60%.
  • крупное предприятие — до 50%.
  • небольшое предприятие — на 5%;
  • небольшая компания — от 8 до 15%;
  • крупное предприятие с несколькими филиалами — на 20%.
  • Снижение материальных затрат:
    • небольшое предприятие — на 5%;
    • крупное предприятие с несколькими филиалами — на 20%.

    Такая разница обусловлена тем, что на предприятии малого бизнеса рабочие места сотрудников расположены компактно, нет необходимости создавать большое количество бумажных копий документов.

  • Экономия на конкретных операциях, не привязанных к процессам, — поиск документов, обеспечение доступа к ним и т.д.

    — от 3 до 24% в зависимости от стиля работы с документами и от организации системы их хранения. Если создать общедоступное хранилище электронных документов с четко прописанными регламентами работы и хранения, правами доступа к ним, то эффект для компании будет максимальным.

  • Экономия на базовых процессах — исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений:
    • небольшая компания — от 8 до 15%;
    • крупное предприятие — до 50%.

    Отдельно рассматривается процесс согласования и исполнения поручений.

    Здесь экономия может составить от 6% до 23% в зависимости от структуры и величины компании и стиля ее работы. Чем более формализованы процессы в компании, тем выше будет эффект.

По оценкам экспертов, внедрение СЭД на предприятии окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 3 лет[3].

На практике установка систем электронного документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и ROI. В качестве примера можно привести два кейса.

Кейс № 1[4] Клиент — собственник крупнейшей российской компании-производителя металлочерепицы и профнастила, имеющей 76 подразделений в разных городах России. Для обеспечения структурированной и четкой постановки задач сотрудникам и контроля над их исполнением в организации была внедрена система документооборота. В итоге все бизнес-процессы компании стали контролируемыми, сотрудники освободились от рутинных процессов документооборота, что повысило производительность их труда, на 30% сократилась нагрузка на секретариат и кадровый отдел, скорость документооборота увеличилась на 60%.

Рост продаж компании составил 10 %, дополнительная прибыль — 100 млн рублей,ROI — 1566 %. Кейс № 2[5] Установка СЭД в сети гипермаркетов товаров для дома и дачи.

Проблема заключалась в том, что вся переписка компании по обсуждению и согласованию договоров велась по электронной почте, что нередко приводило к потере писем (например, из-за банальной фильтрации в спам) и срыву сроков. В результате внедрения СЭД сроки согласования договоров сократились на 30%, своевременность проведения переговоров с поставщиками повысилась на 35%, а результативность подписания коммерческих условий возросла на 30%. Ежедневно в СЭД компании создается около 50 документов, а в обработке находится одновременно 700.

Создана единая информационная база, благодаря чему полностью исключены случаи утери первичных документов.

В системе работают 900 пользователей, ежедневно инициируется более 40 заявок от подразделений торговой сети и 1800 находятся в стадии активной обработки.

Выручка компании выросла на 250 млн рублей, дополнительная прибыль составила 42,5 млн рублей,ROI проекта внедрения — 254%.
Хотя любая классификация является условной, традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам:

  • оптимально организовать движение внутренних документов в компании;
  • наладить работу с обращениями клиентов;
  • организовать внутренний электронный архив документов.
  • Системы делопроизводства. Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собственности и рода деятельности. С их помощью можно решить несколько основных задач:
    • упорядочить работу с корреспонденцией, как исходящей, так и входящей;
    • оптимально организовать движение внутренних документов в компании;
    • наладить работу с обращениями клиентов;
    • организовать внутренний электронный архив документов.

    По сути, они являются наследниками бумажного делопроизводства.

  • Электронные архивы.

    Это системы структурированного хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск.

    Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов — текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности.
    Благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности.

    Электронные архивы обычно существуют в составе СЭД и отдельно используются достаточно редко.

  • упорядочить работу с корреспонденцией, как исходящей, так и входящей;
  • Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет.

    Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки документа нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить.

    Workflow-системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения.

    Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.

  • ЕСМ-системы используются для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом.

    В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

На заметку По мнению исследовательской компании Gartner, к ЕСМ может быть отнесена только та система, которая способна поддерживать в комплексе не менее трех функций из нижеперечисленных:

  1. совместная работа сотрудников над документами и поддержка проектных команд;
  2. управление записями архивного хранения и автоматизация правил такого хранения;
  3. сканирование бумажных документов и управление их образами;
  4. управление документами;
  5. наличие Workflow для автоматизации бизнес-процессов;
  6. управление веб-контентом[6].

Наиболее востребованными на отечественном рынке СЭД традиционно являются продукты российских разработчиков. Это обусловлено тем, что система документооборота в России всегда была вертикально направленной, то есть документ, прежде чем дойти до исполнителя, должен пройти целый ряд согласований и подписаний у вышестоящего руководства.

Зарубежное делопроизводство, наоборот, является горизонтальным, характеризуется большей степенью децентрализации прав и ответственности. В иностранном ПО нередко отсутствуют функции управления документами, являющиеся неотъемлемой частью российского делопроизводства: контроль исполнения, система регистрации, подготовка отчетов. По данным сайта TAdviser, на начало ноября 2016 года в России было произведено 3980 внедрений СЭД в различных отраслях[7].

Список самых перспективных и заслуживающих внимания современных систем электронного документооборота выглядит следующим образом: Представляет собой ЕСМ-систему с возможностями управления документооборотом, бизнес-процессами и web-контентом.

Система включает в себя функции ввода и преобразования документов, управления совместной работой, долговременного хранения документов и обеспечения их целостности, доставки информации.

Базовый функционал предоставляется через web-сервер, для среднего бизнеса с подключением от 50 до 200 пользователей разработано облачное решение.

Заказчик может самостоятельно определить состав системы.

Внедрять и развивать СЭД можно с помощью компании-разработчика или силами собственных IT-специалистов.

Интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются под конкретные требования. Стоимость внедрения зависит от вида лицензии, например, базовая серверная лицензия в варианте Enterprise — 33 900 рублей, базовая клиентская лицензия — 13 400 рублей, в варианте Standard (до 100 пользовательских лицензий) — 19 300 рублей, базовая клиентская лицензия — 7800 рублей [8].

Эта система имеет расширенную линейку бизнес-решений, есть возможность ее интеграции с «1С». Документы в СЭД могут иметь неограниченное количество версий файла, но только один из них является актуальным.

На карточку документа собирается вся история его изменений. Также есть возможность просмотра отчета по общей ситуации документооборота компании, создания шаблона документа.

ELMA имеет широкие возможности настройки и донастройки, можно формировать систему документооборота в соответствии с запросами конкретной компании. Интерфейс представляет собой вид стандартного хранилища файлов, ввод и регистрация документа понятны и просты и состоят из нескольких последовательных шагов.

Стоимость внедрения СЭД зависит от выбора пакета. Пакет ELMA Standard — 45 000 рублей плюс покупка пользовательских лицензий 7200 рублей за одно рабочее место. Пакет ELMA Express — 120 000 рублей (в стоимость входит 20 пользовательских лицензий)[9]. СЭД, включающая полный набор необходимых для управления делопроизводством и документооборотом инструментов: регистрация корреспонденции, перевод документов в электронный вид, быстрый поиск и надежное хранение, контроль исполнения поручений, построение маршрутов под бизнес-процессы.
СЭД, включающая полный набор необходимых для управления делопроизводством и документооборотом инструментов: регистрация корреспонденции, перевод документов в электронный вид, быстрый поиск и надежное хранение, контроль исполнения поручений, построение маршрутов под бизнес-процессы. В зависимости от потребностей компании можно организовать полностью электронный документооборот или его смешанный бумажно-электронный вариант.

Программа адаптируется под особенности работы любой организации, при необходимости она масштабируется практически без ограничений. «ДЕЛО» является коробочным продуктом и может быть быстро и легко установлена как собственными силами компании, так и с помощью специалистов разработчика. Интерфейс программы достаточно прост, в нем содержится максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователя.

Цена СЭД «ДЕЛО» зависит от количества рабочих мест. Стоимость одной лицензии при автоматизации 1–5 рабочих мест для СУБД Oracle составит 13 400 рублей, для СУБД Microsoft SQL Server — 9500 рублей[10]. Представляет собой программный продукт, позволяющий создавать автоматизированные корпоративные решения по управлению бизнес-процессами и документами.

В него входит предметно-ориентированная платформа с открытыми интерфейсами для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностью настройки под параметры заказчика. Система обеспечивает автоматизацию документооборота, поиск и анализ информации, информационную безопасность. В структуру системы входят блоки:

  1. делопроизводство;
  2. оперативное управление;
  3. договорная работа;
  4. электронный архив;
  5. специализированные решения.

Цена серверной лицензии в редакции «Малый бизнес» — 5000 рублей, в стандартной редакции — 20 000 рублей, за каждую клиентскую лицензию придется заплатить еще от 2000 рублей[11].

Система, разработанная специалистами компании КСК групп, на практике сталкивающимися с необходимостью комплексной автоматизации делопроизводства на предприятиях.

Функционал системы включает автоматизацию бизнес-процессов, постановку задач и контроль их исполнения, проектное управление, поддержку электронного документооборота. «Первая Форма» легко интегрируется с внешними программными продуктами, такими как «1С», Navision и другими, при помощи API. Среди преимуществ системы можно отметить:

  1. настройку и адаптацию под любые бизнес-задачи;
  2. быстроту внедрения — срок развертывания может составлять от 1 недели;
  3. экономичность — стоимость «Первой Формы» является прозрачной, и в процессе использования не потребуется никаких дополнительных затрат;
  4. удобство интерфейса — при необходимости специалисты КСК групп проведут обучающий семинар по использованию системы;
  5. мобильность — работа в «Первой Форме» ведется через веб-браузер, поэтому сотрудники могут работать с системой из любой точки. Кроме того, «Первая Форма» имеет одно из лучших в своем классе мобильных приложений для устройств на платформах iOS и Android.

Стоимость одной клиентской лицензии «Первой Формы» составляет 10 000 рублей, при приобретении больших пакетов предусмотрены скидки[12].

Серверная лицензия не требуется. Хотя «Первая Форма» пока не столь известна, как ее конкуренты, с ее помощью проведена успешная автоматизация бизнес-процессов уже в нескольких сотнях компаний из реального сектора экономики.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+